تحلیلگر کسب و کار کیست؟ مهارت های لازم برای تحلیلگر کسب و کار
تحلیلگر کسب و کار، فردی است که با شناسایی نیازها، مسائل و فرصتهای یک سازمان، میان اهداف کسب و کار و راهکارهای اجرایی ارتباط برقرار میکند. او میان مدیران، ذینفعان و تیمهای اجرایی نقش واسطه بر عهده دارد و مسئول تبدیل نیازهای کلی کسب و کار به الزامات مشخص و قابل اجرا است. این نقش در بهبود فرایندها، افزایش بهرهوری، کاهش ریسک و ایجاد ارزش پایدار برای سازمان اهمیت بالایی دارد و به سازمان کمک میکند تصمیمهای دقیقتر و اثربخشتری اتخاذ کند. امروز به طور کامل با تحلیلگر فرایند کسب و کار و مهارتهای او آشنا میشویم.
تحلیلگر کسب و کار کیست؟
تحلیلگر کسب و کار (Business Analyst)، فردی است که از طریق تجزیه و تحلیل دادهها به بهبود فرایندها، محصولات، خدمات و نرم افزارها کمک میکند. یک تحلیلگر فرایند، مسئولیت ساختاردهی به اطلاعات گسترده در چارچوب فرایند را بر عهده دارد. علاوه بر این، به رهبران کسب و کار کمک میکند تا از طریق مدل سازی یا شبیه سازی همه سناریوها تصمیم بگیرند. تحلیلگران فرایند کسب و کار بر روی مناطق حیاتی کار میکنند تا عملکرد کسب و کار را بر اساس شرایط بازار بهبود ببخشند.
بنابراین تحلیلگران کسب و کار، ستون اصلی سازمان را تشکیل میدهند، چرا که ضمن هماهنگی با اهداف سازمان، به تصمیم گیرندگان در تصمیم گیری کمک میکنند.
تحلیلگر کسب و کار، تسهیل کننده، ارتباط دهنده، مذاکره کننده و عامل تغییر به حساب میآید. او باید نیازها و اهداف کسب و کار را به خوبی درک کند تا بتواند راه حلهای فناوری را در نظر بگیرد.
هر چند دانش، تجربیات، مدارک، گواهینامهها، مهارتهای مرتبط با حوزه فعالیت، برای تحلیلگران کسب و کار بسیار مهم است، اما آنها برای موفقیت و تاثیرگذاری بیشتر نیازمند مهارتهای نرم هستند.
وظایف اصلی تحلیلگر کسب و کار چیست؟
وظایف اصلی یک تحلیلگر کسب و کار به شرح زیر است:
- شروع پروژه
در مرحله شروع پروژه، تحلیلگر کسب و کار مسئول شناسایی مسئله یا فرصت، تعریف دامنه پروژه و تعیین اهداف اصلی است. او ذینفعان کلیدی را شناسایی کرده و نیازها و انتظارات آنها را جمعآوری میکند تا تصویر روشنی از چرایی اجرای پروژه به دست آورد.
- برنامهریزی برای اجرا
در این مرحله، تحلیلگر کسب و کار به برنامهریزی نحوه اجرای تحلیل میپردازد و روشها، ابزارها و منابع مورد نیاز را مشخص میکند. همچنین الزامات کسب و کار مستندسازی شده و معیارهای موفقیت پروژه تعریف میشوند تا مسیر اجرای پروژه شفاف و قابل کنترل باشد.
- اجرای پروژه
اکنون، تحلیلگر کسب و کار وظیفه جمعآوری و تحلیل دادهها، بررسی فرایندهای موجود و مدلسازی وضعیت فعلی و وضعیت مطلوب را بر عهده دارد. او با برگزاری جلسات، مصاحبهها و کارگاهها، نیازهای ذینفعان را به راهکارهای عملی و قابل اجرا تبدیل میکند.
- کنترل و نظارت بر فرایند
در این مرحله، تحلیل گر کسب و کار بر پیشرفت فعالیتها نظارت کرده و اطمینان حاصل میکند که الزامات تعریف شده بهدرستی اجرا میشوند. او تغییرات، ریسکها و انحرافات احتمالی را شناسایی میکند و با ارائه بازخورد و اصلاحات لازم، پروژه را در مسیر اهداف تعیین شده نگه میدارد.
- جمعبندی پروژه
در پایان پروژه، تحلیل گر کسب و کار نتایج بهدستآمده را ارزیابی کرده و میزان تحقق اهداف و الزامات را بررسی میکند. مستندسازی درسآموختهها، ارائه گزارش نهایی و انتقال دانش به ذینفعان، از مهمترین وظایف او در این مرحله است.
مهارت های تحلیلگر کسب و کار چیست؟
همان طور که گفتیم، تحلیلگران کسب و کار باید در مسیری حرکت کنند که شامل بسیاری از مهارتهای انسان محور است تا فناوری محور. در ادامه برخی از ویژگیها و مهارت های شخصی مورد نیاز تحلیلگران فرایند کسب و کار را به شما معرفی میکنیم:
- مهارتهای ارتباطی
تحلیلگران کسب و کار برای برقراری ارتباط باید با ذینفعان مختلف، باید مهارتهای ارتباطی مناسبی داشته باشند. آنها باید ارزش کار خود را بدانند و بتوانند آن را برای ذینفعان توضیح دهند. این موضوع، شامل متقاعد کردن افراد برای فعالیت در حوزههایی است که ممکن است اولویت اصلی آنها نباشد. خوب است بدانید که استفاده از اشکال مختلف ارتباط، مانند: کارگاهها و جلسات میتواند برای همراهی با ذینفعان به تحلیلگران کسب و کار کمک کند.
مهارتهای ارتباط خوب، شامل دو مهارت کلامی و نوشتاری است. آن دسته از تحلیلگران کسب و کار که مهارتهای کلامی خوبی دارند، اما در مهارتهای نوشتاری چندان قدرتمند نیستند، میتوانند از خدمات نوشتاری نویسندگان ماهر کمک بگیرند.
- مهارتهای فردی
یک تحلیلگر کسب و کار، باید هنگام صحبت با افراد در وظایف شغلی متنوع و در سطوح سازمانی مختلف، کاملا راحت باشد. او باید با زبان مخاطبی که با او در حال صحبت است، حرف بزند، نه با اصطلاحات فنی و پیچیده.
علاوه براین، باید بتواند با افرادی که به مزایای رقابتی دست پیدا میکنند، در قالب یک تیم همکاری کند.
همچنین، ممکن است لازم باشد با تیمهای مجازی کار کند که اعضای آن از لحاظ جغرافیای، مناطق زمانی، فرهنگها یا زبانهای بومی متفاوت هستند. در چنین شرایطی او باید سعی کند یک ارتباط راحت و روشن با اعضای تیم برقرار کند.
- مهارت گوش دادن فعال
تحلیلگران کسب و کار با استفاده از مهارت گوش دادن فعال، مطمئن میشوند که صحبتهای همه ذینفعان را میشنوند. آنها ضمن درک اهمیت ارتباط چشمی با سخنرانان، سعی میکنند احساس خود را نسبت به سخنان آنها تشخیص دهند. از آنجا که لغات و زبان بدن برای تحلیلگران کسب و کار اهمیت زیادی دارد، آنها باید بدانند هر گونه حواس پرتی داخلی یا خارجی را چگونه حذف کنند.
یک تحلیلگر کسب و کار موفق باید ذهنی باز داشته باشد، به این معنی که همه ورودیها را در نظر بگیرد و نظرات مختلف را تایید کند. بدون اینکه به خاطر اختلاف نظرها آشفته شود. چرا که همیشه ذینفعان مخالف وجود دارند. بنابراین، او باید قادر باشد این شرایط را به خوبی مدیریت کند.
- مهارت حل مسئله
یکی دیگر از مهارت های تحلیلگر فرایند کسب و کار، توانایی حل مسئله است. حل مسئله میتواند تفکر تحلیلی و تفکر خلاق را ترکیب کند. وقتی در یک سازمان مشکلی ایجاد میشود، راه حلها همیشه ساده و در دسترس نیستند. معمولا تحلیلگران باید سناریوها و عملیات متعددی را برای پیدا کردن راه حل مناسب بررسی کنند. درک مشکل شامل بررسی علائم آشکار به شکل تاثیر بر میزان هزینهها، فروش و معیارهای عملکردی است.
بررسی هر جنبه از موقعیت، زمینه و درک بیشتری از مسائل را برای شما فراهم میکند. همه طرفهای درگیر باید نظری داشته باشند و راه حلی ارائه دهند.
- تفکر تحلیلی
تحلیلگر کسب و کار باید اطلاعات را از منابع مختلف مانند: اسناد، نظرسنجیها، سیستمهای موجود و جلسات جمعآوری کرده و نیازها را تحلیل کند. او مشتاق تجزیه و تحلیل دادهها است و برای تحلیل آنها معمولا روشهای مختلفی دارد. تحلیلگران، تمایل دارند بدانند که با آنها چه کاری میتوانند انجام دهند و چگونه میتوانند معانی مختلف را از آنها استنباط کنند.
به طور کلی، مهارتهای تحلیلی برای اینکه بتوانید نیازهای کسب و کار را تفسیر کرده و آنها را به الزامات عملی تبدیل کنید، ضروری است.
- تفکر انتقادی
این شیوه به شما به عنوان یک تحلیلگر، کمک میکند تا نگاه عمیقتری به مسائل داشته باشید، راحتتر با مخاطبان کار کنید و بهترین نتیجه را برای کسب و کارتان رقم بزنید.
همچنین، با این روش تفکر میتوانید به سوالات پنهان در فرایندها و فعالیتهای سازمان پاسخ دهید. به بیان دیگر، به جای پذیرش هر اطلاعاتی که ارائه میشود، میتوانید به اطلاعات درست، ارزش واقعی و پیامدهای آنها دست پیدا کنید.
- مهارت چند رشتهای
هر چند بسیاری از تحلیلگران کسب و کار در زمینه فناوری اطلاعات حوزه مربوط به خود تخصص و تجربه دارند، اما معمولا در زمینههای نامرتبط نیز قادرند به سایرین کمک کنند. چنین افرادی راحتتر میتوانند اطلاعات را استخراج کنند، با سهامداران تعامل داشته باشند و به شناسایی فرصتها بپردازند. آنها راجع به بازار، روندهای تجاری، به روز رسانیها و… اطلاعات بیشتر و کارآمدتری دارند و فرآیندهای کسب و کار دانش عمیقتری به دست آوردهاند.
گستره وسیع دانش آنها، روشهای نوآورانهای برای ارائه ارزش در اختیارشان قرار میدهد. این تحلیلگران فرایند میتوانند از این دانش برای اعمال اطلاعات و تکنیکها در پروژههای فعلی استفاده کنند. بنابراین، یکی دیگر از مهارت های تحلیلگر فرایند کسب و کار، تسلط به مهارتهای چند رشتهای است.
- مهارت تسهیل تصمیم گیری
تحلیلگران کسب و کار، هنگام مشاوره با مدیران و توسعه دهندگان، نیاز به قضاوت صحیح دارند. پس از دریافت نظرات همه ذینفعان و ارزیابی موقعیت، آنها باید فرایند تصمیم گیری را تسهیل کنند. در واقع، هدف ایجاد تغییر درست است. تحلیلگران کسب و کار باید برای گرفتن تصمیمات درست به دیگران کمک کنند تا نیازها به درستی بر آورده شود.
تجزیه و تحلیل درست کسب و کار، شامل تعریف تمام تصمیماتی که باید گرفته شوند و همچنین، اطلاعاتی است که تصمیم گیرنده برای تصمیم گیری از آنها استفاده میکند. پس اگر میخواهید مخاطبانتان را به مشتری تبدیل کنید، باید مهارتهای تصمیم گیری خود را تقویت کنید.
- مهارت تفکر سیستمی
از دیگر مهارت های تحلیلگر فرایند کسب و کار، توان تفکر سیستمی است. هر چند که یک تحلیلگر کسب و کار باید جزئی نگر باشد، اما بهتر است به کلیات هم توجه کند. برای جستجوی تناقضات و بررسی تاثیرات، تحلیلگر باید نیازمندیها را در برابر آنچه که او در مورد کل سازمان، محیط کسب و کار و نرم افزارها میداند، بررسی کند. به طور کلی، یک تحلیلگر کسب و کار به درک تعاملات و روابط میان افراد، فرآیندها و تکنولوژیهای مربوط به سیستم نیاز دارد.
- مهارت یادگیری
تحلیلگران کسب و کار باید اصول جدید را درباره روش جدید نیازمندیها یا دامنه نرم افزار، یاد بگیرند. همچنین، آنها باید خوانندگان کارآمد و منتقدی باشند، چرا که مجبورند ماهیت موضوع را از میان اصول مختلف درک کنند. لازم نیست به عنوان یک تحلیلگر، در این حوزه متخصص باشید، پس برای رفع ابهامات سوال کنید و در مورد چیزهایی که نمیدانید صادق باشید.
- مهارت مشاهده
یک تحلیلگر کسب و کار موفق، با تماشای یک کاربر هنگام استفاده از نرم افزار موجود یا موقع انجام وظایفش، میتواند پیچیدگیهای خاصی را تشخیص دهد که امکان دارد کاربر به آنها فکر نکرده باشد. همچنین، برخی مواقع، مهارتهای مشاهده قوی، زمینههای جدیدی برای بحث و تبادل نظر در مورد استخراج نیازمندیها را در معرض دید قرار میدهد و در نتیجه نیازمندیهای تکمیلی را آشکار میکند.
- مهارت مدل سازی
مدلها تنوع زیادی دارند، از فلوچارتهای ساده، مدلهای تجزیه و تحلیل ساخت یافته تا نمادهایی به زبان مدل سازی یکپارچه (UML)، متنوعاند. میزان تسلط بر این مدلها بخشی از توانمندیهای هر تحلیلگر کسب و کار است.
برخی از آنها برای برقراری ارتباط با کاربران، برخی هنگام برقراری ارتباط با توسعه دهندگان و بعضی هم صرفا برای تجزیه و تحلیل بهبود نیازمندیها مفید و کارآمد هستند. یک تحلیل گر کسب و کار، در زمان انتخاب مدلهای خاص، باید از چگونگی ارزش افزایی آنها آگاهی پیدا کند. علاوه بر این، به آموزش سایر ذینفعان در رابطه با ارزش استفاده از این مدلها نیاز دارد.
- مهارت رهبری
یک تحلیلگر موثر و قدرتمند میتواند گروهی از ذینفعان را تحت تاثیر قرار دهد و آنها را برای یک هدف مشترک به حرکت درآورد. رهبری، به درک انواع تکنیکها برای مذاکره میان ذینفعان پروژه، حل اختلافات و در نهایت تصمیم گیری نیاز دارد. بنابراین، تحلیل گر کسب و کار، باید یک محیط مشترک برای ایجاد اعتماد میان گروههای ذینفع و افرادی که ممکن است درکی از نیازها و محدودیتها نداشته باشند، ایجاد کند.
- خلاقیت
بهترین تحلیلگران فرایند، افرادی هستند که سعی میکنند قابلیتهای نوآورانه محصول، بازارهای جدید و فرصتهای کسب و کار را تصور کرده و به راهکارهای خلاقانهای فکر کنند که مشتریان را متعجب، هیجان زده و خوشحال کند. از آنجا که آنها به اندازه کاربران محدود به حل مسئله نیستند، میتوانند ایدههای جدید و موثری ارائه دهند.
- دانش کامپیوتر
تحلیلگر کسب و کار، باید در استفاده از نرم افزارها و برنامههای تحلیلی تسلط کافی داشته باشد. چرا که رسم نمودارها و نقشهها و استفاده از آنها نیازمند استفاده از سیستم کامپیوتر است.
به طور کلی، باید بگوئیم در این مسیر، مهارتهای ارتباطی و علم رایانه مکمل یکدیگرند و مسلط نبودن بر یکی از این دو، نشان دهند ضعف تحلیلگر فرایند است.
روش کار تحلیلگر کسب و کار چگونه است؟
کار تحلیلگر کسب و کار (BA)، بر اساس مراحل زیر پیش میرود:
1. درک مسئله و هدف کسب و کار
تحلیلگر کسب و کار، کار خود را با شناسایی دقیق مسئله، فرصت یا نیاز سازمان آغاز میکند. در این مرحله اهداف کسب و کار، دامنه تحلیل و دلایل انجام پروژه مشخص میشود تا تحلیلها در مسیر درست هدایت شوند.
2. شناسایی ذینفعان
در این مرحله، تحلیلگر کسب و کار افراد و گروههایی را که بهطور مستقیم یا غیرمستقیم درگیر پروژه هستند، شناسایی میکند. شناخت نقش، انتظارات و میزان تأثیرگذاری ذینفعان برای مدیریت ارتباطات و تصمیمگیریهای مؤثر ضروری است.
3. جمعآوری نیازمندیها و اطلاعات
تحلیلگر با استفاده از روشهایی مانند مصاحبه، کارگاه، پرسش نامه و بررسی مستندات، نیازهای کسب و کار و محدودیتها را استخراج میکند. این مرحله بر درک واقعی نیازها متمرکز است.
4. تحلیل وضعیت موجود (As-Is)
در این مرحله، فرایندها، سیستمها و عملکرد فعلی سازمان بررسی و مدلسازی میشود. تحلیلگر نقاط ضعف، ناکارآمدیها و ریسکهای وضعیت موجود را شناسایی کرده و پایهای برای طراحی بهبودها فراهم میکند.
5. تحلیل وضعیت مطلوب (To-Be)
تحلیل گر کسب و کار، وضعیت آینده مطلوب را بر اساس اهداف سازمان طراحی میکند. این مرحله شامل تعریف تغییرات مورد نیاز، بهبود فرایندها، الزامات سیستمی و شاخصهای موفقیت است.
6. ارائه و ارزیابی راهکارها
اکنون راهکارهای مختلف برای رسیدن به وضعیت مطلوب، شناسایی شده و از نظر ارزش کسب و کار، هزینه، ریسک و امکانپذیری بررسی میشوند. تحلیلگر بهترین گزینهها را برای تصمیمگیری به مدیران پیشنهاد میدهد.
7. مستندسازی و انتقال نیازمندیها
تحلیلگر نیازمندیها و راهکارهای تأییدشده را بهصورت شفاف و ساختاریافته مستندسازی میکند تا مبنای اجرای پروژه توسط تیمهای فنی یا اجرایی قرار گیرد. این مرحله نقش مهمی در جلوگیری از فهم نادرست دارد.
8. پشتیبانی از اجرا و مدیریت تغییر
در زمان اجرای پروژه، تحلیلگر کسب و کار نقش حمایتی و نظارتی دارد و به رفع ابهامات، مدیریت تغییرات و همراستاسازی اجرای پروژه با نیازمندیهای تعریف شده کمک میکند.
9. ارزیابی نتایج و بهبود مستمر
در مرحله پایانی، نتایج اجرای راهکارها ارزیابی شده و میزان تحقق اهداف کسب و کار سنجیده میشود. تحلیلگر با مستندسازی درسآموختهها، زمینه بهبودهای آتی را فراهم میکند.
کلیک کنید تا به شما بگوییم چگونه کسب و کارتان را تحلیل کنید.
انواع تحلیل گر کسب و کار
- تحلیلگر داده (Data Analyst)
تحلیلگر داده بر جمعآوری، پاکسازی و تحلیل دادههای کمی تمرکز دارد تا الگوها، روندها و بینشهای تصمیمساز استخراج شود. او با استفاده از ابزارهای آماری و تحلیلی، عملکرد کسب و کار را ارزیابی کرده و نتایج تحلیلها را در قالب گزارشات و داشبوردها به مدیران ارائه میدهد.
- تحلیلگر سازمان (Organizational Analyst)
تحلیلگر سازمان، ساختار، فرهنگ، نقشها و روابط درونسازمانی را بررسی میکند تا میزان همراستایی آنها با اهداف استراتژیک مشخص شود. هدف این نقش، بهبود کارایی سازمان، شفاف سازی مسئولیتها و تسهیل مدیریت تغییر در سازمان است.
- تحلیلگر فرایند (Process Analyst)
تحلیلگر فرایند بر شناسایی، مدلسازی و بهبود فرایندهای کسب و کار متمرکز است. او با تحلیل وضعیت موجود و طراحی فرایندهای بهینه، به کاهش هزینهها، افزایش بهرهوری و بهبود کیفیت خدمات یا محصولات کمک میکند.
- تحلیلگر سیستم (System Analyst)
تحلیلگر سیستم، نقش واسط میان نیازهای کسب و کار و راهکارهای فناورانه ایفا میکند. او الزامات کسب و کار را به مشخصات فنی سیستمها ترجمه کرده و در طراحی، پیادهسازی و بهبود سیستمهای اطلاعاتی مشارکت دارد.
چرا سازمان ها به تحلیل گر کسب و کار نیاز دارند؟
سازمانها به تحلیلگر کسب و کار احتیاج دارند، چون این نقش، مانند یک پل ارتباطی بین «نیازهای کسب و کار» و «راهکارهای اجرایی» عمل میکند. بدون این نقش، بسیاری از پروژهها یا به نتیجه مطلوب نمیرسند یا هزینه و زمان زیادی هدر میدهند.
مهمترین دلایل نیاز سازمانها به تحلیلگر کسب و کار:
- شناسایی درست و دقیق مسئله
- تبدیل نیازهای مبهم به راهکارهای قابل اجرا
- کاهش ریسک و هزینههای پروژهها
- بهبود فرایندهای سازمان
- هماهنگی میان ذینفعان مختلف
- تصمیمگیری مبتنی بر داده
- افزایش احتمال موفقیت پروژههای تحول دیجیتال
تفاوت تحلیلگر کسب و کار و یک تحلیلگر داده چیست؟
تحلیلگر کسب و کار، روی شناسایی نیازهای سازمان، بهبود فرایندها و ارائه راهکار برای حل مسائل کسب و کار تمرکز دارد و بیشتر با ذینفعان، مستندسازی نیازمندیها و طراحی راهحل سروکار دارد؛ در حالیکه تحلیلگر داده تمرکزش بر جمعآوری، پردازش و تحلیل دادهها برای استخراج الگوها و ارائه بینشهای عددی است و بیشتر با ابزارهایی مثل SQL، اکسل یا ابزارهای داشبوردسازی کار میکند. به طور خلاصه، تحلیل گر کسب و کار میپرسد «چه مسئلهای را چگونه باید حل کنیم؟» و تحلیلگر داده بررسی میکند «دادهها درباره این مسئله چه میگویند؟»
سوالات متداول
تحلیلگر کسب و کار کیست؟
تحلیل گر کسب و کار، فردی است که مسئول شناسایی نیازهای کسب و کار، مشتریان و ذینفعان بوده و با هدف اینکه راهکارهای لازم برای رفع این نیازها و مشکلات موجود در کسب و کار، فعالیت میکند.
یک تحلیلگر کسب و کار واقعاً چه کاری انجام میدهد؟
شغل یک تحلیلگر کسب و کار (BA)، چند وجهی است، اما در اصل، نقش او «ارائهدهنده راه حل» است. وقتی یک کسب و کار با مشکلی مواجه میشود، وظیفه تحلیلگر کسب و کار، بررسی و تعریف نیازهای کسب و کار و ثبت الزامات برای ارائه نتایج است.
چه مهارتهایی برای یک تحلیلگر کسب و کار لازم است؟
مهارتهای اصلی تحلیل گر کسب و کار:
- مهارت ارتباطی خوب
- کنجکاوی
- حل کننده مسئله
- متفکر انتقادی
- تصویرگر
- جزئی نگر و کلی نگر
- آشنایی با زبانهای آماری
چهار نوع تحلیل کسب و کار کدامند؟
- تحلیل توصیفی
- تحلیل تشخیصی
- تحلیل پیش بینانه
- تحلیل تجویزی
سخن پایانی
تحلیلگر کسب و کار، فردی است که با شناسایی نیازها، مسائل و فرصتهای یک سازمان، میان اهداف کسب و کار و راهکارهای اجرایی ارتباط برقرار میکند. او میان مدیران، ذینفعان و تیمهای اجرایی نقش واسطه بر عهده دارد و مسئول تبدیل نیازهای کلی کسب و کار به الزامات مشخص و قابل اجرا است.
یک تحلیلگر کسب و کار، به یادگیری و ارتقای مهارتها و ویژگیهایی نیاز دارد که او را از نظر ارتباطی و فنی، قدرتمند و ایده آل نشان دهد. اگر تحلیلگر همه مهارتهایی که به آنها اشاره کردیم را به اندازه کافی در اختیار داشته باشد، میتوانید به موفقیت پروژههای سازمانتان مطمئن باشید.