بررسی ابعاد مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار (BPR)
بسیاری از سازمان‌ها در تلاش برای اجرای مهندسی مجدد فرآیندها هستند، چرا که مهندسی مجدد فرآیندها می‌تواند پیشرفت‌های فرآیندی چرخشی به همراه داشته باشد. به هر حال هر پروژه مهندسی مجدد، تنها در صورتی نتایج پایدار به دنبال دارد که به درستی طراحی و اجرا شود. امروز می‌خواهیم به بررسی ابعاد مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار (BPR) بپردازیم.
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR) چیست؟
مهندسی مجدد فرآیندهای تجاری یا BPR، طراحی بنیادی و مجدد فرآیندهای تجاری برای رسیدن به پیشرفت‌های بزرگ و چشمگیر در ابعاد مهم کسب و کار مانند کیفیت، خروجی، هزینه، خدمات و سرعت است. BPR با هدف کاهش هزینه‌های سازمان و همچنین کاهش فرآیندهای اضافی در مقیاس بسیار بزرگ انجام می‌شود.
مطلب «مهندسی مجدد فرایندها یا سیستم BPR » را بخوانید تا به طور مفصل با این مفهوم آشنا شوید.
پیاده سازی مهندسی مجدد فرآیندهای تجاری چگونه است؟
برای پیاده سازی مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار، باید زیر ساخت‌های جدیدی جهت حمایت از این تحول تجاری برنامه ریزی و طراحی کنید. همچنین برای اطمینان از موفقیت پروژه BPR، سعی کنید تعهد کامل مدیران ارشد در طراحی مجدد و اجرای آن را به دست آورده و رویکرد مشخصی برای طراحی فرآیندها ایجاد کنید.
پیاده سازی BPR، مانند مجموعه‌ای از امواج، می‌تواند مدت‌ها در سازمان تداوم داشته باشد و سیستمی را برای بهبود مستمر ایجاد کند.
همچنین سازمان شما باید از عوامل اصلی شکست و موفقیت مطلع باشد، چرا که مهندسی مجدد پروژه‌ها در عین موفق بودن ممکن است شکست بخورند.
چالش‌های پیاده سازی پروژه BPR چیست؟
هر چه سازمان شما بزرگ‌تر باشد، پیاده سازی ابعاد مهندسی مجدد BPR برای شما هزینه بیشتری خواهد داشت. به عنوان مثال کسب و کاری که چند ماه از شروع راه اندازی آن می‌گذرد، نسبت به سازمان‌هایی با سابقه چند ساله، می‌تواند مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار را با حداقل هزینه اجرا کند.
با این حال، هنگامی که یک سازمان رشد می‌کند، به دلیل رقابت و تغییرات غیر منتظره بازار زمان بیشتری برای پرداختن به پروژه‌های BPR خواهد داشت.
شکست پروژه مهندسی مجدد، یک چالش بزرگ برای سازما‌ها است. در ادامه این چالش‌ها را بررسی خواهیم کرد.
معمولا سازمان‌ها برای مدیریت BPR ، مدیران و مجریان میانی (متوسط) را جذب می‌کنند. چرا که باور دارند تعیین مجریان برتر بر عملکرد واحد تجاری تاثیر منفی می‌گذارد.
زمانی که در سازمان شما یک سیستم برنامه ریزی جامع وجود نداشته باشد، ناچار خواهید بود صرفا به بررسی و اندازه گیری برنامه‌ها بپردازید. در این صورت نمی‌توانید پیگیری کنید که آیا اجرای پروژه مهندسی مجدد موفقیت آمیز است یا خیر.
یکی دیگر از چالش‌های BPR، اکتفا به وضعیت موجود است. در صورتی که ساختار سازمانی با محدودیت روبرو باشد، معمولا تصمیمات، مبنی بر حفظ وضعیت موجود گرفته می‌شوند که این موضوع در نهایت ناتوانی سازمان را به دنبال دارد.
معمولا در طول اجرای پروژه مهندسی مجدد، به دلیل عدم درک صحیح، به ارتباطات در حین اجرا، در قالب یادداشت، سخنرانی، فیلم‌های روابط عمومی و… اهمیت چندانی داده نمی‌شود. این تمایل به نادیده گرفتن ارتباطات، می‌تواند محدود کننده باشد.
اجرای مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار چگونه است؟
به خاطر داشته باشید که برای پیاده سازی پروژه مهندسی مجدد باید یک قالب گروهی ایجاد کنید که در آن کارکنان بتوانند نظرات خود را بیان کنند. هر چند انجام این کار، زمان بر است اما اهمیت زیادی دارد. در واقع سازمان‌ها باید یک برنامه ارتباطی جامع ایجاد کنند که بتواند از انواع روش‌های ارتباطی استفاده کند. انجام این کار، شانس موفقیت شما در طول اجرای BPR را افزایش می‌دهد.
اجرای سیستم BPR، اهمیت زیادی دارد. بنابراین سازمان‌ها باید مدیریت قوی و کارآمدی داشته باشند تا با وجود چالش‌های موجود، بتوانند اجرای آن را دنبال کنند. همان طور که گفتیم، پیاده سازی BPR، مانند مجموعه‌ای از امواج می‌تواند مدت‌ها سازمان را تحت تاثیر قرار دهد. بنابراین، یک سیستم بهبود مستمر باید همواره وجود داشته باشد.
ابعاد مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار
برای پیاده سازی BPR در سازمان‌ها لازم است ابعاد مختلف آن معرفی و بررسی شود. این ابعاد را به همراه زیر مجموعه‌های آن در قالب جدول زیر معرفی کرده و سپس به بررسی آن‌ها پرداخته‌ایم.
ابعاد مهندسی مجدد فرآیندها
سیستم مدیریت تغییر
- ارتباطات
ارتباط با افراد داخل و خارج از سازمان در کلیه سطوح، در نهایت پذیرش تغییرات فرهنگی و ساختاری را به دنبال دارد. به خاطر داشته باشید که ارتباطات باید به صورت مستمر، دو جانبه، صریح و صادقانه باشد.
- تجدید نظر در سیستم پاداش
پروژه BPR، مشاغل جدید با فعالیت‌ها و وظایف جدید ایجاد می‌کند. بنابراین لازم است یک سیستم انگیزشی وجود داشته باشد تا در میان کارکنان هماهنگی و عدالت ایجاد کند.
- توانمندسازی کارکنان
پروژه BPR، علاوه بر واگذاری مسئولیت‌های بیشتر به افراد، فرهنگ کار تیمی و توان خود مدیریتی را نیز ارتقا می‌دهد. به این ترتیب به توانمندسازی هرچه بیشتر کارکنان کمک می‌کند.
- درگیر شدن کلیه افراد سازمان
در پروژه مهندسی مجدد فرآیندها کلیه افراد شامل مدیران عملیاتی، صاحبان فرآیندها، افراد حوزه IS و… باید مشارکت کنند.
- ایجاد فرهنگ تغییر
برای فرهنگ سازی باید قابلیت سازمان در انطباق با تغییرات را در نظر بگیرید. نتیجه این موضوع، احترام به تغییرات و ساده‌تر شدن تعریف اهداف مشترک و در نتیجه آمادگی برای فعالیت‌های گروهی است.
- آموزش
در پروژه BPR ، آموزش مستمر پرسنل در زمینه‌هایی مانند: آموزش مفاهیم و تکنیک‌های کار گروهی، مهارت‌های IT، پیاده سازی IT، تکنیک‌های تحلیل فرآیند از موارد مهمی است که حتما باید مورد توجه قرار گیرد. علاوه بر این، باید سعی کنید بودجه آموزش را نیز افزایش دهید.
لیاقت و شایستگی مدیریت
- مدیری متعهد و قدرتمند
مهم‌ترین عامل موفقیت در ابعاد مهندسی مجدد پروژه BPR، یک رهبر توانمند، حامی، در دسترس و موثر است.
به خاطر داشته باشید که تعهد به حمایت از تغییرات باید به طور مستمر از جانب مدیران به سایر افراد سازمان یادآوری شود.
برنامه ریزی و مدیریت پروژه
- طراحی و تدوین چشم انداز BPR
طبیعی است که در صورت داشتن تصویری جامع، واضح و روشن از چشم انداز آینده، احتمال موفقیت شما در پیاده سازی پروژه مهندسی مجدد فرآیند بیشتر خواهد شد. این چشم انداز باید شامل ارزیابی استراتژی‌های سازمان، بررسی اهداف و فرآیندهای آتی باشد.
- پیوند میان سازمان و استراتژی‌های BPR
استراتژی‌های BPR مانند یک راهنما برای تغییر فعالیت‌ها به سمت فرآیندهای به هم پیوسته است. این استراتژی‌ها به شما کمک می‌کند بفهمید چگونه فرآیندها، نیروی انسانی و اطلاعات به یک منبع قابل رقابت تبدیل شوند. مهم ترین موضوعی که باید در نظر بگیرید، پیوند استراتژی سازمان با استراتژی BPR و در نهایت، تدوین یک استراتژی برای هدایت تغییرات در سطح مدیران عالی است.
- تعیین اهداف و معیارهای عملکرد
برای پروژه مهندسی مجدد، اهداف متناسب و قابل توسعه در نظر بگیرید. توجه داشته باشید که توجه به شاخص‌های کلیدی عملکرد برای شناسایی و اندازه گیری میزان نزدیک شدن به اهداف ضروری است.
- نگاه به خارج از سازمان
یکی دیگر از ابعاد مهندسی مجدد فرآیندها، توجه به توقعات مشتریان است. نیازها و انتظارات مشتریان را تعریف و اندازه گیری کنید. به خاطر داشته باشید که فرآیندها باید بر مبنای ارزشی که برای مشتری ایجاد می‌کنند، تعریف شوند.
مواردی مانند: تحقیقات مربوط به مشتریان، تحلیل رقبا و benchmarking از مهم‌ترین عوامل یادگیری در مورد مشتریان هستند.
ساختار سازمانی
- یکپارچگی
یکپارچه کردن فعالیت‌ها، مهم‌ترین و کارآمدترین روش طراحی سیستم متناسب با BPR است.
- تعریف متناسب فعالیت‌ها
- تخصیص متناسب مسئولیت‌ها
- تشکیل تیم‌های موثر BPR
تیم‌‌ها از مهم‌ترین عناصر BPR هستند. آن‌ها باید بر اساس تجارب مختلف از داخل و خارج سازمان تشکیل شوند، قدرتمند و با انگیزه باشند، مهارت یورش فکری و مستند سازی فرآیندها را داشته باشند، رهبری قدرتمند و موثر داشته باشند، روش کار آن‌ها کاملا واضح و روشن باشد، اهداف آن‌ها نیز کاملا مشخص باشد.
زیر ساخت IT
ارزیابی زیر ساخت IT و ترکیب آن در پیاده سازی BPR، اهمیت زیادی دارد. زیر ساخت IT شامل دارایی‌های فیزیکی، دارایی‌های غیر فیزیکی، خدمات مشترک و ارتباط میان آن‌ها است. نحوه ترکیب این عناصر در موفقیت سازمان بسیار موثر است. یک ترکیب مناسب شامل تدوین استراتژی‌های سازمان، استراتژی IS، طراحی داده‌ها، طراحی سیستم‌ها و معماری سخت افزار است.
مواردی مانند: شناسایی تکنولوژی‌های موثر در پروژه BPR، انتخاب سخت افزار کارآمد، معماری مناسب کل سیستم، ایجاد زیر ساخت‌های قابل انعطاف، نصب صحیح اجزای IT، در ایجاد یک زیر ساخت IT موثر برای پروژه‌های BPR بسیار مهم هستند.
و در انتها…
حتما شما هم متوجه شده‌اید که مهندسی مجدد فرآیندها یا BPR بر اساس اهداف یک سازمان شکل می‌گیرد. ابعاد مهندسی مجدد فرآیندها زمانی موثر است که سازمان‌ها برای رسیدن به اهداف خود به شکستن قالب‌ها و تغییر وضعیت نیاز داشته باشند.