نرم افزار دورکاری چیست و رایج‌ترین آنها در دوران کرونا کدامند؟
با شیوع و گسترش اپیدمی ویروس کرونا در دنیا و افزایش تعداد مبتلایان و قربانیان این بیماری، سازمان‌های مختلف هرچه بیشتر کارکنان خود را به دورکاری تشویق می‌کنند. در کشور ما نیز برخی شرکت‌ها و سازمان‌ها، به‌منظور حفاظت از کارمندان خود در مقابل این بیماری و همچنین حفظ بهره‌وری سازمان، مدل دورکاری را با استفاده از انواع نرم افزارهای مربوط به آن، اجرا می‌کنند. مسلما برای بسیاری از کسب‌وکارها، تعطیلی کارمندان به معنای از دست دادن درآمد است. اما دورکاری می‌تواند راه‌حلی منطقی برای جلوگیری از زیان شرکت‌ها و حفظ بهره‌وری کاری آنها در این شرایط باشد. انجام دورکاری مستلزم کاربرد تعدادی از نرم افزارهای مربوط به این حوزه است.
اما نرم افزار دورکاری چیست و در طی زمان دورکاری چطور به کارمندان کمک می‌کند؟ در ادامه به دسته‌بندی نرم افزارهای دورکاری به 5 گروه: نرم افزارهای مدیریت پروژه، نرم افزارهای گفتگو، نرم افزارهای مکالمه تصویری و کنفرانس ویدئویی، نرم افزارهای مدیریت فایل و نرم افزارهای مدیریت زمان می‌پردازیم، سپس برای هر کدام مواردی را معرفی کرده و به مطالعه و بررسی آنها خواهیم پرداخت.
دورکاری چیست؟
دورکاری، توافقی بین کارفرما و کارمند است که در آن شخص کارمند می‌تواند در هر مکانی خارج از دفتر کار، وظایف خود را انجام دهد. به بیان دیگر، کارمند به جای اینکه در اداره حاضر شود و کار را انجام دهد، کاری که برایش تعریف شده را در خانه یا هر جای دیگری، به‌وسیله ابزارهای الکترونیک و نرم افزار دورکاری انجام می‌دهد و مدیر به جای اینکه کارمند را در اداره نظارت کند، این نظارت و کنترل را از طریق فرایندهای الکترونیک انجام می‌دهد.
اما نرم افزار دورکاری چیست و در طی زمان دورکاری چطور به کارمندان کمک می‌کند؟ در ادامه به معرفی و بررسی این نرم افزارها می‌پردازیم.
نرم‌افزارهای مدیریت پروژه
ابزارهای مدیریت پروژه، نرم افزارهایی هستند که امکان انجام کارهای متفاوت را فراهم می‌کنند. ابزار مدیریت پروژه آنلاین شامل نرم افزارهای برنامه‌ریزی، زمانبندی، کنترل هزینه، مدیریت بودجه، تخصیص منابع، نرم افزارهای ارتباطی و همکاری، مدیریت کیفیت، مستندسازی و سیستم‌های مدیریتی است. در ادامه به معرفی و بررسی تعدادی از نرم افزارهای مدیریت پروژه می‌پردازیم.
آسانا (Asana)
با استفاده از ابزار مدیریت پروژه آسانا شما می‌توانید، از الگوهای موجود برای اضافه کردن سریع کارها و وظایف جدید استفاده کنید. همچنین شما می‌توانید لیستی از کارهای خود و دیگر اعضای تیم خود ایجاد کنید، علاوه بر آن شما می‌توانید پروژه‌هایی را طراحی کنید که در آن وظایف می‌توانند به صورت مشترک تعریف شوند. آسانا می‌تواند کارهای بزرگ را تبدیل به پروژه‌های کوچک چند منظوره کند، حتی می‌تواند یک برنامه ساده را تبدیل به یک پروژه کند. در این ابزار اعضای تیم می‌توانند در مورد وظایف خود نظر دهند، آنها همچنین می‌توانند از طریق به روز رسانی‌هایی که در ایمیل شما اتفاق می‌افتد، در مورد پیشرفت‌هایی که به‌آن‌ها مربوط می‌شود و اهمیت دارد ثبت نام کنند. با استفاده از این ابزار مدیران می‌توانند وضعیت هر پروژه را به سرعت و به آسانی به‌‌روزرسانی کنند.
Asana یکی از محبوبترین راه‌حل‌های مدیریت پروژه است که میلیون‌ها کاربر در 192 کشور دنیا دارد و از واسط کاربری کاربرپسند و تمیزی بهره می‌برد. این ابزار چندمنظوره امکان ایجاد بوردهایی را داشته که مراحل پروژه را نشان می‌دهند و با استفاده از گزارش‌دهی، پیگیر کارهای انجام شده و کارهایی است که نیازمند توجه هستند.
قابلیت‌ها و ویژگی‌های نرم افزار دورکاری آسانا:
- قابلیت ساخت تمپلت (template) برای خودکارسازی کارهای عادی و معمول
- قابلیت به اشتراک‌گذاری امن و محرمانه اطلاعات درون تیم
- امکان کنترل‌های امنیتی و تعیین ادمین ها
- بیش از 100 ادغام برای یک فرایند ابتدا به انتها کارآمدتر
- سفارشی‌سازی فیلدهای پروژه، به اشتراک گذاری اسناد و فیلترکردن کارها
- هزینه رایگان برای بی‌نهایت پروژه مناسب تیم‌های 15 نفر به بالا
ترلو (Trello)
ابزار مدیریت پروژه ترلو یک ابزار کاملا بصری است که برای افرادی با عدم شناخت به ابزارهای مدیریت پروژه طراحی شده است. Trello یک نرم افزار تحت وب است که با طراحی مبتنی بر کارت‌ها کار می‌کند و روش استفاده‌ای به سادگی کاغذهای رنگی‌تان دارد با این تفاوت که امکانات گسترده‌تری در مدیریت وظایف خصوصا اگر پای پروژه‌های گروهی در میان باشد، در اختیارتان قرار می‌دهد. در هر کارت لیستی از وظایف نوشته شده است که برای تنظیم اولویت کارها می‌توانید کارت‌ها را در هر جهتی که می‌خواهید بچینید. هنگامی که کارت را باز می‌کنید، می‌توانید در آنها لیست ایجاد کنید و درون این لیست فایل‌های آپلود شده و یا انواع دیگری از کارهای خود را ایجاد کنید. از ویژگی‌های بسیار مهم این نرم افزار دورکاری این است که توانایی ایجاد و به روز رسانی تمامی کارت‌ها از طریق ایمیل در آن ممکن است. در هر پروژه یک آدرس ایمیل دریافت می‌شود و همه کارهایی که صورت گرفته است، به ایمیل ارسال می‌شود و شما می‌توانید از تغییرات به وجود آمده در پروژه آگاه شوید.
ترلو از سه قسمت برد، لیست و کارت تشکیل شده است.
Board
برد در واقع همان تخته وایت برد شماست با این تفاوت که دیجیتالی شده است. بستر مدیریت پروژه‌ها که بیانگر هدف کلی است برد شماست. هر کاربر می‌تواند برای هر پروژه بردهای متفاوتی ایجاد کند و یا اینکه کل پروژه‌های خود را بر روی یک برد مدیریت کند. ویژگی بارز برد، پویا بودن آن است بدین معنا که همیشه قابلیت بسط و تغییر را دارد.
List
درون هر برد لیست‌ها قرار گرفته‌اند. لیست ها همان ستون‌هایی هستند که می‌توانید وظایف را در آن طبقه‌بندی کنید.
Card
لیست‌ها از کارت‌ها تشکیل شده‌اند. هر کارت وظیفه (وظایفی) است که به اعضای تیم اختصاص داده شده است. کارت‌ها از قابلیت جابه‌جایی بین لیست‌ها برخوردارند.
تسکولو
از نرم افزارهای مدیریت پروژه مبتنی بر همکاری است که با ساماندهی کارها، انجام آنها را آسان‌تر می‌کند. تسکولو بر پایه سازمان و پروژه است، با استفاده از این امکانات، ضمن نظم دادن به کارها و پروژه‌ها، پیگیری و انجام وظایف آسان‌تر می‌شود.
تسکولو به خاطر لایه‌بندی‌های متعدد و امکان تعریف سطح دسترسی، آن‌قدر انعطاف‌پذیر است که شرکت‌های کوچک و بزرگ با هر نیازی بتوانند فرآیندها و ساختارهای کاری خود را در آن تعریف کنند و نتیجه بگیرند.
مزایای استفاده از نرم افزار دورکاری تسکولو:
مدیریت حرفه‌ای کارهای تیم و پروژه
این نرم افزار دورکاری، تمام امکاناتی که برای مدیریت وظایف پیشرفته نیاز دارید را در اختیار شما می‌گذارد. کارها را به اعضای تیم واگذار کنید، با برچسب‌ها و تگ‌ها اولویت‌ها و دسته‌بندی‌ها کارها را به تیم منتقل کنید و با تعیین سررسید، پیشرفت پروژه را پایش کنید.
آخرین وضعیت پروژه در یک نما
طراحی تسکولو بر مبنای کانبان، به همه امکان می‌دهد آخرین وضعیت پروژه و کارها را در یک نگاه ببینند. برای دسترسی راحت‌تر به اطلاعات مرتبط، کارها را در لیست‌ها و صفحه‌های مرتبط دسته‌بندی کنید و به هر عضو تیم به اطلاعاتی دسترسی بدهید که به آن نیاز دارد.
پروژه را همیشه همراه داشته باشید
در جلسه یا در ماموریت، با اپلیکیشن‌های موبایل تسکولو، همه اطلاعات پروژه را با خود ببرید. دیگر لازم نیست برای همراه داشتن نقشه‌ها و صورت‌جلسات چندین زونکن و لپتاپ حمل کنید و باز هم چیزی باشد که فراموش کرده باشید. همه امکانات تسکولو و همه اطلاعات خود را همیشه در دست داشته باشید.
هیچ وقت فراموش نکنید
می‌دانیم که تاریخ تحویل کار در پروژه‌ها اهمیت زیادی دارد. می‌توانید با فعال کردن اعلانات تسکولو قبل از اینکه دیر شود ایمیل یادآوری دریافت کنید.
سامانه مدیریت کسب‌وکار راهبران (BMS)
BMS نوعی نرم افزار دورکاری کارآمد جهت مدیریت پروژه به‌شمار می‌رود. پروژه‌ها، وظایف، فعالیت‌ها و کلیه امور اجرایی کسب‌وکار را به‌صورت متمرکز در یک سیستم تعریف و با ارجاع امور به کارکنان وضعیت اجرای وظایف را رصد می‌کند. کارکنان هم با استفاده از نرم افزار تحت ویندوز خود صرفا وظیفه مورد نظر را انتخاب می‌کنند، سپس سیستم به صورت خودکار زمان اجرای وظیفه را محاسبه می‌کند.
با سامانه مدیریت کسب و کار راهبران آشنا شوید.
با تکمیل هر وظیفه توسط کارکنان، پیشرفت پروژه محاسبه شده و می‌توان روند اجرای کارها و پروژه‌ها را به صورت مستمر و در لحظه بررسی کرد.
مزایای سامانه مدیریت کسب‌وکار:
- مدیریت فعالیت‌های فروش (قراردادها، سفارشات)
- مدیریت فعالیت‌های بازاریابی
- مدیریت محصولات
- مدیریت ارتباط با مشتریان
- مدیریت اطلاعات مشتریان
- مدیریت خدمات پس از فروش و پرتال مشتریان
- مدیریت وظایف و عملکرد کارکنان و اعضای پروژه
- ارتباط با دستگاه‌های حضور و غیاب
- نظارت و کنترل وضعیت پروژه‌ها، مستندات و منابع آنها
- داشبوردها و گزارشات با قابلیت سفارشی‌سازی
- ارتباط با سیستم پشتیبانی آنلاین
- امکان تبدیل درخواست های پشتیبانی به وظیفه
پیگیر (Peygir)
نرم افزار دورکاری پیگیر، یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه آنلاین ایرانی است که فعالیت خود را از سال 1393، در راستای خدمت‌رسانی به کسب وکارها آغاز کرد. با پیگیر می‌توانید مجموعه مختلفی از فعالیت‌ها را براساس تخصص به افراد تیم‌تان بسپارید، از زمان صرف شده در هر کار با جزئیات کامل آن آگاه شوید و آن را مدیریت کنید. این نرم افزار دورکاری، از انعطاف چشمگیری برخوردار است و به شما اجازه می‌دهد که بتوانید کلیه فرآیندهای کسب و کارتان را در آن پیاده‌سازی کنید. علاوه بر این، محیط آن برای فارسی زبانان کاملا کاربرپسند است و از لحظه‌ی شروع به کار، تقویم فارسی برای کاربران قابل استفاده است.
نسخه جدید نرم افزار پیگیر در بهمن ماه 96 منتشر شد که در این نسخه واسط کاربری بهبود قابل‌توجهی یافت. در این نسخه افزونه‌هایی براساس نیاز کاربران ارائه شد که عبارتندا از:
- سامانه اطلاع‌رسانی پیامکی
- سامانه ارتباط ایمیلی
- مدیریت حضور و غیاب
- مدیریت اسناد
- ارتباط با پیام‌رسان تلگرام
در اسفند 96 پیگیر نسخه سوم را عرضه کرد که در ادامه به مهمترین مزایای آن اشاره خواهیم کرد:
واسط کاربری
یکی از تغییرات مهم پیگیر در نسخه 3، واسط کاربری آن است که کارایی آن در سطح گسترده‌ای بهبود یافت. از مهمترین ویژگی‌های واسط کاربری در این نسخه علاوه بر حفظ کاربردپذیری، سادگی، حذف زوائد و طراحی تخت است.
افزونه‌ها
از افزونه‌های جدیدی که در نسخه 3 به پیگیر اضافه شد و کار با آن را آسان‌تر و خوشایندتر می‌کند، افزونه «تخته چابک» است. افزونه تخته چابک، محیطی متناسب با مدل‌های چابک مدیریت پروژه (Agile Method) در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
سایر افزونه‌ها
- آگاه‌سازی پیامکی: ارسال آگاه‌سازی‌های سامانه پیگیر از طریق پیامک (SMS Notification)
- آگاه‌سازی تلگرامی: ارسال آگاه‌سازی‌های سامانه پیگیر از طریق تلگرام (Telegram Notification)
مدیریت پیشرفته اسناد
این افزونه برای مدیریت بهتر اسناد و فایل‌هایی است که بر روی پیگیر بارگذاری می‌شود. از جمله قابلیت‌های این افزونه ساختار درختی اسناد در هر پروژه، امکان نسخه‌بندی اسناد، ثبت تاریخچه نسخه‌ها، امکان قفل اسناد، سطل زباله قابل بازیافت و…. است.
جیرا (JIRA)
جیرا نوعی نرم افزار کنترل دورکاری است که در ابتدا برای ردیابی اشکالات تیم‌های برنامه نویسی طراحی شد با گذشت زمان جیرا ویژگی‌های خود را به طور قابل ملاحظه‌ای توسعه داد و توانست به یک ابزار کار آمد در زمینه های کنترل و مدیریت پروژه، توسعه نرم افزاری و کاربردهای دیگر مبدل شود.
نرم‌افزار دورکاری جیرا از 3بخش فیلد، issue و پروژه تشکیل شده است.
- پروژه: پروژه‌ها در جیرا قابلیت دسته‌بندی دارند و می‌توانند شامل یک بخش یا یک تیم از شرکت، پروژه‌های توسعه نرم افزاری، محصولات، سیستم‌ها و… باشند.
- Issue: نشان دهنده کاری است که باید انجام شوند و از دیدگاه کاربری issue یک واحد اصلی کار برای جیرا است.
- فیلد: پایه‌ای‌ترین واحدهای داده در جیرا، فیلدها هستند. آنها داده‌ها را برای issue ها ذخیره می‌کنند.
کاربردها و قابلیت‌های نرم افزار دورکاری جیرا:
این نرم افزار دورکاری، به‌دلیل پشتیبانی از زبان فارسی مورد توجه بسیاری از کسب و کارهای ایرانی قرار گرفته است و به خاطر یکپارچه‌سازی فرآیندها، کار را برای هر کسب و کاری راحت کرده است.
مدیریت پروژه
جیرا فارسی با توجه به قابلیت‌های فراوان به خصوص تقویم شمسی و بومی‌سازی آن برای کاربران ایرانی توانسته بهترین امکانات از جمله امکان مدیریت پروژه را فراهم کند و به همین خاطر کاربران برنامه جیرا دیگر نیازی به استفاده از سایر نرم افزارهای کنترل پروژه ندارند.
مدیریت وظایف
نسخه فارسی شده و همچنین بومی‌سازی شده نرم افزار جیرا، به‌گونه‌ای طراحی شده که کاربران ایرانی نیازها و مشکلات خود، به‌خصوص موضوعات مربوط به مدیریت وظایف را از طریق این برنامه حل کنند. سفارشی‌سازی برنامه جیرا به‌همراه نسخه فارسی آن، باعث شده تا این نرم افزار یکی از بهترین‌های موجود در کل بازار برای مدیریت وظایف باشد.
قابلیت سفارشی‌سازی
این نرم افزار به خصوص نسخه فارسی‌سازی‌شده آن، این قابلیت را دارد که به تناسب هر کسب‌وکاری به صورت کامل سفارشی شود. این سفارشی‌سازی می‌تواند در شکل و دموی ظاهری، گردش کار که مربوط به هر پروژه است، تغییر در فرم‌های موجود، سطح دسترسی افراد به سیستم و هر قابلیت دیگری قابل انجام باشد.
گزارش‌گیری آسان
از دیگر قابلیت‌های موجود در جیرا فارسی این است که می‌توانید از عملکردهایی که در طول روز، هفته، ماه یا سال داشته‌اید، به‌راحتی گزارش تهیه کنید. این عملکردها مربوط به کارکنان یا کل سازمان می‌شود.
سادگی برقراری ارتباط با مشتریان
با این نرم افزار که فارسی‌سازی و بومی‌سازی شده و تقویم شمسی را هم ساپورت می‌کند، به راحتی می‌توانید کلیه کارها و امور مربوط به مشتریان خود را پیگیری کنید. این کارها می‌تواند شامل درخواست‌ها و یا پیگیری‌هایی باشد که در قبال مشتریان انجام داده‌اید.
نرم افزارهای گفتگو و چت سازمانی
Slack (اسلک)
با استفاده از نرم افزار دورکاری Slack به آسانی می‌توانید با سایر اعضای تیم خود در ارتباط باشید و گفتگو بین اعضای تیم در گروه‌های تشکیل شده را دنبال کنید. به بیان ساده‌تر، اسلک یک چت روم برای شرکت و کارکنان آن است. با استفاده از اسلک، یک تیم کاری، به چندین کانال تقسیم می‌شود تا اعضای گروه در آن به مکالمات کاری پرداخته و امور پروژه را پیش ببرند. با استفاده از این نرم افزار، کاربرد مکالمات تلفنی و ایمیل، حین انجام کار، تا حد زیادی کاهش پیدا می‌کند. با استفاده از این ابزار قدرتمند، شما می‌توانید با تیم خود به راحتی در یک جا ارتباط داشته و به جستجوی محتوا و تبادل نظر بپردازید. استفاده از این برنامه، برای افرادی که در یک گروه یا تیم جهت انجام پروژه‌هایی با هدف مشترک، فعالیت دارند، پیشنهاد می‌شود.
ویژگی‌ها و امکانات نرم افزار دورکاری اسلک عبارت است از:
- دارا بودن امکانات جامع و کاربردی برای فعالیت‌های تیمی و گروهی
- امکان مدیریت اقدامات پروژه و انجام آن از سوی اعضای مختلف گروه
- کاهش مکالمات تلفنی و مکاتبات ایمیلی بین اعضا
- فراهم‌سازی بستری امن برای مکالمه و تبادل نظر اعضای تیم
- دارا بودن محیط گرافیکی ساده و کاربرپسند
Skype (اسکایپ)
اسکایپ، یک پیام رسان متنی، صوتی و ویدئویی است، که به شما امکان می‌دهد علاوه بر ارسال و دریافت پیام‌های متنی، مکالمات صوتی و تصویری را نیز با کیفیت بالا برقرار کنید. در محیط این نرم افزار، با وارد کردن ایمیل سازمانی و بدون کوچک‌ترین هزینه و محدودیتی می‌توانید با همکاران خود در ارتباط باشید. اسکایپ از مرورگر، تلفن همراه، تبلت و رایانه قابل استفاده است.
WhatsApp (واتس آپ)
واتس آپ از برنامه‌های قدیمی پیام رسان، برای تلفن‌های هوشمند است که محبوبیت زیادی دارد و اکثر مردم دنیا از آن استفاده می‌کنند. این برنامه دارای قابلیت های زیادی مانند ارسال پیام متنی، برقراری تماس صوتی، تماس تصویری، ارسال فایل pdf، ارسال تصویر و… می‌باشد، بنابراین می‌توان آن را یک نرم افزار دورکاری مفید درنظر گرفت. اما از ویژگی‌های مهم برنامه واتس‌آپ، امکان ارسال پیام صوتی و رایگان بودن آن است.
نرم افزارهای مکالمه تصویری و کنفرانس ویدئویی
وب کنفرانس یک سرویس آنلاین است که با استفاده از آن می‌توانید جلسات زنده، وبینار، کنفرانس، انواع ارائه و آموزش‌های مجازی را از طریق اینترنت بویژه در بستر اتصالات TCP / IP برگزار کنید.
سیستم وب کنفرانس، امکان به اشتراک‌گذاری آنلاین اسناد، ارائه سخنرانی‌ها، سوالات، شرکت در چت نوار کناری، پاسخ به پرسش‌های رای‌گیری و امکان به اشتراک‌گذاری اطلاعات در لحظه را برای شرکت‌کنندگان فراهم می‌کند. همچنین این سیستم، برقراری ارتباط و همکاری بین مرزهای جغرافیایی و فرهنگی مختلف را برای افراد آسان می‌کند.
اما نرم افزار دورکاری وب کنفرانس کدام نرم‌افزارها هستند؟ در ادامه به بررسی رایج‌ترین نرم افزارهای این حوزه می‌پردازیم.
adobe connect
نرم افزار ادوب کانکت، نوعی نرم افزار دورکاری و از ابزارهای وب کنفرانس مبتنی بر وب است که برتری آن نسبت به سایر نرم افزارهای وبینار، در قابلیت شخصی‌سازی است. در حقیقت، با نرم افزار ادوب کانکت می‌توانید فضای جلسات خود را به طور کامل سفارشی‌سازی کنید به طوری که تصویر برند شما در آن ها منعکس شود. برای اجزای صوتی باید از VoIP یا سایر خدمات شخص ثالث استفاده کنید. همچنین جهت استفاده از نسخه آزمایشی 30 روزه adobe connect نیازی به ارائه اطلاعات پرداخت نیست و طرح‌ها و بسته‌های پولی مختلف بر اساس نیاز سازمان‌های مختلف ارائه شده است. کف قیمت این بسته‌ها با 45 دلار در ماه شروع می‌شود. Adobe connect دسترسی به رویدادهای مجازی و همچنین ضبط، ذخیره‌سازی و URL سفارشی شده را از طریق موبایل و رایانه فراهم می‌کند. همچنین به کمک این نرم افزار می‌توانید ضبط‌های خود را به‌طور مستقیم در ابزار ویرایش کنید.
ادوب کانکت دارای سه دسته اپلیکیشن شامل وبینار، یادگیری و جلسات است که هر کدام امکانات مرتبط با نوع کاربری را مهیا می‌کنند و قیمت‌های متفاوتی دارند. (اپلیکیشن تلفن همراه ادوب رایگان است.)
امکانات و قابلیت‌های نرم افزار ادوب کانکت عبارت است از:
- اتاق ملاقات نامحدود و قابل تنظیم
- اتاق جلسات متعدد برای هر کاربر
- بخش استراحت در یک جلسه
- VoIP
- کنفرانس صوتی و تصویری
- ضبط جلسه
- اشتراک‌گذاری صفحه
- یادداشت‌ها، گپ و تخته‌های سفید
- مدیریت کاربر، اداره کردن و گزارش‌دهی
- رای‌گیری
- کتابخانه محتوای اصلی
- همکاری سازنده SDK
- برنامه تلفن همراه (Android و iOS)
- مشتری‌های HTML5
Skype (اسکایپ)
اسکایپ نوعی برنامه ارتباط از راه دور رایگان است که در زمینه ارائه چت تصویری و تماس صوتی بین رایانه‌ها، تبلت، تلفن همراه، کنسول Xbox One و ساعت‌های هوشمند از طریق اینترنت، فعالیت می‌کند. معمولا کاربران با اسکایپ، به مبادله و انتقال متن، فیلم، صدا و تصویر می‌پردازند. همچنین این نرم افزار دورکاری، علاوه‌بر ارائه خدمات پیام رسانی فوری، امکان تماس با کنفرانس ویدئویی را نیز فراهم می‌کند و بر روی دستگاه‌های مختلف قابل استفاده است.
امکانات نرم‌افزار اسکایپ عبارت است از:
- تماس صوتی و تصویری HD تا 50 نفر
- پیام رسانی هوشمند و فوری
- ضبط مکالمه (فایل ضبط شده تا مدت 30 روز در دسترس خواهد بود)
- زیرنویس صحبت گوینده، نت برداری تصمیمات کلیدی. امکان ترجمه 10 زبان در مکالمه صوتی و تصویری و ترجمه 60 زبان در گفتگوی نوشتاری (چت)
- تماس تلفنی با کسانی که آنلاین نیستند با قیمت‌های بین المللی معقول
- خصوصی بودن مکالمات
- به اشتراک گذاشتن صفحه، فایل و عکس تا 300 مگابایت
- یافتن فایل‌های به اشتراک گذاشته شده از گالری در بخش گفتگو (چت)
Google Hangouts
گوگل هنگ اوت، محصول نرم افزاری ارتباطی رایگان است که توسط شرکت گوگل تولید شده است. در ابتدا از ویژگی‌های گوگل پلاس بود و سپس در سال 2013 به محصولی مستقل تبدیل شد.
امکانات نرم افزار گوگل هنگ اوت عبارت است از:
- پیام رسانی و گفتگوی گروهی تا 100 نفر
- چت ویدئویی همزمان حداکثر با ده نفر
- امکان ارسال پیام متنی، صوتی و تصویری
- پشتیبانی از ارسال لینک
- امکان ذخیره پیام‌های ارسالی در History
- امکان راه‌اندازی اتاق گفتگو
- قابل استفاده در سیستم های وب، اندروید و iOS
ZOOM Cloud Meetings (زوم)
زوم، یک شرکت خدمات کنفرانس از راه دور است. این شرکت، یک بستر ابری آسان و قابل اعتماد سرویس کنفرانس از راه دور ارائه می‌دهد که ترکیبی از کنفرانس های ویدئویی، جلسات آنلاین، گپ و همکاری موبایل است. زوم به مشاغل و سازمان‌ها کمک می‌کند تا تیم‌های خود را در یک محیط بدون اصطکاک جمع کنند تا کارهای بیشتری انجام دهند.
زوم خدمات خود را در چهار سطح پایه، پرو، تجاری و شرکتی با امکانات و قیمت‌های مختلف ارائه می‌دهد. (خدمات سطح پایه رایگان است).
امکانات نرم‌افزار دورکاری زوم عبارت است از:
- میزبانی حداکثر 100 شرکت کننده ویدیویی و 10،000 بیننده
- ابزارهای به اشتراک گذاری صوتی، تصویری
- همکاری مشترک با دیگر اپلیکیشن‌های کار تعاملی (مانند مانند اسلک، اکتا، هیپ چت و مایکروسافت تیمز)
- کاربری آسان جهت شروع، پیوستن به جلسه و تعامل در طی جلسه
- همگام‌سازی با تقویم
- تخته وایت برد تعاملی، اتاق‌های تعاملی
- پیام رسانی فوری
- ضبط جلسه
- امکان نمایش 49 ویدیو در صفحه نمایش
- امکان به اشتراک گذاری همزمان چندین صفحه نمایش
- امنیت جلسات، رمزگذاری، دارای اتاق انتظار و در انتظار نگه داشتن شرکت‌کننده
- امکان آرشیو پیام‌ها به مدت 10 سال، جستجوی مکالمات و یکپارچه سازی فایل‌های به اشتراک گذاشته شده
Microsoft Teams (مایکروسافت تیمز)
مایکروسافت تیمز، یک پلتفرم ارتباط و همکاری برای کسب‌وکارها، تیم‌های حرفه‌ای و همچنین سازمان‌ها است. به بیان دیگر، نوعی نرم افزار دورکاری ارتباطی و کاری است که قابلیت چت، کنفرانس ویدئویی، اشتراک فایل، ادغام با آفیس و تقسیم وظایف را فراهم می‌کند. کاربران در این برنامه می‌توانند، به چندین تیم مختلف سوییچ کنند که هر یک از آنها کاربران و کانال‌های مخصوص به خود را دارند. محیط مایکروسافت تیمز از نظر ظاهر و حس کاربری، شبیه اسکایپ است. از نظر ویژگی‌ها نیز درست مانند اسکایپ، امکان چت و تماس تصویری را فراهم می‌کند. اما سوابق چت در مایکروسافت تیمز خیلی پیشرفته‌تر از اسکایپ است، ویژگی‌های چت گروهی نیز در این نرم افزار بهبود یافته و شما می‌توانید به طور یکپارچه بین انواع مختلف ارتباط جا به جا شوید. به طور کلی، مایکروسافت تیمز، به‌دلیل سازگاری با سایر برنامه‌ها و نرم افزارهای مایکروسافت قابلیت‌های بیشتری دارد.
برخی از ویژگی‌های نرم افزار دورکاری مایکروسافت تیمز به شرح زیر است:
- وجود کانال‌های متنی که اعضای تیم می‌توانند در آنها عضو شوند و عملکرد تیم را دنبال کنند.
- برنامه‌ریزی و زمانبندی جلسات و کنفرانس‌ها
- امکان تماس صوتی و تصویری
- اشتراک‌گذاری نمایشگر در تماس‌ها
- اشتراک اسناد و همکاری با سایر اعضا
نرم افزارهای مدیریت فایل (ذخیره سازی ابری و به اشتراک گذاری مستندات)
به اشتراک‌گذاری مستندات یا همان داکیومنت‌های کاری، از مهمترین دغدغه‌های مدیران و کارمندان در دوران دورکاری به‌شمار می‌رود. علاوه‌بر سرویس‌های ارسال ایمیل، تیم‌های دورکاری احتیاج به نرم افزارهایی برای ارسال و به اشتراک‌گذاری فایل‌ها دارند. نرم افزارهایی که در ادامه معرفی می‌شوند، ساده‌ترین ابزارهایی هستند که به‌وسیله آنها می‌توانید فایل‌های با حجم بالا را ارسال کرده و به اشتراک بگذارید.
وان نوت (OneNote)
وان نوت از ابزارهای خانواده مایکروسافت آفیس است که اطلاعات را روی فضای ابری به اشتراک می‌گذارد. در واقع همزمان با نصب word و اکسل و پاورپوینت، وان نوت نیز روی کامپیوتر شما نصب شده است. تمام افراد و به‌ویژه مدیران می‌توانند اطلاعات، مستندات و فایل‌های کاری خود در زمان دورکاری را در وان نوت ایجاد کنند. به کمک وان نوت حتی می‌توانید در حین جلسات مجازی دورکاری، صدای جلسات را هم ضبط کنید. نکته مهم درباره وان نوت این است که لازم است حتما روی فضای ابری به اشتراک گذاشته شود در غیر این صورت امکان استفاده از آن وجود ندارد. بنابراین یکی از ساده ترین ابزارهای به اشتراک‌گذاری اطلاعات در زمان دورکاری می تواند وان نوت باشد.
قابلیت‌ها و مزایای نرم افزار دورکاری وان نوت:
- در وان نوت، مجبور نیستید همه چیز را سطر به سطر و کنار هم بنویسید. مانند یک برگه یادداشت، می‌توانید هر جای صفحه که خواستید کلیک کرده و همان‌جا شروع به نوشتن کنید.
- این نرم افزار دورکاری، مانند یک ماشین حساب بسیار ساده است. کافی است بعد از اینکه محاسبات خود را نوشتید، جلوی آن علامت مساوی بگذارید و یک بار دکمه Space را فشار دهید.
- وان نوت قادر است صدای شما را در جلسات ضبط کند تا مجبور به یادداشت برداری نباشید. کافی است از منوی Insert گزینه Audio Record را انتخاب کنید.
- نرم افزار وان نوت قابلیتی به نام OCR دارد که باعث می‌شود بتواند دست‌نوشته‌های انگلیسی را تشخیص دهد. بنابراین اگر تصویری از یک نامه یا فاکس دارید یا متنی دارید که به صورت عکس اسکن شده، ذخیره شده است، وان نوت می‌تواند آن را از قالب «عکس» به قالب «متن» تبدیل کند.
- به‌وسیله این نرم افزار، امکان ذخیره کردن بخشی از تصاویر روی صفحه نمایش کامپیوتر شما وجد دارد. همان چیزی که به آن Screenshot گفته می‌شود.
- نوشته‌های وان نوت را می‌توانید با دیگران به اشتراک بگذارید.
گوگل درایو (Google Drive)
گوگل درایو یک بستر ذخیره‌سازی ابری است که با کمک آن می‌توان تمام پرونده‌ها را در یک مکان امن و متمرکز نگه داشت. به این ترتیب کارمندان دورکار می‌توانند اسناد، صفحات گسترده و اسلایدها را ذخیره کرده و به اشتراک بگذارند.
مزایا و قابلیت‌های گوگل درایو:
- ارسال و دریافت پرونده‌ها با استفاده از این نرم‌افزار
- سازماندهی، پاک‌سازی و به اشتراک‌گذاری پرونده‌ها با استفاده از گوگل درایو
- قابل استفاده در حالت آفلاین
دراپ باکس (Dropbox)
از نرم افزارهای محبوب برای به اشتراک‌گذاری و ذخیره‌سازی اطلاعات به‌شمار می‌رود که این امکان را فراهم می‌کند که اطلاعات خود شامل انواع مستندات و تصاویر را روی اینترنت ذخیره کرده و هر زمان که بخواهید از آنها استفاده کنید و حتی این فایل ها را با دیگران به اشتراک بگذارید.
کارمندان دورکار می‌توانند به راحتی اسناد همگام سازی را از طریق این نرم افزار به اشتراک بگذارند. این سیستم ذخیره‌سازی ابری دارای API است که باعث می‌شود برای دورکاران مفید باشد. دراپ باکس، امکان اشتراک فایل‌های بزرگ از جمله پاورپوینت و فتوشاپ را نیز فراهم می‌کند.
مزایا و قابلیت‌های نرم افزار دورکاری دراپ باکس:
- مرور آفلاین فایل‌های مورد علاقه
- استفاده از این نرم افزار دورکاری، به‌عنوان پوشه پیش فرض برای اطلاعات
- ایمیل کردن فایل‌ها به دراپ باکس به‌صورت ضمیمه
- دسترسی به فضای بیشتر بدون پرداخت هزینه اضافی
- آپلود فایل‌ها بر روی دراپ باکس با استفاده از URL
- داشتن دو حساب دراپ باکس (این مورد کمی پیچیده و بیشتر مناسب کاربران حرفه‌ای است. افراد زیادی در دراپ باکس از حساب‌های جداگانه برای مقاصد کاری و شخصی استفاده می‌کنند، زیرا این سیستم از قابلیت چند کاربره پشتیبانی نمی‌کند).
- دریافت نسخه پشتیبانی از وب‌سایت بر روی دراپ باکس
- استفاده از دراپ باکس به‌عنوان هاست برای وب‌سایت
نرم افزارهای برنامه‌ریزی و مدیریت زمان
Calendar (گوگل کلندر)
هرچند برای سازماندهی و مدیریت کارهای روزانه و تنظیم وقت، ابزارهای آنلاین و آفلاین زیادی وجود دارد، اما ساده‌ترین و در دسترس‌ترین نرم افزار دورکاری جهت مدیریت زمان، استفاده از تقویم گوگل است. این تقویم، فقط یک تقویم ساده و معمولی نیست و قابلیت های بسیاری دارد. در این تقویم گزینه‌هایی برای تنظیم تاریخ رویدادها، یادآوری از طریق ارسال نوتیفیکشن، ایمیل و حتی با خبر کردن سایر افراد در مورد کاری که انجام می‌دهید، وجود دارد.
مزایای استفاده از نرم افزار گوگل کلندر:
- قابلیت استفاده از برنامه در صفحه Desktop با طراحی جالب
- قابلیت تغییر تقویم به روزهای شمسی
- وجود چندین روش مختلف برای مشاهده تقویم به صورت هفتگی، ماهانه و سالانه
- به‌وسیله ارتباط با سایر برنامه‌های گوگل، کار با این برنامه بسیار آسان است.
- برنامه دارای نام و پشتیبانی گوگل است.
Teamwork (تیم ورک)
این برنامه، راه حلی برای مدیریت پروژه مبتنی بر فضای ابری است که عملکردهای تجاری را برای مدیریت بخش‌های مختلف یک پروژه فراهم می‌کند. این ویژگی‌ها شامل لیست کارها، ردیابی زمان، بارگذاری پرونده‌ها و پیام‌ها است. این نرم افزار دورکاری به مدیران اجازه می‌دهد تا وظایف پروژه را تعریف کرده، آنها را به افراد اختصاص داده و تکالیف در حال پیشرفت را پیگیری کنند.
مزایای نرم افزار دورکاری تیم ورک:
- طراحی ساده و کاربردی
- امکان هماهنگی و دسترسی سریع
- امنیت
- تقویم یکپارچه
- حساب رایگان
- سفارشی سازی گزینه‌ها
- قابلیت ارسال صوتحساب و فاکتور
Time Doctor (تایم داکتر)
تایم داکتر نوعی نرم افزار دورکاری مبتنی بر برنامه‌ریزی و مدیریت زمان به‌صورت گروهی است. این نرم افزار زمانی که صرف هر فعالیت می‌کنید را همراه با یک گزارش بسیار ساده به طور کامل به شما ارائه می‌دهد. با داشتن گزارش، شما قادر به ارزیابی و برقراری تنظیمات خواهید بود. به بیان دیگر، این نرم افزار کمک می‌کند چگونگی صرف زمان توسط کارمندان را بتوان کنترل کرد، بنابراین باعث می‌شود آنها برای ساعات کاری خود پاسخگو باشند. حتی می‌توان از هشدار دهنده‌ها و سایر ویژگی‌های این برنامه هم استفاده کرد تا حواس پرتی کارمندان را برای بهره‌وری بیشتر، کاهش داد.
و در انتها…
همه می‌دانیم در شرایط کنونی، به‌دلیل خطر بالای انتشار ویروس کرونا، تعاملات و مراودات جمعی، از جمله تعامل در محیط کار باید بسیار محدود شود. از طرف دیگر، تعطیلی کسب‌وکارها به معنی از دست دادن درآمد و در نهایت ورشکستگی است. بنابراین دورکاری می‌تواند با حفظ بهره‌وری کار، راه‌حل مناسبی پیش روی سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف در شرایط کنونی قرار دهد.
در این نوشتار، ضمن بررسی نرم افزار دورکاری، نحوه عملکرد، قابلیت‌ها و مزایای آنها، سعی کردیم به معرفی بهترین نرم افزارها برای دورکاری بپردازیم و رایج‌ترین ابزارهای این حوزه را مورد بررسی و مطالعه قرار دهیم.