تعالی سازمانی چیست؟ آشنایی با مدل های EFQM
تعالی سازمانی یا EFQM، از شناخته شده ترین و پرکاربردترین چارچوبها برای ارزیابی و بهبود عملکرد سازمانهاست. این مدل، توسط «بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت» طراحی شد تا به سازمانها کمک کند به صورت نظاممند مسیر تعالی را طی کنند و صرفا به نتایج مالی اکتفا نکنند. مدل EFQM بر این باور است که سازمانهای ممتاز، نتیجه مدیریت مؤثر، فرایندهای کارآمد، و توجه متوازن به ذینفعان مختلف هستند. امروز به شما خواهیم گفت مدل تعالی سازمانی یا EFQM چیست و چه کاربردی دارد.
تعالی سازمانی چیست؟
مدل تعالی، نوعی ساختار مدیریتی است که با تکیه بر اصول و مفاهیم اساسی و توجه به معیارهای اصلی مدیریت کیفیت فراگیر و سیستم خودارزیابی، امکان بهسازی و پیشرفت سازمان را فراهم میکند.
مدل تعالی بنیاد مدیریت کیفیت اروپا (European Foundation for Quality Management Excellence Model) یا EFQM، محبوبترین و پرکاربردترین ابزار مدیریت کیفیت در اروپا و یک چارچوب خودارزیابی برای اندازهگیری توانمندیها و زمینههای بهبود سازمان در تمامی فعالیتها است. این مدل به عنوان یک سیستم مدیریتی، نظم و ترتیب خودارزیابی سازمانی را تشویق میکند.
به طور کلی، مدل تعالی سازمانی EFQM، مجموعهای منسجم و گسترده از پیش فرضها را درباره آنچه برای مدیریت یک سازمان لازم است، ارائه میدهد. هر سازمان میتواند برای مدیریت و توسعه از مدل EFQM، به روش خاص خود استفاده کند.
خوب است بدانید در این مدل، واژه «تعالی» به این دلیل استفاده میشود که efqm بر آنچه سازمان برای ارائه محصولات عالی به مشتریان و ذینفعان، میتواند انجام دهد، متمرکز است. بنابراین کارایی و پایداری از عناصر اصلی این سیستم به شمار میرود.
مدل EFQM، مبتنی بر مدیریت کیفیت جامع (TQM) است. با استفاده از این مدل، سازمانها میتوانند سایر سازمانها را به عنوان یک مدل در نظر گرفته و اطلاعات را با روشی کارآمد و موثر به اشتراک بگذارند.
مزایای مدل تعالی سازمانی چیست؟
تا اینجا با مدل تعالی سازمانی، مفاهیم اصلی و معیارهای آن آشنا شدیم. در این بخش مزایای این مدل را به شما معرفی میکنیم:
- این مدل از فرآیندهای سازمانی سیستماتیک و فراگیر برخوردار است.
- برای رساندن سازمان به تعالی از روشهای خودارزیابی استفاده میکند.
- به نتایج کسب شده توجه ویژهای دارد.
- ارزیابیهای این مدل، مبتنی بر واقعیت است.
- در انجام امور سازمانی، مشارکت گسترده کارکنان را مدنظر قرار میدهد.
- با استفاده از این مدل، زمینههای بهبود پذیر سازمان، قابل شناسایی است.
- بین مدیران و کارکنان سازمان، یک زبان مشترک ایجاد میکند.
- نوعی محرک برای توسعه یادگیریهای فردی و سازمانی است.
- قادر است طرحهای بهبود را در یک چارچوب واحد سازماندهی کند.
- یک تصویر واضح و صریح از کیفیت فعالیتهای سازمان، ارائه میکند.
انواع مدلهای تعالی سازمانی کدام است؟
مدل مدیریت بر مبنای اهداف (Management by Objectives – MBO)
در این رویکرد، تمرکز اصلی بر تعیین اهداف روشن و قابل اندازهگیری برای بخشها و افراد سازمان است.
در این مدل:
مدیر و کارکنان با هم اهداف مشخص و قابل سنجش را تعیین میکنند.
عملکرد افراد براساس میزان دستیابی به اهداف ارزیابی میشود.
باعث افزایش مشارکت، هماهنگی و انگیزه در تیمها میشود.
مدل مدیریت بر اساس شرایط جامعه (Management by Societal Conditions)
این مدل، دیدگاه مدیریت تطبیقی و سیستمی دارد و بر این مبناست که روش مدیریت باید با شرایط فرهنگی، اقتصادی و اجتماعی جامعه سازگار شود. هدف آن، دستیابی به تعالی در هماهنگی سازمان با محیط اجتماعی خود و پاسخ به تغییرات فرهنگی و اقتصادی است.
در این مدل:
- هر سازمان باید در تعامل پویا با محیط و ارزشهای اجتماعی عمل کند.
- تصمیمات مدیریتی بر پایهی درک رفتار و انتظارات جامعه گرفته میشوند.
- در مناطق مختلف، الگوهای متفاوتی از «مدیریت مطلوب» ایجاد میشود.
روش مدیریت هوشین (Hoshin Kanri – Policy Deployment)
مدلی ژاپنی به معنای «مدیریت بر اساس جهتگیری یا قطبنما» است. در این روش، استراتژیهای بلند مدت سازمان به اهداف عملیاتی و قابل اجرا در سطوح پایینتر شکسته میشوند. با این مدل، میتوانید مطمئن باشید که همهی اعضای سازمان در مسیر یک چشمانداز واحد حرکت میکنند.
موارد زیر از ویژگیهای این مدل محسوب میشوند:
- تمرکز بر همسوسازی اهداف استراتژیک با اقدامات روزمره
- استفاده از چرخههای PDCA (برنامهریزی، اجرا، بررسی، اقدام) جهت بهبود مستمر
- مشارکت همهی سطوح مدیریتی برای دستیابی به اهداف مشترک
مدل تعالی بنیاد مدیریت اروپا (EFQM)
این مدل بر پایهی خودارزیابی، بهبود مستمر و مدیریت کلی سازمان شکل گرفته است. هدف آن، رسیدن به «تعالی سازمانی» از طریق تفکر سیستمی و بازخورد مداوم است.
ویژگیهای آن عبارت است از:
- ترکیب موازنهدار بین محرکها (رهبری، راهبرد، افراد، منابع) و نتایج (مشتریان، کارکنان، جامعه)
- نگاه چندجانبه به سازمان، نه فقط عملکرد مالی
- تأکید بر نوآوری، چابکی و خلق ارزش پایدار
مدل مالکولم بالدریج (Malcolm Baldrige National Quality Award – MBNQA)
MBNQA، سازمانها را به سمت کیفیت جامع و رهبری مؤثر هدایت میکند و بهصورت دقیق بر ارزیابی سازمانها با معیارهای کمی و کیفی متمرکز است.
معیارهای اصلی این مدل:
- رهبری
- برنامهریزی استراتژیک
- تمرکز بر مشتریان
- اندازهگیری و تحلیل دادهها
- نیروی انسانی
- فرایندها
- نتایج عملکرد
مدل تعالی دمینگ (Deming Prize)
از قدیمیترین مدلهای کیفیت در جهان است که توسط آموزههای دکتر ادوارد دمینگ توسعه یافت. هدف آن، نهادینه کردن تفکر سیستمی کیفیت در سراسر سازمان و تحقق بهبود مستمر از طریق دادهمحوری است.
برخی ویژگیهای آن:
- تمرکز اصلی بر مدیریت کیفیت جامع (TQM)
- استفاده از روشهای آماری برای کنترل و بهبود فرایندها
- محور مدل بر ارتقای فرهنگ کیفیت و مشارکت کارکنان است
استفاده از مدل EFQM چه کاربردی دارد؟
مدل تعالی سازمانی efqm یک ابزار کاربردی است که به سازمانها با توجه به موقعیت آنها برای انجام خودارزیابی کمک میکند.
خودارزیابی برای سازمانهای بزرگ و کوچک، در تمامی بخشهای عمومی و خصوصی کاربرد گستردهای دارد، چرا که نتایج حاصل از این فرآیند، میتواند به عنوان بخشی از فرآیند برنامهریزی کسب و کار مورد استفاده قرار گیرد. همچنین خود مدل نیز میتواند به عنوان مبنایی برای بررسی عملیات پروژه کاربرد داشته باشد.
چرا باید از مدل تعالی سازمانی استفاده کنیم؟
- مدل تعالی efqm ، از زمان آغاز فعالیت، نقشه کارآمد و مناسبی برای توسعه فرهنگ بهبود و خلاقیت در سازمانهای سراسر دنیا ارائه کرده است.
- هدف، عنصر اساسی و حیاتی هر سازمان است. بدون هدف هیچ دلیلی برای ارائه محصولات و خدمات وجود ندارد. مدل efqm بر اهمیت هدف، چشم انداز، استراتژیهای چابک و ایجاد ارزش پایدار برای سازمانها تاکید دارد.
- در صورتی که شما و سازمانتان چابک، سازگار و قادر به تکامل برای آینده هستید، مدل تعالی efqm برای شما بسیار مناسب است. به خاطر داشته باشید که برای ایجاد و تعریف یک هدف قدرتمند باید از رهبران تمامی سطوح سازمان کمک بگیرید.
- استاندارد efqm ، علاوه بر اینکه به سازمانها امکان میدهد تا به چشم اندازهای خود متعهد باقی بمانند، خالق فرهنگ نوآورانهای است که ارزشهای اصلی کیفیت و اهداف مشترک را در سازمانها ارزیابی میکند. این موضوع کمک میکند رهبری قدرتمند و کارآمد ایجاد کنید.
- مدل efqm از رویکرد «رهبران در تمامی سطوح» حمایت میکند تا از تصمیم گیری قوی، همکاری و کار تیمی در هر پروژه و تیم، مطمئن شود. از سوی دیگر، رهبری موثر، یک سازمان را به اهداف و چشم اندازهای خود وفادار نگه میدارد.
- مدل تعالی efqm یک چارچوب آزمایش شده برای تغییرات ارائه میدهد، این موضوع به رفع چالشهای سازمانی کمک میکند.
- مدل تعالی کسب و کار، تفاوت سازمانها را کاملا درک میکند و میداند رویکرد یکسانی برای تحول وجود ندارد. بنابراین این مدل ساخته شد تا هم با موانع سازمانی سازگار باشد و هم انعطاف پذیری لازم برای عمل به وعدههای خود در مورد دستاوردها را داشته باشد.
- از آنجا که چابک بودن، از نشانههای یک سازمان تاثیرگذار است، مدل efqm ، بینش سازمانی و تحلیلهای لازم برای هدایت سازمان در مسیر پیشرفت و تحول را ارائه میدهد و به این ترتیب به پیش بینی آینده کمک میکند.
مفاهیم بنیادین مدل تعالی سازمانی چیست؟
حالا که با گامهای رسیدن به جایزه تعالی آشنا شدید، میخواهیم کلید فرمانروایی را در دست شما بگذاریم! سازمانی که میخواهد در ارزیابی موفق باشد و درست عمل کند باید مفاهیمی که در این بخش به آنها اشاره میکنیم را در جایگاه اصلی طرحهای بهبود قرار دهد.
این مفاهیم عبارتند از:
- مدیریت الهام بخش و هدفمند
- ایجاد ارزش افزوده برای مشتریان
- ایجاد آینده پایدار
- پایداری نتایج اساسی و مهم
- اعمال روشهای مدیریت چابک
- بهره گیری از استعداد، خلاقیت و نوآوری منابع انسانی
- توسعه توانمندی سازمانی
معیارهای مدل تعالی سازمانی چیست؟
یکی از ویژگیهای مدل تعالی سازمانی efqm این است که برای خودارزیابی و مقایسه سازمانها، یک ابزار مدیریتی مناسب ارائه میدهد.
مدل تعالی سازمان، شامل 9 معیار، 5 توانمند ساز و 4 نتیجه است:
این 9 معیار کلیه فعالیتهای یک سازمان را پوشش میدهد و به 5 معیار توانمند ساز (Enablers) و 4 معیار نتایج (Results) تقسیم میشود.
معیارهای توانمندساز، آنچه را که یک سازمان انجام میدهد، پوشش میدهند. این عوامل، سازمان را برای رسیدن به نتایج عالی توانمند میکنند. این معیارها عبارتند از:
رهبری
رهبران، ماموریت، اهداف و ارزشهای سازمان را ایجاد کرده و کارکنان را به پیروی از آنها ترغیب میکنند.
خط مشی و استراتژی
سازمانهای متعالی، آرمانها و اهداف خود را از طریق ایجاد و تدوین یک استراتژی متمرکز بر منافع ذینفعان و با در نظر گرفتن شرایط بازار و بخشی که در آن فعالیت میکنند، به اجرا درمیآورند.
منابع انسانی
یک سازمان متعالی، تمام توان بالقوه کارکنان خود را در سطوح فردی، تیمی و سازمانی، توسعه داده و از آنها بهره میگیرد. این سازمانها ضمن ترویج عدالت، کارکنان را در امور مختلف مشارکت داده و با آنها به خوبی ارتباط برقرار میکنند. به این ترتیب در آنها انگیزه و تعهد لازم ایجاد خواهد شد.
مشارکت و منابع
سازمانهای متعالی، مشارکتها و همکاریهای تجاری بیرونی، تامین کنندگان و منابع داخلی خود را به منظور پشتیبانی از خط مشیها، استراتژیها و اجرای موثر فرآیندها، برنامه ریزی و مدیریت میکنند.
فرآیندها
سازمانهای متعالی، فرآیندهای خود را در جهت کسب رضایت مشتریان، ایجاد ارزش افزوده برای آنان و سایر ذینفعان، طراحی کرده، مدیریت میکنند و بهبود میبخشند.
نتایج، همان چیزهایی است که سازمان به دست میآورد. این معیارها بیان کننده دستاوردهای حاصل از اجرای مناسب توانمندسازها هستند. معیارهای نتایج عبارتند از:
نتایج مشتریان
سازمانهای متعالی سعی میکنند به طور مداوم نتایج مهم مرتبط با مشتریان را به دست آورده و آنها را بررسی و اندازه گیری کنند.
نتایج کارکنان
سازمانهای متعالی سعی میکنند به طور مداوم نتایج مهم مرتبط با کارکنان خود را به دست آورده و آنها را بررسی و اندازه گیری کنند.
نتایج جامعه
سازمانهای متعالی سعی میکنند به طور مداوم نتایج مهم مرتبط با جامعه را به دست آورده و آنها را بررسی و اندازه گیری کنند. در اینجا مشخص میشود سازمان در ارتباط با جاممعه محلی، ملی و بین المللی چه نتایجی به دست آورده است.
نتایج شاخصهای کلیدی عملکرد
سازمانهای متعالی سعی میکنند به طور فراگیر، نتایج مهم مرتبط با عناصر اصلی خط مشیها و استراتژیهای خود را به دست آورند. به این ترتیب مشخص میشود سازمان در ارتباط با عملکرد برنامه ریزی شده خود چه نتایجی به دست آورده است.
ماتریس تعالی کسب و کار چیست؟
ماتریس تعالی کسب و کار به عنوان ابزاری برای خودارزیابی، طراحی و ایجاد شد تا سازمانها با استفاده از آن، بتوانند ضمن ارزیابی موقعیت فعلی خود در برابر مدل تعالی efqm ، نقاط قوت و زمینههای بهبود کسب و کار خود را نیز شناسایی کنند.
این ابزار، برای پیگیری پیشرفت از طریق چارچوب تعالی efqm روش مناسبی را فراهم میکند. با این ماتریس میتوانید مراحل اولیه پیشرفت و نقاط قابل اصلاح را شناسایی و بررسی کرده و برای اجرای فرآیندهای شروع کار به راحتی آماده شوید.
ماتریس تعالی کسب و کار به سازمانها کمک میکند به 500 امتیاز (از 600 امتیاز) دست پیدا کنند. البته این امر، مستلزم وجود یک سیستم مدیریت کسب و کار قدرتمند، دامنه وسیع اجرای فرآیندها و پذیرش از طرف ذینفعان اصلی است.
میتوانیم بگوییم ماتریس تعالی سازمانی، علاوه بر اینکه آمادگیهای لازم را برای سازمان شما فراهم میکند، به شما امکان میدهد تا بتوانید ضمن شناسایی زمینههای بهبود و انجام اقدامات لازم برای بهینه سازی فرآیندها، در مقابل سایر ارزیابیها نیز به خوبی مقاومت کنید.
پیاده سازی سریع و دقیق فرآیندها در یک ساختار منسجم و یکپارچه با bpms راهبران
اصول دستیابی به تعالی سازمانی
اصول دستیابی به تعالی سازمانی به شرح زیر است:
- تعهد به تعالی: مدیران و کارکنان باید واقعا و مستمر برای پیشرفت و کیفیت بالاتر سازمان متعهد باشند.
- اندازهگیری دقیق: عملکردها و نتایج باید با شاخصهای روشن و قابل سنجش ارزیابی شوند تا مسیر بهبود مشخص شود.
- پاسخگویی: هر فرد و واحد باید نسبت به وظایف و نتایج خود مسئولیتپذیر باشد و نتایج را پیگیری کند.
- فرهنگسازی در مورد خدمات: نگرش مشتری مداری و ارائه خدامت باکیفیت باید به بخشی از فرهنگ سازمان تبدیل شود.
- ایجاد هماهنگی بین اهداف و ارزشها: اهداف سازمان باید با ارزشهای اصلی و فلسفه وجودی آن همراستا و سازگار باشند.
- آموزش رهبران و لیدرها: توسعه مهارتهای رهبری برای هدایت تغییر و تقویت فرهنگ تعالی کاملا ضروری است.
- دعوت به مشارکت کارکنان: همهی کارکنان باید در تصمیمگیریها و نوآوریها سهیم باشند تا احساس تعلق و انگیزه تقویت شود.
- ایجاد ارتباط در تمام سطوح: ارتباط شفاف و مؤثر بین مدیران، کارکنان و بخشها باید جریان دائمی داشته باشد.
- تشویق و پاداش دادن به اعضا برای موفقیتها: دستاوردها باید دیده و تقدیر شوند تا انگیزه برای تعالی پایدار بماند.
سوالات متداول
مدل تعالی سازمانی یا EFQM چیست؟
مدل EFQM، یک چارچوب ارزیابی و بهبود عملکرد است که به سازمانها کمک میکند نقاط قوت و قابل بهبود خود را بشناسند. این مدل با تمرکز بر رهبری، راهبرد، افراد، فرایندها و نتایج به تحقق تعالی و ارزشآفرینی پایدار کمک میکند.
EFQM مخفف چیست؟
EFQM، فرم کوتاه عبارت European Foundation for Quality Management Excellence Model به معنی مدل تعالی بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت است.
معیارهای مدل EFQM چیست؟
مدل EFQM از 9 معیار اصلی تشکیل شده است: 5 معیار توانمندساز (رهبری، استراتژی، کارکنان، مشارکتها و منابع و فرایندها) و 4 معیار نتایج (کارکنان، مشتریان، جامعه و کسب و کار).
هدف اصلی مدل تعالی EFQM چیست؟
هدف مدل EFQM کمک به سازمانها در مدیریت تغییر و بهبود عملکرد و کیفیت نتایج است. هدف، بهبود مستمر تا رسیدن به تعالی است.
مراحل پیادهسازی مدل تعالی سازمانی چیست؟
پیادهسازی مدل تعالی سازمانی شامل 5 مرحله اصلی است:
- آگاهی و تعهد
- خودارزیابی اولیه
- تدوین برنامه بهبود
- اجرا و پایش
- بازنگری و تکرار
و در انتها …
امروز راجع به مدل تعالی سازمانی efqm صحبت کردیم و دانستیم این مدل با فراهم کردن چارچوبی به سازمانها امکان میدهد سطح برتری فعلی خود را مشخص کنند. همچنین کمک میکند تا مطمئن شوند تصمیمات تجاری آنها نیازهای همه ذینفعان را در بر میگیرد و با اهداف سازمان کاملا هماهنگ است.