نرم افزار سی آر ام (CRM) چطور در دورکاری به ما کمک می‌کند؟
شیوع ویروس کرونا در ماه‌های اخیر، علاوه بر تهدید سلامت انسان‌ها، ادامه فعالیت بسیاری از مشاغل را نیز به خطر انداخته است. کسب‌وکارهای زیادی به دلیل این اپیدمی به تعدیل نیرو و توقف فعالیت‌های خود روی آورده‌اند. دلیل این تعدیل‌ها و تعطیلی‌ها علاوه بر فشارهای اقتصادی، عدم توانایی کسب‌وکارها در مدیریت کارمندان و ادامه فعالیت سازمان به صورت دورکاری است. این مشکلات، در طولانی مدت، خسارت‌ها و هزینه‌های زیادی را هم به مدیران و هم به کارمندان سازمان تحمیل می‌کند.
اما چاره کار چیست؟ اگر دورکاری است، الزامات و ابزار متناسب با آن چیست؟ نرم افزار دورکاری چیست و چطور در این شرایط به پیشبرد کارها و انجام موفق آنها کمک می‌کند؟
هر مدیر برای دست یافتن به اهداف سازمان خود، استراتژی‌های مختلفی را دنبال می‌کند. شرط لازم برای رسیدن به این اهداف، علاوه بر پیروی از استراتژی‌ها، انجام وظایف کارمندان به شکل دقیق و طبق برنامه است. همین موضوع در دوران دورکاری، به دغدغه اصلی مدیران تبدیل می‌شود. مواردی مانند کنترل انجام وظایف پرسنل، بهبود ارتباط با مشتریان، حفظ ارتباطات داخلی، ایجاد هماهنگی‌های لازم و… از جمله چالش‌ها و مسائل دوران دورکاری است. هرچند که برای حل و رفع این چالش‌ها، راه حل‌های نرم افزاری زیادی وجود دارد، اما وجود برنامه‌ای که بتواند تمامی این نیازها را پوشش دهد و در رفع این چالش‌ها به شکل متمرکز عمل کند، یک امتیاز بزرگ محسوب می‌شود. خوشبختانه نرم افزار سی آر ام (CRM) این ویژگی را دارد.
نرم افزارهای سی آر ام، با هدف مدیریت ارتباط با مشتری، در واقع تجمیعی از نرم افزارهای کاربردی مختلف برای مدیریت سازمان در سطح کلان است. به بیان دیگر، می‌توان گفت یکی از کامل‌ترین برنامه‌ها برای تدوین و پیاده‌سازی استراتژی‌های شرکت، مدیریت وظایف کارکنان، افزایش ارتباط با مشتریان و…، چه در سطح فعالیت‌های معمول و چه برای فعالیت در دوران دورکاری، نرم افزار سی آر ام است.
برای آگاهی بیشتر، مقاله سی آر ام چیست؟ را بخوانید.
کاربردهای نرم افزار سی آر ام (CRM) در دوران دورکاری
نرم افزار سی آر ام (CRM) با وجود ماژول‌های متنوع، امکانات مختلفی را در اختیار کاربران می‌گذارد که هر کدام از آنها بخشی از نیازها و دغدغه‌های مدیران را پوشش می‌دهد. در ادامه به تعدادی از کاربردهای نرم افزار سی آر ام در دوران دورکاری می‌پردازیم.
مدیریت پروژه
با قابلیت‌های نرم افزار سی آر ام، به راحتی می‌توانید بر تمام کارهایی که لازم است برای پیشرفت پروژه انجام شود، نظارت داشته باشید. مثلا می‌توانید ببینید چه پروژه‌هایی در دست اجرا است؟ کدام کارشناس روی چه مواردی کار می‌کند؟ مدت زمان صرف شده برای پیشرفت کار، توسط هر کارشناس چقدر بوده است؟ و…
امکان به اشتراک گذاری داده‌ها
در نرم افزار سی آر ام (CRM)، امکان جمع‌آوری اطلاعات از بخش‌های مختلف، دسترسی آسان و سریع کارمندان به این اطلاعات را فراهم می‌کند. کافی است از نوشته‌های مهم اسکن تهیه کرده و به برنامه پیوست کنید. به این ترتیب می‌توانید اطلاعات را با تعداد زیادی از افراد به اشتراک بگذارید. لازم به توضیح است که نحوه دسترسی به داده‌ها و اطلاعات، با توجه به نیاز کارمندان و در نظر گرفتن سطح دسترسی سازمانی آنان، به راحتی امکانپذیر است.
مدیریت ارتباط با پرسنل از راه دور
اتوماسیون اداری موجود در نرم افزار سی آر ام، برای مواردی مانند: ایجاد ارتباط داخلی میان مدیران و کارمندان، هماهنگی میان اعضای تیم، نامه نگاری‌های درون سازمان، ارتباط میان پرسنل و… مورد استفاده قرار می‌گیرد. کارکنان سازمان نیز می‌توانند با استفاده از چت باکس‌ها با یکدیگر ارتباط داشته باشند و یا بر روی هر وظیفه یا عملیات، یادداشتی برای سایرین قرار دهند.
پیگیری و نظارت بر گردش کار
نرم افزار سی آر ام، برای تمام کاربران این امکان را فراهم می‌کند تا با استفاده از بخش «وظیفه»، برای خود یا سایر افراد وظیفه‌ای را برای زمانی مشخص تعیین کرده و آن را پیگیری کنند. به این شکل، هم کارمندان ذهن متمرکزتر و برنامه‌ریزی مناسب‌تری خواهند داشت و هم مدیران از وظایف هر کارمند و همچنین صحت انجام آن در هر روز مطلع می‌شوند.
مدیریت تماس‌های تلفنی از راه دور
برای پاسخگویی به تماس‌های شرکت و همچنین مدیریت این تماس‌ها از راه دور، سیستم تلفنی هوشمند «الو ویپ» با امکان ارتباط یکپارچه در نرم افزار سی آر ام تعبیه شده است. با وجود این ویژگی، هر کاربر به سادگی می‌تواند شماره داخلی خود را به میز کار جدیدش منتقل کرده و امور کاری را در منزل یا هر جای دیگری پیگیری کند. همچنین می‌تواند به راحتی تلفن‌های شرکت را پاسخ داده و با شماره شرکت، با مشتریان تماس بگیرد. علاوه بر این، در سیستم تماس تلفنی CRM، امکان شنود یا ورود به مکالمه کارشناس توسط مدیر نیز وجود دارد.
مدیریت اسناد و سوابق
از دیگر مزیت‌های بزرگ نرم افزار سی آر ام تحت وب، این است که برای استفاده از آن، نیاز به حضور فیزیکی در شرکت و آموزش سی آر ام، نیست. هر کاربر با یک دستگاه هوشمند و یک مرورگر می‌تواند با ورود به حساب کاربری خود، به اسناد و سوابق مربوطه دسترسی داشته باشد.
مدیریت ارتباط با مشتریان از راه دور
مبنای طراحی و تولید نرم افزار سی آر ام، حفظ تعامل و بهبود ارتباط با مشتریان است. طبیعتا برای تحقق این هدف، ابزارهای زیادی در چنین نرم افزاری وجود دارد. تمام ابزارهای ارتباط با مشتری که در محیط شرکت در اختیار شما بود، حالا از راه دور هم در اختیار شما قرار دارد. ابزارهای ارتباطی مانند مراکز تماس، دسترسی به سوابق مشتریان و اطلاعات آنها، دسته‌بندی مشتریان، متمایز کردن اقدامات برای جلب فرصت‌های فروش و بسیاری امکانات دیگر در اختیار شما خواهد بود تا به سهم بازار، گسترش سرمایه و توسعه فروش شما آسیبی وارد نشود.
امکان چت داخلی بین کارمندان
در کنار سایر روش‌های برقراری ارتباط میان کارکنان سازمان، مانند تماس تلفنی، ایمیل، پیام رسان‌ها و… امکان گفتگوی درون سازمانی، علاوه بر صرفه‌جویی در وقت، باعث می‌شود تمام ارتباطات داخلی شرکت، در یک مکان نگهداری شود.
پشتیبانی و خدمات پس از فروش
با استفاده از نرم افزار سی آر ام (CRM)، می‌توانید درخواست خدمات پس از فروش یا پشتیبانی مشتریان را دریافت، آنها را اولویت‌بندی کرده و برای آنها برنامه‌ریزی کنید و پاسخ دهی به آنها را به کارشناس مربوطه ارجاع دهید. به این ترتیب می‌توانید مطابق تعهداتتان خدمات مورد نیاز مشتریان را به آنها ارائه دهید.
مشاهده عملکرد فروش
عملکرد تیم فروش در چند روز گذشته چطور بوده است؟
چه فروش‌های جدیدی در این ماه ثبت شده است؟
کدام موقعیت‌های فروش را در 1 ماه گذشته از دست داده‌اید؟
پاسخ به این سوالات را می‌توانید در بخش عملکرد فروش نرم افزار سی آر ام، مشاهده کنید. همچنین با استفاده از این سیستم می‌توانید اطلاعات و اثربخشی فعالیت‌های بازاریابی و تبلیغات صورت گرفته را نیز مورد ارزیابی و نظارت قرار دهید.
امکان مشاهده نمودارها و کارتابل کاربران
مدیران سازمان با استفاده از کار پوشه نرم افزار سی آر ام، می‌توانند اطلاعات مفیدی مانند فروش‌های جاری، برنامه جلسات و تماس‌ها، پیش فاکتورها، وظایف محول شده به دیگران، نتایج فعالیت‌های بازاریابی و… را مشاهده کنند.
کارشناسان نیز به وسیله کارتابل با قابلیت شخصی سازی، می‌توانند لیست تمامی فعالیت‌های روزانه خود در سازمان را مشاهده کرده و به راحتی برای انجام آنها برنامه‌ریزی کنند. لازم به ذکر است که کارتابل کاری، ابزاری مفید و کارآمد برای دستیابی به اطلاعات مختلف و افزایش بهره‌وری است.
از سایر ویژگی‌های نرم افزار سی آر ام(CRM)، که به مدیریت سازمان در فعالیت‌های دورکاری کمک می‌کند، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ایجاد و راه اندازی کمپین‌های تبلیغاتی
- ثبت و دسترسی به اطلاعات مشتریان و کارکنان به صورت متمرکز
- انجام نامه نگاری‌ها از طریق اتوماسیون اداری
- امنیت بالای فضای کاری و پشتیبانی قدرتمند
- ارائه گزارش‌های دوره‌ای
- دسترسی به سابقه دریافت‌ها، پرداخت‌ها، موجودی انبار و حواله‌ها
- امکان ضبط مکالمات و ثبت در پرونده مشتری با قابلیت بررسی مجدد به صورت آنلاین و همینطور امکان شنود یا ورود به مکالمه توسط مدیر
و در انتها…
این روزها با وجود اپیدمی ویروس کرونا و اعمال محدودیت‌های ناشی از آن، بدیهی است که برای تداوم کسب‌وکارمان باید یک برنامه ریزی جامع داشته باشیم. با توجه به مطالبی که بیان شد، استفاده از امکاناتی مانند نرم افزار سی آر ام (CRM) می‌تواند منجر به گذراندن موفق دوران دورکاری و کاهش مشکلات موجود شود. با در اختیار داشتن بهترین نرم افزار سی آر ام، می‌توانید تمام ابزارهای لازم برای مدیریت فعالیت افراد از راه دور و کنترل سازمان در شرایط دورکاری را به صورت متمرکز در اختیار داشته باشید.