مدل تعالی سازمانی چیست؟ با EFQM و معیارهای آن آشنا شویم
همه کسب و کارها می‌خواهند بهترین محصولات و خدمات را ارائه دهند، رضایت مشتریان خود را جلب کنند و عالی‌ترین عملکرد را داشته باشند، اما رسیدن به این سطح از کیفیت و رضایت، چندان هم ساده نیست. آنها برای رسیدن به این هدف، باید از راهکارهایی استفاده کرده و تغییراتی در خود ایجاد کنند. یکی از این راهکارها، استفاده از مدل تعالی سازمانی یا مدل efqm است.
امروز به شما خواهیم گفت مدل تعالی سازمانی efqm چیست و چه کاربردی دارد.
مدل تعالی سازمانی چیست؟
مدل تعالی، نوعی ساختار مدیریتی است که با تکیه بر اصول و مفاهیم اساسی و توجه به معیارهای اصلی مدیریت کیفیت فراگیر و سیستم خودارزیابی، امکان بهسازی و پیشرفت سازمان را فراهم می‌کند.
مدل تعالی بنیاد مدیریت کیفیت اروپا (European Foundation for Quality Management Excellence Model) یا EFQM، محبوب‌ترین و پرکاربردترین ابزار مدیریت کیفیت در اروپا و یک چارچوب خودارزیابی برای اندازه‌گیری توانمندی‌ها و زمینه‌های بهبود سازمان در تمامی فعالیت‌ها است. این مدل به عنوان یک سیستم مدیریتی، نظم و ترتیب خودارزیابی سازمانی را تشویق می‌کند.
به طور کلی، مدل تعالی سازمانی efqm ، مجموعه‌ای منسجم و گسترده از پیش فرض‌ها را درباره آنچه برای مدیریت یک سازمان لازم است، ارائه می‌دهد. هر سازمان می‌تواند برای مدیریت و توسعه از مدل efqm ، به روش خاص خود استفاده کند.
خوب است بدانید در این مدل، واژه «تعالی» به این دلیل استفاده می‌شود که efqm بر آنچه سازمان برای ارائه محصولات عالی به مشتریان و ذینفعان، می‌تواند انجام دهد، متمرکز است. بنابراین کارایی و پایداری از عناصر اصلی این سیستم به شمار می‌رود.
مدل EFQM، مبتنی بر مدیریت کیفیت جامع (TQM) است. با استفاده از این مدل، سازمان‌ها می‌توانند سایر سازمان‌ها را به عنوان یک مدل در نظر گرفته و اطلاعات را با روشی کارآمد و موثر به اشتراک بگذارند.
معیارهای مدل تعالی سازمانی چیست؟
یکی از ویژگی‌های مدل تعالی سازمانی efqm این است که برای خودارزیابی و مقایسه سازمان‌ها، یک ابزار مدیریتی مناسب ارائه می‌دهد.
مدل تعالی سازمان، شامل 9 معیار، 5 توانمند ساز و 4 نتیجه است:
این 9 معیار کلیه فعالیت‌های یک سازمان را پوشش می‌دهد و به 5 معیار توانمند ساز (Enablers) و 4 معیار نتایج (Results) تقسیم می‌شود.
معیارهای توانمندساز، آنچه را که یک سازمان انجام می‌دهد، پوشش می‌دهند. این عوامل، سازمان را برای رسیدن به نتایج عالی توانمند می‌کنند. این معیارها عبارتند از:
رهبری
رهبران، ماموریت، اهداف و ارزش‌های سازمان را ایجاد کرده و کارکنان را به پیروی از آنها ترغیب می‌کنند.
خط مشی و استراتژی
سازمان‌های متعالی، آرمان‌ها و اهداف خود را از طریق ایجاد و تدوین یک استراتژی متمرکز بر منافع ذینفعان و با در نظر گرفتن شرایط بازار و بخشی که در آن فعالیت می‌کنند، به اجرا درمی‌آورند.
منابع انسانی
یک سازمان متعالی، تمام توان بالقوه کارکنان خود را در سطوح فردی، تیمی و سازمانی، توسعه داده و از آنها بهره می‌گیرد. این سازمان‌ها ضمن ترویج عدالت، کارکنان را در امور مختلف مشارکت داده و با آنها به خوبی ارتباط برقرار می‌کنند. به این ترتیب در آنها انگیزه و تعهد لازم ایجاد خواهد شد.
مشارکت و منابع
سازمان‌های متعالی، مشارکت‌ها و همکاری‌های تجاری بیرونی، تامین کنندگان و منابع داخلی خود را به منظور پشتیبانی از خط مشی‌ها، استراتژی‌ها و اجرای موثر فرآیندها، برنامه ریزی و مدیریت می‌کنند.
فرآیندها
سازمان‌های متعالی، فرآیندهای خود را در جهت کسب رضایت مشتریان، ایجاد ارزش افزوده برای آنان و سایر ذینفعان، طراحی کرده، مدیریت می‌کنند و بهبود می‌بخشند.
نتایج، همان چیزهایی است که سازمان به دست می‌آورد. این معیارها بیان کننده دستاوردهای حاصل از اجرای مناسب توانمندسازها هستند. معیارهای نتایج عبارتند از:
نتایج مشتریان
سازمان‌های متعالی سعی می‌کنند به طور مداوم نتایج مهم مرتبط با مشتریان را به دست آورده و آنها را بررسی و اندازه گیری کنند.
نتایج کارکنان
سازمان‌های متعالی سعی می‌کنند به طور مداوم نتایج مهم مرتبط با کارکنان خود را به دست آورده و آنها را بررسی و اندازه گیری کنند.
نتایج جامعه
سازمان‌های متعالی سعی می‌کنند به طور مداوم نتایج مهم مرتبط با جامعه را به دست آورده و آنها را بررسی و اندازه گیری کنند. در اینجا مشخص می‌شود سازمان در ارتباط با جاممعه محلی، ملی و بین المللی چه نتایجی به دست آورده است.
نتایج شاخص‌های کلیدی عملکرد
سازمان‌های متعالی سعی می‌کنند به طور فراگیر، نتایج مهم مرتبط با عناصر اصلی خط مشی‌ها و استراتژی‌های خود را به دست آورند. به این ترتیب مشخص می‌شود سازمان در ارتباط با عملکرد برنامه ریزی شده خود چه نتایجی به دست آورده است.
مفاهیم بنیادین مدل تعالی سازمانی چیست؟
حالا که با گام‌های رسیدن به جایزه تعالی آشنا شدید، می‌خواهیم کلید فرمانروایی را در دست شما بگذاریم! سازمانی که می‌خواهد در ارزیابی موفق باشد و درست عمل کند باید مفاهیمی که در این بخش به آنها اشاره می‌کنیم را در جایگاه اصلی طرح‌های بهبود قرار دهد.
این مفاهیم عبارتند از:
- مدیریت الهام بخش و هدفمند
- ایجاد ارزش افزوده برای مشتریان
- ایجاد آینده پایدار
- پایداری نتایج اساسی و مهم
- اعمال روش‌های مدیریت چابک
- بهره گیری از استعداد، خلاقیت و نوآوری منابع انسانی
- توسعه توانمندی سازمانی
ماتریس تعالی کسب و کار چیست؟
ماتریس تعالی کسب و کار به عنوان ابزاری برای خودارزیابی، طراحی و ایجاد شد تا سازمان‌ها با استفاده از آن، بتوانند ضمن ارزیابی موقعیت فعلی خود در برابر مدل تعالی efqm ، نقاط قوت و زمینه‌های بهبود کسب و کار خود را نیز شناسایی کنند.
این ابزار، برای پیگیری پیشرفت از طریق چارچوب تعالی efqm روش مناسبی را فراهم می‌کند. با این ماتریس می‌توانید مراحل اولیه پیشرفت و نقاط قابل اصلاح را شناسایی و بررسی کرده و برای اجرای فرآیندهای شروع کار به راحتی آماده شوید.
ماتریس تعالی کسب و کار به سازمان‌ها کمک می‌کند به 500 امتیاز (از 600 امتیاز) دست پیدا کنند. البته این امر، مستلزم وجود یک سیستم مدیریت کسب و کار قدرتمند، دامنه وسیع اجرای فرآیندها و پذیرش از طرف ذینفعان اصلی است.
می‌توانیم بگوییم ماتریس تعالی سازمانی، علاوه بر اینکه آمادگی‌های لازم را برای سازمان شما فراهم می‌کند، به شما امکان می‌دهد تا بتوانید ضمن شناسایی زمینه‌های بهبود و انجام اقدامات لازم برای بهینه سازی فرآیندها، در مقابل سایر ارزیابی‌ها نیز به خوبی مقاومت کنید.
پیاده سازی سریع و دقیق فرآیندها در یک ساختار منسجم و یکپارچه با bpms راهبران
مراحل رسیدن به جایزه مدل efqm چیست؟
مدل تعالی کسب و کار، در یک چارچوب با مراحل مختلف قرار می‌گیرد که با شناسایی آغاز شده و با جایزه تعالی به آخر می‌رسد. این مراحل را در ادامه بیان می‌کنیم:
خود ارزیابی:
موقعیت فعلی شما را در برابر مفاهیم اساسی تعالی، مشخص می‌کند.
پرسشنامه:
جهت کمک به شما برای ارزیابی سازمان در برابر سوالات مشخص شده، تهیه می‌شود.
بررسی سریع efqm:
این ابزار مبتنی بر اکسل، مشخص می‌کند که اجزای اصلی سازنده مفاهیم بنیادی تعالی در جای درستی قرار گرفته‌اند یا نه.
ماتریس تعالی کسب و کار efqm:
این ماتریس اولین ابزار ارزیابی خودکار است که نمره نسبتا دقیقی را نسبت به ماتریس تعالی ارائه می‌دهد. این ابزار مبتنی بر اکسل، فعال کننده‌ها و نتایج سازمان را ترسیم می‌کند.
ماتریس تعالی efqm:
این سیستم اندازه گیری قدرتمندتر از BEM است. فعال کننده‌ها تا 90 رویکرد را بررسی کرده و نتایج را بر اساس معیارها بخش بندی می‌کنند.
شبیه سازی بازدید از سایت:
خود ارزیابی در مقیاس بزرگ‌تر از گروهی از ارزیاب‌ها استفاده می‌کند تا فرآیند ارزیابی جایزه را شبیه سازی کند.
این مراحل و گام‌ها طراحی شده‌اند تا علاوه بر مشخص کردن مسیر، بیشترین و بهترین پشتیبانی را به شما ارائه دهند. به این ترتیب می‌توانید درک کنید دقیقا چه نیازهایی دارید، چطور باید آنها را برطرف کنید و از چه راهی باید به مقصد برسید.
مزایای مدل تعالی سازمانی چیست؟
تا اینجا با مدل تعالی سازمانی، مفاهیم اصلی و معیارهای آن آشنا شدیم. در این بخش مزایای این مدل را به شما معرفی می‌کنیم:
- این مدل از فرآیندهای سازمانی سیستماتیک و فراگیر برخوردار است.
- برای رساندن سازمان به تعالی از روش‌های خودارزیابی استفاده می‌کند.
- به نتایج کسب شده توجه ویژه‌ای دارد.
- ارزیابی‌های این مدل، مبتنی بر واقعیت است.
- در انجام امور سازمانی، مشارکت گسترده کارکنان را مدنظر قرار می‌دهد.
- با استفاده از این مدل، زمینه‌های بهبود پذیر سازمان، قابل شناسایی است.
- بین مدیران و کارکنان سازمان، یک زبان مشترک ایجاد می‌کند.
- نوعی محرک برای توسعه یادگیری‌های فردی و سازمانی است.
- قادر است طرح‌های بهبود را در یک چارچوب واحد سازماندهی کند.
- یک تصویر واضح و صریح از کیفیت فعالیت‌های سازمان، ارائه می‌کند.
مدل efqm چه کاربردی دارد؟
مدل تعالی سازمانی efqm یک ابزار کاربردی است که به سازمان‌ها با توجه به موقعیت آنها برای انجام خودارزیابی کمک می‌کند.
خودارزیابی برای سازمان‌های بزرگ و کوچک، در تمامی بخش‌های عمومی و خصوصی کاربرد گسترده‌ای دارد، چرا که نتایج حاصل از این فرآیند، می‌تواند به عنوان بخشی از فرآیند برنامه‌ریزی کسب و کار مورد استفاده قرار گیرد. همچنین خود مدل نیز می‌تواند به عنوان مبنایی برای بررسی عملیات پروژه کاربرد داشته باشد.
مدل efqm تا چه اندازه مفید است؟
هر چند درک کامل مفاهیم، مراحل و گام‌های مدل تعالی سازمانی به شما کمک می‌کند بر روی ارزش‌های سازمان خود متمرکز شده و به سمت بهبود حرکت کنید. اما به خاطر داشته باشید که صرفا با استفاده از این مدل، هیچ نوع بهبودی اتفاق نمی‌افتد. در واقع بعد از به کارگیری این مدل، به عنوان ابزاری برای شناسایی حوزه‌های نیازمند بهبود، باید اقدامات لازم را انجام دهید تا فرآیند بهبود عملی شود. بهترین روش برای انجام این اقدامات، استفاده از یک سیستم مدیریتی است که بر اساس بهینه سازی پیوسته تشکیل شده باشد.
بنابراین داشتن مدل تعالی سازمانی efqm در کنار سیستم مدیریت کسب و کار، به تنهایی برای بهبود فرآیندها و پیشرفت سازمان شما کافی نیست، مگر اینکه تصمیم بگیرید:
- بهبودها را مدل سازی کنید
- افراد مناسب از بخش‌های مختلف را جهت تمرکز بر بهبود یک بخش واحد ترغیب کنید
- بهبودها را پس از مدل سازی اجرا کنید
- استراتژی‌های مدیریتی خود را به شکلی اصلاح کنید که فرآیند بهبود پیوسته به یکی از بخش‌های اصلی آن تبدیل شود.
- راهکارهایی که بیان کردیم تنها زمانی کارآمد و موثر است که در مسیر بهبود فرآیندها ثابت قدم باشید و افراد سازمان را نیز به این کار متقاعد کنید.
چرا باید از مدل تعالی سازمانی استفاده کنیم؟
- مدل تعالی efqm ، از زمان آغاز فعالیت، نقشه کارآمد و مناسبی برای توسعه فرهنگ بهبود و خلاقیت در سازمان‌های سراسر دنیا ارائه کرده است.
- هدف، عنصر اساسی و حیاتی هر سازمان است. بدون هدف هیچ دلیلی برای ارائه محصولات و خدمات وجود ندارد. مدل efqm بر اهمیت هدف، چشم انداز، استراتژی‌های چابک و ایجاد ارزش پایدار برای سازمان‌ها تاکید دارد.
- در صورتی که شما و سازمانتان چابک، سازگار و قادر به تکامل برای آینده هستید، مدل تعالی efqm برای شما بسیار مناسب است. به خاطر داشته باشید که برای ایجاد و تعریف یک هدف قدرتمند باید از رهبران تمامی سطوح سازمان کمک بگیرید.
- استاندارد efqm ، علاوه بر اینکه به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا به چشم اندازهای خود متعهد باقی بمانند، خالق فرهنگ نوآورانه‌ای است که ارزش‌های اصلی کیفیت و اهداف مشترک را در سازمان‌ها ارزیابی می‌کند. این موضوع کمک می‌کند رهبری قدرتمند و کارآمد ایجاد کنید.
- مدل efqm از رویکرد «رهبران در تمامی سطوح» حمایت می‌کند تا از تصمیم گیری قوی، همکاری و کار تیمی در هر پروژه و تیم، مطمئن شود. از سوی دیگر، رهبری موثر، یک سازمان را به اهداف و چشم اندازهای خود وفادار نگه می‌دارد.
- مدل تعالی efqm یک چارچوب آزمایش شده برای تغییرات ارائه می‌دهد، این موضوع به رفع چالش‌های سازمانی کمک می‌کند.
- مدل تعالی کسب و کار، تفاوت سازمان‌ها را کاملا درک می‌کند و می‌داند رویکرد یکسانی برای تحول وجود ندارد. بنابراین این مدل ساخته شد تا هم با موانع سازمانی سازگار باشد و هم انعطاف پذیری لازم برای عمل به وعده‌های خود در مورد دستاوردها را داشته باشد.
- از آنجا که چابک بودن، از نشانه‌های یک سازمان تاثیرگذار است، مدل efqm ، بینش سازمانی و تحلیل‌های لازم برای هدایت سازمان در مسیر پیشرفت و تحول را ارائه می‌دهد و به این ترتیب به پیش بینی آینده کمک می‌کند.
و در انتها …
امروز راجع به مدل تعالی سازمانی efqm صحبت کردیم و دانستیم این مدل با فراهم کردن چارچوبی به سازمان‌ها امکان می‌دهد سطح برتری فعلی خود را مشخص کنند. همچنین کمک می‌کند تا مطمئن شوند تصمیمات تجاری آنها نیازهای همه ذینفعان را در بر می‌گیرد و با اهداف سازمان کاملا هماهنگ است.