فرایندکاوی چیست؟ نحوه استفاده سازمان‌ها، مزایا، ابزار، محدودیت‌ها
فرایندکاوی، نوعی تکنیک تحلیلی است که برای کشف، نظارت و بهبود فرایندها مورد استفاده قرار می‌گیرد و از علم داده برای کشف، اعتبارسنجی و بهبود گردش کار استفاده می کند. هدف این تکنیک، کشف پیوند بین رویدادهای در حال وقوع و فرایندهای تجاری عملیاتی در یک سازمان و بهبود این فرایندهاست. به طور کلی، فرایندکاوی بین مدل‌سازی فرایند و تحلیل داده‌ها ارتباط ایجاد می‌کند.
فرایندکاوی چیست؟
فرایند کاوی (Process Mining)، یک تکنیک و ابزار کمکی برای بازسازی فرایندهای کسب و کار در یک سیستم اطلاعاتی است و از زیرمجموعه‌های هوش تجاری (BI) به شمار می‌رود.
فرایندکاوی از یک سو به داده کاوی و از سوی دیگر به مدل کردن فرایندها و تحلیل آن‌ها مربوط است. در این روش داده‌های اصلی اهمیت زیادی دارند، به طوری که کشف، نظارت و بهبود فرایندهای کسب و کار، 3 عامل مهم در فرایندکاوی به شما می‌رود.
چرخه فرایندکاوی معمولاً شامل مراحل زیر است:
- تعریف مسئله
- تعیین اهداف و مقاصد فرایندکاوی
- شناسایی پرسش‌ها و مسائل کلیدی که باید پاسخ داده شوند
- درک نیازهای تجاری و دامنه مسئله
2. جمع‌آوری داده‌ها
- شناسایی منابع داده مرتبط
- استخراج داده‌ها از منابع مختلف
- ادغام داده‌ها در صورت نیاز
3. آماده‌سازی داده‌ها
- پاکسازی داده‌ها: حذف یا اصلاح داده‌های نادرست، ناقص، یا ناسازگار
- تبدیل داده‌ها تبدیل داده‌ها به فرمت مناسب برای فرایندکاوی
- کاهش داده‌ها: کاهش حجم داده‌ها با حذف ویژگی‌های نامربوط یا نمونه‌های تکراری
- انتخاب ویژگی: انتخاب ویژگی‌های مهم و مؤثر برای مدل‌سازی
4. مدل‌سازی
- انتخاب الگوریتم‌های مناسب برای فرایندکاوی
- آموزش مدل‌ها با استفاده از داده‌های آماده شده
- تنظیم پارامتر مدل‌ها برای بهبود عملکرد
5. ارزیابی
- ارزیابی عملکرد مدل‌ها با استفاده از معیارهای مناسب
- مقایسه مدل‌های مختلف برای انتخاب بهترین مدل
- تأیید اعتبار مدل‌ها با استفاده از داده‌های جدید یا تکنیک‌های اعتبار سنجی
6. استقرار
- استقرار مدل انتخاب شده در محیط عملیاتی
- ادغام مدل با سیستم‌های موجود
- نظارت بر عملکرد مدل و به‌روزرسانی آن در صورت نیاز
7. تفسیر و مستندسازی
- تفسیر نتایج فرایندکاوی و ارائه یافته‌ها به ذینفعان
- مستندسازی فرایندکاوی و نتایج به‌دست‌آمده
- ارائه توصیه‌ها و اقدامات بر اساس یافته‌ها
هدف از فرایندکاوی چیست؟
هدف اصلی فرایندکاوی، ارائه یک دیدگاه دقیق و مبتنی بر داده از نحوه عملکرد واقعی فرایندهای کسب و کار است. این هدف اصلی، به اهداف جزئی زیر تقسیم می‌شوند:
درک و شفافیت فرایند
- کشف نحوه اجرای واقعی فرایندها: فرایندکاوی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را همانطور که هست (As-Is) ببینند، نه آن‌طور که فکر می‌کنند. این درک عمیق، شکاف بین مدل‌های طراحی شده و واقعیت عملیاتی را آشکار می‌کند.
- شناسایی انواع مسیرها: فرایندکاوی، مسیرهای استاندارد و همچنین مسیرهای غیر معمول که در فرایند طی می‌شوند را مشخص می‌کند. این به درک تنوع و پیچیدگی فرایند کمک می‌کند.
- نمایش تصویری فرایند: فرایندکاوی، یک نمایش گرافیکی (مانند نمودار فرایند) ارائه می‌دهد که درک فرایند را برای ذینفعان مختلف بدون نیاز به دانش فنی عمیق آسان‌تر می‌کند.
بهبود کارایی و عملکرد فرایند
- شناسایی گلوگاه‌ها: مراحل یا فعالیت‌هایی که باعث تاخیر و کندی در فرایند می‌شوند را تشخیص می‌دهد.
- یافتن دوباره‌کاری‌ها و ناکارآمدی‌ها: فعالیت‌های تکراری، مراحل غیرضروری و سایر منابع اتلاف در فرایند را شناسایی می‌کند.
- تحلیل علل ریشه‌ای مشکلات: دلایل اصلی بروز مشکلات و انحرافات در فرایند را تحلیل و بررسی می‌کند.
- اندازه‌گیری عملکرد فرایند: شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مانند زمان انجام فرایند، هزینه، نرخ خطا و غیره، و همچنین اندازه‌گیری عملکرد واقعی در برابر این شاخص‌ها را مشخص می‌کند.
- پیشنهاد بهبود: برای ساده‌سازی فرایند، کاهش زمان انجام کار، کاهش هزینه و بهبود کیفیت فرایندها پیشنهاداتی ارائه می‌دهد.
انطباق و مدیریت ریسک
- بررسی انطباق با قوانین و مقررات: از اینکه فرایندها با قوانین داخلی سازمان و همچنین قوانین و مقررات خارجی مطابقت دارند، مطمئن می‌شود.
- شناسایی تخلفات و انحرافات: مواردی که فرایند از مسیر تعریف شده منحرف شده و ممکن است منجر به تخلفات یا ریسک‌های قانونی شود را تشخیص می‌دهد.
- کاهش ریسک: برای کاهش ریسک‌های مرتبط با فرایند، مانند ریسک تقلب، ریسک عملیاتی و ریسک انطباق، راهکارهایی ارائه می‌دهد.
پشتیبانی از اتوماسیون فرآیند
- شناسایی فرصت‌های اتوماسیون: بخش‌هایی از فرآیند که می‌توانند به صورت خودکار انجام شوند تا کارایی افزایش یابد و خطاهای انسانی کاهش یابد را مشخص می‌کند.
- ارزیابی آمادگی فرآیند برای اتوماسیون: بررسی می‌کند که آیا فرایند به اندازه کافی پایدار و قابل پیش‌بینی است تا بتوانید آن را به طور موثر خودکارسازی کنید.
- انتخاب بهترین ابزار و استراتژی اتوماسیون: به انتخاب ابزارها و رویکردهای مناسب برای اتوماسیون فرایند، بر اساس ویژگی‌های خاص فرایند، کمک می‌کند.
اجزای اصلی فرایندکاوی چیست؟
کشف فرایند (Process Discovery)
در این تکنیک، یک ورودی دریافت می‌شود که به آن نگاره می‌گویند. سپس این ورودی به یک خروجی تبدیل می‌شود. به شکلی که در این زمینه هیچ نوع اطلاعات قبلی وجود ندارد. سپس مدل موجود با فرایند مدل مقایسه شده و بررسی می‌شود که نگاره چقدر با مدل فرایندی سازگار است.
بررسی انطباق (Conformance Checking)
انطباق سنجی فرایند، یعنی بررسی میزان انحراف مدل واقعی اجرای فرایند با مدل‌های مرجع فرایندی یا قواعد کسب و کار. این تکنیک بررسی می‌کند که فرایند کشف شده، چقدر با ساختار واقعی فرایند در حال اجرا منطبق است.
با استفاده از این قابلیت، با صرف زمان کمتر می‌توانید انحرافات را شناسایی و بر اساس شدت تاثیرگذاری این انحرافات بر روی عملکرد فرایند، استراتژی بهبود مناسب و کارآمد را تعریف کنید.
بهبود فرآیند (Process Enhancement)
در این بخش، باید نواقص و کاستی‌ها برطرف شوند و با استفاده از اطلاعات موجود، بهینه سازی صورت گیرد، به صورتی که یک مدل نیازمند تغییر باشد یا برچسب زمان برای نگاره‌های یک رویداد نیاز به بررسی داشته باشد. اطلاعات موجود در راستای فرایندهای واقعی در حال اجرا که در نگاره‌ها ثبت شده‌اند، انتخاب می‌شوند. توجه داشته باشید که سطوح سرویس دهی، زمان کار و فرکانس رخداد در این بخش اهمیت زیادی دارد.
مزایای فرایندکاوی چیست؟
فرایندکاوی نسبت به رویکرد سنتی تجزیه و تحلیل داده‌ها مزایای زیادی دارد و قادر است نواقص و مشکلاتی که هنگام تجزیه و تحلیل داده‌های قدیمی به وجود می‌آید را به خوبی رفع کند.
برخی مزایای فرایندکاوی به شرح زیر است:
- یک جریان واقع‌گرا است
جریان فرایند از روند فعالیت‌های سازمان یک نمای کاملا واقعی و ملموس ارائه می‌دهد. بنابراین شما بر روند کار خود به خوبی مسلط خواهید بود.
- سرعت عمل بالایی دارد
فرایندکاوی بسیار سریع‌تر از روش‌های قدیمی بهینه سازی عمل می‌کند. با استفاده از Process Mining، به جای انجام مصاحبه، گفتگو، برگزاری کارگاه و…، می‌توانید با فشار یک دکمه همه نتایج را ببینید.
- تصویر کاملی از روند کار ارائه می‌دهد
با استفاده از تکنیک فرایندکاوی می‌توانید تمام مراحل کار را از ابتدا تا انتها و هر مرحله را به صورت جداگانه مشاهده کنید. این موضوع ارتباط با مشکلات، یافتن راه حل و انجام بهینه سازی را بسیار ساده‌تر می‌کند.
- روندی شفاف و قابل مشاهده دارد
در گذشته برای انجام فعالیت‌ها حجم انبوهی از اسناد و مدارک کاغذی وجود داشت که از میزی به میز دیگر و از اتاقی به اتاق دیگر منتقل می‌شد. اما امروزه فرایند کاوی، آنچه را که پنهان است به صورت کاملا واضح و قابل مشاهده نمایش می‌دهد.
- امکان نظارت مداوم و مستمر را فراهم می‌کند
می‌توانید با کنترل شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)، تاثیرات بهینه سازی بر عملکرد فرایند را مشاهده و بررسی کرده و برای بهینه سازی کسب و کار خود در مسیر درست حرکت کنید.
- شرایط لازم برای بهینه سازی فعال و پایدار را فراهم می‌کند
واکنش مناسب به تغییر و تحولات، اهمیت زیادی دارد و تعیین اولویت‌ها و توجه به آن‌ها، امکان تدوین استراتژی‌های بهینه سازی به صورت جامع، فعال و پایدار را فراهم می‌کند.
- شما را از تغییر روندها و استثناها مطلع می‌کند
جریان Process Mining تمام مسیرها در روند کار، از نقطه شروع تا پایان فعالیت را به شما نشان می‌دهد که شامل موارد استثنا، انحراف از قوانین، دوباره کاری و… است. به این ترتیب، می‌توانید بفهمید فرایند یا مدل هدف شما چگونه است؟ آیا روش بهتری برای بهبود شرایط وجود دارد؟
- سازمان و کارمندان شما را توانمند می‌کند
سازمان‌های موفق از مجموعه فرایندهای مطلوب و افرادی که در آن‌ها مشغول فعالیت هستند تشکیل شده است. کارکنان این سازمان‌ها با تعهد، تجربه و تخصص خود به خلاقیت و رشد سازمان کمک می‌کنند. می‌توانید به منظور بهینه سازی فرایندها از تخصص و تجربه ارزشمند آن‌ها استفاده کنید.
انواع روش‌های فرایندکاوی چیست؟
تکنیک Process Mining برای گزارش رویداد، از داده‌ها استفاده می‌کند. به این معنی که یک پایگاه داده وجود دارد که اطلاعات اصلی را ذخیره می‌کند. عناصر اصلی این روند عبارت است از: شناسه مورد نظر، نقاط خاص زمانی و نام فعالیت اصلی.
- شناسه مورد نظر
منظور از شناسه، همان پرونده یک مسیر کامل شده در روند کار است. توجه داشته باشید که هر پرونده جدید به یک شناسه پرونده جدید نیاز دارد. به این شکل در تک تک مراحل فرایند می‌توانید به پرونده خاص آن نیز دسترسی داشته باشید.
- نقاط خاص زمانی
برای انجام هر فعالیت، دو نقطه زمانی اصلی وجود دارد، زمان شروع و زمان پایان. روند کار با این دو مهر زمانی واضح‌تر و دقیق‌تر پیش می‌رود. تکنیک Process Mining از شروع تا پایان کار طول می‌کشد.
- نام فعالیت
نام فعالیت‌ها معمولا کوتاه و مختصر است، عباراتی مانند ایجاد، گسترش، ارسال فاکتور و چیزهایی از این دست. این که چه کاری انجام شده، مراحل فعالیت شما را توصیف و تبیین می‌کند.
موارد استفاده از فرایندکاوی کدام است؟
فرایندکاوی در مناطق مختلف توسط افراد مختلف و برای اهداف مختلف استفاده می‌شود. بسته به منطقه‌ای که در آن مشغول فعالیت هستید، داده کاوی در کسب و کار می‌تواند به وسیله کارمندان داخل سازمان (مدیران فرآیند، تیم‌های بهبود فرایند، بخش فناوری اطلاعات، تیم‌های علوم داده و…) و افراد خارج از سازمان (حسابرسان، مشاوران و…) مورد استفاده قرار گیرد.
ابزارهای فرایندکاوی
ابزارهای زیر به منظور فرایندکاوی مورد استفاده قرار می‌گیرند:
- Celonis Process Intelligence Platform
- Fluxicon Disco
- IBM Process Mining
- UiPath Business Automation Platform
مقایسه فرایند کاوی و داده کاوی
- فرایندکاوی و داده کاوی چه شباهت‌هایی دارند؟
- داده کاوی و فرایندکاوی، هر دو از تکنیک‌های هوش تجاری (Business Intelligence) هستند.
- هر دوی آن‌ها برای کشف روابط و الگوهای پنهان در داده‌ها از الگوریتم‌های مشخصی استفاده می‌کنند.
- هدف داده کاوی و فرایند کاوی ایجاد بینش صحیح در کاربران برای تصمیم‌گیری بهتر است.
- داده کاوی و فرایندکاوی هر دو با مشکل پردازش حجم بزرگی از داده‌ها (که نمی‌توان با دست انجام داد)، روبرو هستند.
به طور کلی، مهم‌ترین موضوع در مقایسه فرایندکاوی و داده کاوی، این است که هدف هر دو ایجاد بینش صحیح در کاربران برای تصمیم‌گیری مفیدتر و هدفمندتر است.
- فرایندکاوی و داده کاوی چه تفاوت‌هایی دارند؟
موارد زیر از تفاوت‌های داده کاوی و فرایندکاوی محسوب می‌شوند:
- داده کاوی بر الگوها و فرایند کاوی بر فرایندها تمرکز دارد.
- داده کاوی بر تحلیل اطلاعات ایستا و فرایند کاوی بر اطلاعات پویا متمرکز است.
- داده کاوی به نتایج و فرایند کاوی به علت‌ها توجه دارد.
- داده کاوی به سوالات عمومی و فرایند کاوی به سوالات اختصاصی پاسخ می‌دهد.
- داده کاوی بر مسیر اصلی و فرایند کاوی بر مسیر انحرافی متمرکز است.
- داده کاوی بر دیدگاه عملکردی (وظیفه گرا) و فرایند کاوی بر دیدگاه فرایندی تمرکز دارد.
چالش‌های فرایندکاوی چیست؟
برخی چالش‌های فرایندکاوی به شرح زیر است:
- چالش‌های مربوط به داده
- پیچیدگی فرایند
- چالش‌های فنی
- چالش‌های سازمانی و مدیریتی
- چالش‌های مربوط به حریم خصوصی و امنیت
- چالش‌های مربوط به الگوریتم‌ها و روش‌ها
سوالات متداول
فرایندکاوی در مهندسی نرم افزار چیست؟
فرایند کاوی در مهندسی نرم افزار، یک روش برای کشف، نظارت و بهبود فرایندهای واقعی است که در طول توسعه نرم‌افزار اتفاق می‌افتد.
استخراج نرم افزار چیست؟
استخراج نرم‌افزار، یک فرایند است که در آن با استفاده از تکنیک‌های داده‌کاوی و تحلیل داده، اطلاعات مفید و الگوهای پنهان از داده‌های مربوط به توسعه نرم‌افزار استخراج می‌شود.
7 مرحله فرایند داده کاوی چیست؟
مراحل داده کاوی عبارت است از:
- تعریف مسئله
- درک داده
- آماده‌سازی داده
- مدل‌سازی
- ارزیابی
- استقرار
- بهینه سازی
سخن پایانی
همان طور که ملاحظه کردید، تکنیک قدرتمند و پرکاربرد فرایندکاوی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایندهای خود را بهتر درک کنند، مشکلات را شناسایی کنند و فرایندها را بهبود ببخشند. فرایندکاوی در نهایت منجر به افزایش کارایی، کاهش هزینه، بهبود انطباق و افزایش رضایت مشتریان می‌شود.