مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM چیست؟
مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)، روشی برای سازماندهی و مدیریت فرایندهای کسب و کار است که در بهینه سازی فرایندها و گردش کار، نقش اساسی بر عهده دارد. BPM، برای کارآمدتر کردن، سازگارتر کردن و همسوتر کردن جریان گردش کار با اهداف کسب و کار، یک رویکرد ساختاریافته ارائه میدهد. همچنین، با هدف ساده سازی عملیات کسب و کار، بهبود ارائه خدمات و اطمینان از انطباق، باعث بهبود مستمر فرایندها میشود. امروز به شما خواهیم گفت سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM چیست، چه هدفی دارد، چگونه کسب و کار شما را به سود می‌رساند.
BPM چیست؟
BPM، مخفف Business Process Management، روشی برای مشاهده و کنترل فرایندهای کسب و کار است. این روش، موثر و مفید بودن فرایندها را مشخص می‌کند و در نهایت، منجر به افزایش بهره‌وری و سود میشود.
BPM، جریان‌های کاری کسب و کار را برای همسویی با اهداف سازمان ایجاد، تحلیل و بهبود می‌بخشد. این تضمین می‌کند که همه فرآیندها کارآمد و موثر هستند و از اهداف کلیدی مانند افزایش تجربه مشتری پشتیبانی می‌کنند.
اصطلاح مدیریت فرایندهای کسب و کار، چگونگی مطالعه، شناسایی، تغییر و نظارت بر فرایندهای کسب و کار جهت اطمینان از پیشرفت و بهبود فرآیند و جریان‌های کاری (workflow) را شامل میشود.
BPM، یک رشته گسترده و با توجه به تغییرات دائم نقش‌های سازمانی، قوانین، تاکتیک‌ها، اهداف تجاری و سایر عناصر، یک رشته پویا محسوب میشود که انواع روش‌های بهینه سازی مانند Six Sigma، Lean Thinking و Agile را در خود جای میدهد.
عملکرد BPM بسته به اندازه، بلوغ فرایند، پیچیدگی‌های فنی، فرهنگ سازمان و منابع، در بین سازمان‌ها کاملا متفاوت است.
می‌توانید اصول و تکنیک‌های BPM را برای مدیریت یک فرایند واحد، مانند جذب یک مشتری جدید یا برای یک تحول تجاری بزرگ که نیازمند اجرای فرایندهای کاملا جدید است، به کار ببرید. موفقیت یک ابتکار BPM، تا حد زیادی به ظرفیت یک سازمان برای مشاهده ارزش در بهبود فرایند بستگی دارد.
Gartner در پاسخ به سوال BPM چیست، می‌گوید:
مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)، رشته‌ای است که از روش‌های مختلف برای کشف، مدل سازی، تحلیل، اندازه‌گیری، بهبود و بهینه سازی فرایندهای کسب و کار استفاده می‌کند. یک فرایند کسب و کار، رفتار افراد، سیستم‌ها، اطلاعات و سایر موارد را برای ایجاد نتایج تجاری در حمایت از استراتژی کسب و کار هماهنگ می‌کند. فرایندها می‌توانند ساختاریافته و قابل تکرار یا بدون ساختار و متغیر باشند.
انواع BPM چیست؟
به طور کلی، 3 نوع BPM وجود دارد:
BPM سند محور
فرایندهای روزانه یک سازمان، معمولا مبتنی بر اسنادی است که به BPM نیاز دارند. یک سند از میان سهامداران متعدد عبور می‌کند تا زمانی که پردازش شود و به مرحله نهایی برسد. BPM مبتنی بر اسناد، ورودی را از چندین نفر می‌گیرد و به صورت خودکار سندی ایجاد می‌کند که مورد تایید همه اعضای سازمان است.
BPM یکپارچه محور
مدل فرایند کسب و کار یکپارچه محور، سعی می‌کند با تمرکز بر انتقال‌های تکراری و گردش کاری خودکار، تا آنجا که ممکن است دخالت انسان در سیستم را محدود کند. این برنامه، برای ترکیب مدیریت فرایند کسب و کار و معماری سرویس گرا (SOA) برنامه‌هایی ایجاد می‌کند که سازمان شما کاملا همگام با شرایط متغیر بازار حرکت کند.
BPM انسان محور
هر فرایند تجاری که به مداخله انسانی نیاز داشته باشد، BPM انسان محور به حساب می‌آید. این سیستم، اتوماسیون و مداخله انسان را به طور دقیق، کنترل و متعادل می‌کند.
BPM انسان محور، دارای یک رابط کاربری بصری است که به افراد کمک می‌کند تا علاوه بر درک فرایندها، با یکدیگر تعامل داشته باشند و اقدامات لازم را انجام دهند.
هدف از BPM چیست؟
بی پی ام، جهت بهبود فرایندهای کسب و کار، کاهش آشفتگی در جریان کار و کاهش معایب مدیریت گردش کار مورد استفاده قرار می‌گیرد. منظور از بهبود فرایندهای کسب و کار، شناسایی، تجزیه و تحلیل، تغییر و اصلاح مداوم فرآیندهای موجود در یک سازمان است.
هدف سازمان‌هایی که از BPM استفاده می‌کنند، کنترل فرایندها و تلاش برای بهینه سازی مداوم آنهاست. به این ترتیب، سازمان کارآمدتر میشود و محصولات و خدمات بهتری به مشتریان ارائه میدهد.
BPM، از تلاش‌های رهبران کسب و کار حمایت می‌کند، زیرا آنها علاوه بر کارایی عملیاتی، می‌خواهند اهداف اصلی سازمان نیز محقق شود.
مزایای مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) چیست؟
با پیاده سازی سیستم BPM از مزایای زیر بهرهمند خواهید شد:
- کارایی بیشتر و گردش کار ساده‌تر
سیستم BPM، با استانداردسازی فرایندها به کارمندان امکان میدهد تا در چارچوب مشخصی که تصمیم‌گیری را تسریع کرده و خطرات خطای انسانی را کاهش میدهد، بهتر و موثرتر کار کنند. همچنین، دید جامع و دقیقی از نحوه عملکرد بخش‌ها و فرایندهای فردی به مدیران ارائه میدهد.
- افزایش بهره‌وری
با BPM تمام فرایندها مورد نظارت و بهینه سازی قرار می‌گیرند، تجزیه و تحلیل فرایندها به طور مداوم انجام میشود و وظایفی که هیچ ارزش افزوده‌ای ندارند، به راحتی شناسایی و حذف می‌شوند. این موارد منجر به افزایش کلی بهره‌وری خواهد شد.
- چابکی و مقیاس پذیری تجاری بیشتر
با اجرای BPM کارآمد و مناسب، برای تیم‌ها درک دقیق و کاملی از فرایندها و چگونگی تغییرات آنها ایجاد میشود.
سازمان انعطاف پذیر در مقابل تغییرات، بسیار قدرتمند است، می‌تواند با وجود مشکلات داخلی و خارجی، مسیر خود را طی کند و نتایج مطلوب را به صورت تصاعدی افزایش دهد. به این ترتیب، تیم‌ها، مقیاس پذیر، رقابتی و مشارکتی خواهند شد.
- ارئه خدمات و تجربیات بهتر به مشتریان
BPM، اطلاعات مورد نیاز مشتریان را به صورت خودکار از منابع متعدد جمع‌آوری و مرتب کرده و افزونگی را نیز حذف می‌کند. در نهایت، ساخت، توسعه و بهبود کیفیت محصول نهایی ارائه شده به مشتریان را بهبود می‌بخشد.
- کاهش خطاها
با پیاده سازی یک BPM خوب و کامل، احتمال بروز خطاها تا حد زیادی کاهش پیدا می‌کند. ذینفعان از وظایف خود در هر مرحله مطلع شده و از رعایت معیارهای تعیین شده، مطمئن می‌شوند.
- تضمین انطباق با خط مشی
یک سیستم BPM دقیق و کارآمد، مطمئن میشود که فرایندها به خوبی درک شده و از دستورالعمل‌های دقیق پیروی می‌کنند.
- کاهش مدیریت خرد
در این سیستم، تمامی رویه‌های عملیاتی استاندارد به صورت کاملا واضح و دقیق، مستندسازی میشود. با فرارسیدن زمان انجام یک مرحله خاص، کارمندان بدون دستورالعمل، کارها را به صورت واضح و کامل انجام می‌دهند.
- دسترسی به داده‌های کنترل شده
سیستم BPM، بهترین ابزار برای ایجاد تعادل بین اطلاعات اضافه و کمبود اطلاعات است. می‌توانید دسترسی به داده‌های مورد نیاز برای تکمیل یک فعالیت خاص را کنترل و بقیه را پنهان کنید.
- زیرساخت گسترده در سطح سازمان
ابزار مناسب BPM می‌تواند به عنوان یک پلتفرم مرکزی برای هدایت داده‌ها به سیستم‌های نرم افزاری اصلی مانند ERP و CRM عمل کند.
با ادغام نرم افزار اصلی با یک پلتفرم BPM در سطح سازمان، می‌توانید خودکارسازی فرایندها، ورودی‌های دستی و زمان چرخه را کاهش دهید.
- تحول دیجیتال
یکی از اجزای اصلی تحول دیجیتال، ایجاد ثبات و سازگاری سازمانی با روش‌های دیجیتال است. پس از تعیین اهداف سازمان در آینده، می‌توانید از BPM به عنوان ابزاری برای ایجاد فرایندهایی استفاده کنید که در دستیابی به آن اهداف به شما کمک می‌کنند.
- شناسایی نقاط قوت و شکاف‌های مهارتی
با BPM، نظارت مداوم بر فرایندها امکان‌پذیر است. این بخش، می‌تواند به شما در مورد شکاف‌های مهارتی کارکنان هشدار دهد. هنگامی که یک فرایند همیشه در یک مرحله خاص با یک شخص خاص گیر دارد، برای یک کارمند غیر ماهر هشدار محسوب میشود. در حالی که این موضوع در تیم‌های پشتیبانی و مالی که در آنها کارکنان آموزش لازم را دریافت کرده‌اند، بسیار رایج است.
- منحنی پذیرش محصول
با استفاده از منحنی پذیرش محصول، کسب و کارها از نگرش‌ها، رفتارها و ترجیحات هر بخش از مشتریان، درک عمیق‌تری به دست می‌آورند. این درک آنها را قادر می‌سازد تا نقاط عطف کلیدی را شناسایی کرده و چالش‌ها و فرصت‌های مرتبط با هر مرحله از پذیرش را پیش‌بینی کنند.
- سیلوهای متصل و ارتباطات متمرکز
نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار می‌تواند با ساده‌تر کردن کارهای فنی و بهبود ارتباطات، به اتصال سیستم‌ها و فرآیندهای سیلو کمک کند. سیستم BPM می‌تواند مدل‌های گرافیکی را به دستورات اجرایی تبدیل کند تا ادغام فناوری اطلاعات اتوماسیون و فرآیندهای تجاری را خودکارسازی کند.
چالش‌های BPM چیست؟
هر ابتکار تجاری که مستلزم تغییر وضعیت موجود باشد، چالش‌های زیادی به همراه دارد. این موضوع به ویژه در مورد سیستم مدیریت فرایند کسب و کار نیز صادق است. برای به حداکثر رساندن بهره‌مندی از مزایای BPM، سازمان‌ها باید برای چالش‌هایی که ممکن است با آنها مواجه شوند، آمادگی داشته باشند و برنامه‌ای برای رسیدگی به آنها طراحی کنند.
موارد زیر از چالش‌های BPM محسوب می‌شوند:
- عدم پذیرش و پشتیبانی اجرایی
- اهداف و مقاصد تجاری نامشخص
- زیرساخت‌های آزمایشی ناکافی
- سردرگمی در مورد ابزار مناسب برای شروع کار
- فرایندهای پنهان و آسیب پذیر در برابر خرابی
- دید و قابلیت ردیابی ضعیف فرایند
- قراردادها و مشوق‌های شخص ثالث انعطاف ناپذیر
راه‌های به سود رساندن کسب و کارها از طریق BPM چیست؟
برخی از رایج‌ترین راههایی که BPM منجر به سود کسب و کارها میشود، به شرح زیر است:
اثربخشی عملیاتی
بخش اساسی یک استراتژی جامع BPM، مستندسازی و اندازه‌گیری اثربخشی و کارایی فرایندهاست. در شناسایی گلوگاه‌ها یا ناکارآمدی‌های دورن فرایند، مشخص میشود که چگونه می‌توانید بهتر و موثرتر از منابع استفاده کنید. به عنوان مثال، با خودکارسازی فرایندهایی که قبلا نیاز به ورود یا نظارت دستی داشتند، می‌توانید فرایندها را ساده‌تر و کارآمدتر کنید.
انطباق و کاهش خطا
اطمینان از تکمیل فرایندها، همانطور که در نظر گرفته شده‌اند، بسیار با ارزش است. سیستم BPM تضمین می‌کند که فرآیندها قبل از تکمیل، پارامترهای تعیین شده را برآورده می‌کنند. برای سازمان‌هایی که در محیط‌های کنترل شده کار می‌کنند، ارزش BPM بسیار مهم است.
افزایش بهره‌وری
افزایش بهره وری در مرکز BPM قرار دارد. یافتن راههایی برای بهبود بهره‌وری، کلید توانایی سازمان برای رشد پایدار و به حداکثر رساندن کارایی است. راههایی که BPM منجر به افزایش بهره‌وری میشود، عبارتند از:
- استفاده بهینه از منابع
- گسترش شفافیت فرایند
- امکان همکاری بهتر بین سیستم‌ها، افراد و فرایندها
- حرکت به سمت تحول دیجیتال
تحول دیجیتال برای بقای کسب و کارها ضروری است. سازمان‌ها به سمت معماری‌های مدرن حرکت می‌کنند و از ابر، میکروسرویس‌ها و برنامه‌های کاربردی موبایل استفاده می‌کنند و در عین حال، گلوگاه‌های کوتاه مدت را با استفاده از اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) یا خودکارسازی وظایف انسانی رفع می‌کنند. BPM و اتوماسیون فرایند، به عنوان اجزای حیاتی هر تحول دیجیتال در نظر گرفته می‌شوند و نوآوری را در سراسر سازمان تقویت می‌کنند.
سازمان چابک
BPM می‌تواند به کسب و کار شما کمک کند تا با به روز رسانی فرایندهای تجاری در پاسخ به تغییرات، در چشم‌انداز رقابتی یا الزامات نظارتی جدید، به روش چابک‌تر عمل کند.
BPM همکاری بین IT و کسب و کار را تسهیل و کل سازمان را سازگارتر می‌کند و در نهایت، منجر به بهبود تجربیات مشتریان میشود. روابط ناکارآمد بین IT و سازمان‌ها می‌تواند منجر به تجربه مشتری ضعیف و ناتوانی در سازگاری شود. مدیریت فرایند کسب و کار به این مسائل می‌پردازد.
اجزای یک استراتژی موفق BPM چیست؟
رویکرد سیستمی BPM، بر ابزارها و فناوری‌ها متکی است.
یک فرایند کسب و کار، اغلب مستلزم ترکیب کار دستی با مراحل خودکار در یک گردش کار یکپارچه است. اکنون رویکردهایی را بررسی می‌کنیم که از یک BPM موفق پشتیبانی می‌کنند:
مدل سازی و نمادگذاری فرایند کسب و کار (BPMN)
BPMN، یک استاندارد جهانی برای مدل سازی، نماد پردازی و نمایش گرافیکی است و از مهم‌ترین مولفه‌های همسویی موفق کسب و کار و فناوری اطلاعات محسوب میشود. این زبان بصری، به شکلی طراحی شده که سهولت استفاده را با پشتیبانی از فرایندهای پیچیده و منطق فرایند ترکیب می‌کند و همکاری بین کاربران تجاری و تیم‌های فناوری اطلاعات را تسهیل می‌کند.
نماد مدل سازی تصمیم گیری (DMN)
DMN یک زبان استاندارد برای توصیف و مدل سازی تصمیمات تجاری قابل تکرار است. این مدل، به راحتی توسط کاربران تجاری و تیم‌های فناوری اطلاعات قابل استفاده است و همکاری در مورد مدیریت تصمیم گیری و قوانین تجاری را ساده‌تر می‌کند.
ارکستراسیون میکروسرویس‌ها
میکروسرویس‌ها، نوعی معماری برنامه هستند. در این سیستم، یک برنامه کاربردی از سرویس‌های کوچک و مستقل تشکیل شده که از طریق API های تعریف شده ارتباط برقرار می‌کنند. هر سرویس، متعلق به یک تیم توسعه است که مسئولیت طراحی و پیاده سازی سرویس را بر عهده دارد.
استفاده از معماری میکروسرویس به تیم‌ها اجازه میدهد تا خلاق‌تر و چابک‌تر باشند و ویژگی‌های جدید را با سرعت بیشتری توسعه داده و منتشر کنند.
سیستم مدیریت قوانین کسب و کار (BRMS)
BRMS، پلتفرم مدیریت تصمیم گیری جامعی است که به سازمان‌ها امکان می‌دهند قوانین کسب و کار را به صورت مقیاس پذیر، در سراسر سازمان ایجاد، مدیریت و پیاده سازی کنند. همچنین، به سازمان‌ها توانایی تعریف، استقرار و مدیریت قوانین کسب و کار به همراه منطق تصمیم‌گیری را میدهد تا برنامه‌های کاربردی بتوانند به طور مداوم، سریع و با کمترین میزان مداخله انسانی، تصمیمات هوشمندانه بگیرند.
تفاوت BPMS، BPMN و BPM چیست؟
این مفاهیم، با مدیریت فرایند کسب و کار مرتبط هستند، اما با هم تفاوت‌هایی دارند. با خواندن تعریف هر کدام، تفاوت میان آنها را بهتر درک خواهید کرد:
- BPM چیست؟
BPM روشی برای مشاهده و کنترل فرایندهای موجود در سازمان است. این روش، موثر و مفید بودن فرایندها را مشخص می‌کند و در نهایت، منجر به افزایش بهره‌وری و سود میشود.
- BPMN چیست؟
استاندارد BPMN، مخفف عبارت Business Process Model & Notation و به معنی مجموعه‌ای از علائم، نشانه‌ها و شیوه‌های استاندارد برای مدل‌سازی فرایندهای کسب و کار است. در واقع، BPMN نوعی زبان استاندارد برای توصیف فرایندهای کسب و کار محسوب میشود که باعث درک آسان‌تر فرایندها و جریان اطلاعات موجود در آنها میشود.
- BPMS چیست؟
BPMS، فرم کوتاه عبارت Business Process Management System به معنی سیستم یا نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار است و در طراحی، مدل سازی، اجرا و اتوماسیون به سازمان‌ها کمک می‌کند. BPMS با بهبود مجموعه‌ای از وظایف و فعالیت‌ها، منجر به تحقق اهداف سازمانی خواهد شد. شما می‌توانید در مقاله BPMS چیست و چرا برای هر سازمانی لازم است، به طور کامل با BPMS آشنا شوید.
تفاوت BPMS و BPM چیست؟
به طور کلی، BPM یک متد، تکنیک یا روش کار است، اما BPMS مجموعه تکنولوژی‌هایی است که به ساخت اپلیکیشن‌ها یا سیستم‌های نرم افزاری جهت اتوماتیک کردن فرآیندها کمک می‌کند.
BPMS، یک نرم افزار سازمانی است که به افراد سازمان امکان میدهد تا چرخه BPM را پیاده سازی و اجرا کنند.
سیستم BPMS، به منظور مکانیزه کردن فرآیندها مورد استفاده قرار می‌گیرد و می‌تواند برای طیف وسیعی از تکنولوژی‌های اتوماسیون فرآیند کاربرد داشته باشد.
سوالات متداول
مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM چیست؟
BPM، مخفف Business Process Management، روشی برای مشاهده و کنترل فرآیندهای کسب و کار است. این روش، موثر و مفید بودن فرآیندها را مشخص می‌کند و در نهایت، منجر به افزایش بهره‌وری و سود میشود.
چرا باید از مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) استفاده کنیم؟
- برای شناسایی و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار
- تبدیل فرایندهای دستی به فرایندهای خودکار
- کاهش هزینه‌های اضافی و افزایش بهره‌وری
آیا مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) برای هر کسب و کاری مفید است؟
BPM به عنوان نوعی روش سازماندهی و بهبود فرایندهای کسب و کار، برای هر نوع کسب و کاری و در هر اندازه‌ای کارآمد و مفید است.
سخن پایانی
گفتیم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)، روشی است برای بررسی، سازماندهی و کنترل فرآیندهایی که در یک سازمان اجرا میشود. این متدلوژی موثر در شرایط بحرانی برای ایجاد اطمینان از موثر و کارآمد بودن فرآیندهای موجود، به کمک شما می‌آید.
با نرم افزار BPM یا همان BPMS، می‌توانید فرآیندهای روزانه را بررسی کنید تا گلوگاه‌های موجود را شناسایی کرده و آنها را کاهش دهید، هزینه‌های سازمان را کنترل کنید، فرآیندها را بهبود ببخشید و از موثر بودن افرادی که در فرآیندها درگیر هستند، مطمئن شوید.