چرخه حیات مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟ مراحل چرخه عمر BPM کدام است؟
چرخه حیات مدیریت فرایند کسب و کار یا چرخه عمر BPM، مسیری است که کسب و کارها برای بهینه‌سازی، کنترل و بهبود مستمر فرایندهای تجاری خود طی میکنند. این چرخه، مجموعه‌ای از فعالیت‌های پیوسته و تکرارشونده است که از طراحی و مدل‌سازی اولیه یک فرایند آغاز شده و تا اجرا، پایش، تحلیل و در نهایت اصلاح و بهبود آن فرایند ادامه پیدا میکند. درک عمیق و اجرای صحیح هر مرحله از این چرخه، نقشی مهمی در دستیابی به کارایی عملیاتی، افزایش رضایت مشتری و حفظ مزیت رقابتی پایدار در دنیای کسب و کار بر عهده دارد.
امروز راجع به چرخه حیات مدیریت فرایند کسب و کار یا همان چرخه عمر bpm صحبت می‌کنیم و به شما خواهیم گفت برای پیاده سازی موفق مدیریت فرایند در سازمانتان چه مراحلی را باید طی کنید.
مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM چیست؟
همان طور که در مطالب قبلی اشاره کردیم، BPM یک رویکرد سیستماتیک است که سازمانها از آن برای طراحی، مدل سازی، اجرا، نظارت و بهینه سازی فرایندهای استاندارد کسب و کار استفاده میکنند.
این سوال را که «چه کسی، چه کاری را در چه زمانی و با چه ابزاری انجام می‌دهد؟» می‌توانید به راحتی با BPM پاسخ دهید. زیرا تمام حوزه‌های یک سازمان، یعنی کارکنان، سیستم‌ها، مشتریان، تامین کنندگان و شرکا را شامل میشود. بنابراین، با BPM می‌توانید تمام فرایندها را تعریف کرده و آنها را به طور شفاف منعکس کنید.
اما در صورتی که فرایندها سازماندهی نشده باشند، کسب و کار شما برای مشکلات و اختلالات احتمالی، آمادگی لازم را به دست نمی‌آورد و در معرض شکست قرار می‌گیرد. برای حل این مسئله، کسب و کارها باید تاثیر شکست‌های فرایندی را درک کرده و در اجرای چرخه عمر مدیریت کسب و کار تلاش کنند.
کلیک کنید تا به طور کامل با سیستم BPM آشنا شوید.
انواع مختلف مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟
سیستم‌های BPM بر اساس اهدافشان دسته بندی می‌شوند. در این بخش به 3 نوع مدیریت فرآیند کسب و کار اشاره می‌کنیم:
سیستم BPM ادغام محور
سیستم مدیریت فرایند یکپارچه محور، پردازش‌هایی را انجام می‌دهد که در میان سیستم‌های موجود شما مانند HRMS، CRM و ERP قرار دارند، بدون آنکه نیروی انسانی درگیر کنند. یکپارچه سازی سیستم‌های مدیریت فرایند کسب و کار دارای اتصالات گسترده و دسترسی API است تا بتواند فرایندهایی را ایجاد کند که ساده‌تر و سریع‌تر حرکت کنند.
سیستم BPM انسان محور
سیستم مدیریت فرایند انسان محور، برای آن دسته از فرایندهایی مناسب است که معمولا توسط انسان‌ها انجام می‌شوند. این سیستم عامل‌ها برای ایجاد یک رابط کاربری دوستانه، اعلان‌های آسان و ردیابی سریع، بسیار موثر و کارآمد هستند.
سیستم BPM سند محور
سیستم مدیریت فرایند سند محور، زمانی موثر است که یک سند (مانند یک قرارداد یا یک توافق نامه) در هسته اصلی فرایند وجود داشته باشد. سیستم سند محور، فرایند مسیریابی، قالب بندی، تایید و امضای سند را هنگام انجام فعالیت‌ها از طریق گردش کار امکان پذیر میکند.
هرچند که اکثر سیستم‌های چرخه حیات مدیریت فرایند کسب و کار، می‌توانند شامل عناصر هریک از این موارد باشند، اما معمولا هر کدام بر اساس تخصص منحصر به فرد خود فعالیت میکنند.
چرخه حیات مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟
همه سازمانها (بدون در نظر گرفتن اندازه آنها)، فرایندهایی دارند که می‌تواند بهبود پیدا کند، اما بسیاری از آنها برای انجام این کار به تخصص فرایند دسترسی ندارند. درک دقیق و کامل BPM، به شما کمک میکند تا به دنبال افزایش کارایی فرایند، بتوانید درست و آگاهانه تصمیم بگیرید. فعالیت‌های مختلف BPM را می‌توانید در یک حلقه کنترل که جزء مرکزی مدیریت فرایند است، نشان دهید. این موضوع، با ارائه بینشی دقیق از چشم انداز فرایند، پتانسیل بهینه سازی را آشکار میکند.
از آنجا که کسب و کارها به صورت پویا و مستمر، به تنظیم فرایندها و اهداف تجاری خود می‌پردازند تا آنها را بهینه سازی کنند، مراحل چرخه حیات مدیریت فرایند کسب و کار یا چرخه عمر BPM نیز به طور مکرر اجرا میشود.
چرخه حیات سیستم مدیریت فرایند کسب و کار، فرایندی شامل 5 مرحله است که در ادامه به معرفی و بررسی آنها می‌پردازیم:
1. طراحی
در آغاز کار، سازمان شما ذینفعان و فرایندهای کمتری خواهد داشت و تنظیم و اجرای فرایندهای کسب و کار برای شما بسیار ساده خواهد بود. اما گسترش فرایندها، آنها را در قالب الگوهای قابل پیش بینی قرار می‌دهد. تیم‌های کسب و کار نیز دیگر نمی‌توانند فرایندها را مدیریت کنند. چرا که تمرکز نیروی انسانی بر روی چنین فرایندهای گسترده و یکنواختی منجر به بروز خطا و ایجاد مشکل خواهد شد.
مدیریت فرایند کسب و کار، به شما امکان می‌دهد که یک فرایند را به وظایف کوچکتر تقسیم کرده و هر فعالیت را به ذینفع مربوطه اختصاص دهید. قابلیت جمع آوری داده‌ها در هر مرحله و گسترش آنها در طول چرخه عمر فرایند، BPM را به یک راه حل جامع برای مدیریت فرایندها تبدیل میکند.
این به شما کمک میکند تا ضمن اجرای بدون نقص فرایندها، قوانین تجاری را نیز به خوبی رعایت کنید. همچنین، استفاده از نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) می‌تواند اختلالات و مشکلات ایجاد شده هنگام تغییر در فرایندها یا افزودن فرایندهای جدید را برطرف کند.
بنابراین، در مرحله اول از چرخه حیات مدیریت فرایند کسب و کار، فرایندهای موجود مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرند. علاوه بر این، اهداف خاصی تعریف شده که قرار است در نتیجه مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) به آن برسید.
همه می‌دانیم که یک سازمان دارای فرایندهای تجاری، دائما در حال تغییر است. به عنوان مثال، کارمندان جدید اضافه می‌شوند، ابزارهای جدید خریداری می‌شوند، فرایندهای قدیمی منسوخ می‌شوند، فرایندهای جاری نیاز به بهبود پیدا میکنند و… طراحی فرایندهای کسب و کار به شما کمک میکند این فرایندها را شناسایی و مدل‌سازی کنید تا به طور یکپارچه در چارچوب فعلی کسب و کار شما قرار بگیرند.
2. مدل سازی
شما باید یک فرایند را در قالب دیجیتال نمایش دهید تا تیم‌ها توالی گردش کار را تجسم کنند و موتور گردش کار، دستورالعمل‌های شما را درک کند.
می‌توانید ابتدا فرایند را روی کاغذ ترسیم کنید و سپس آن را به یک فرایند دیجیتال تبدیل کنید. در درنهایت، آن را در سیستم جریان داده و اجرا کنید.
مدل سازی فرایند را می‌توانید به عنوان یک تصویر گرافیکی که مراحل یک فرایند را به تصویر می‌کشد، در نظر بگیرید. به خاطر داشته باشید که برای کارامدتر کردن چارچوب فرایند، باید از این موضوع که اوضاع در حال حاضر چگونه است و در آینده می‌خواهید چگونه باشد، یک درک نسبی داشته باشید. مدل سازی BPM به شما کمک میکند این کار را با دید عمیق‌تر در فرایندهای خود اعمال کنید. می‌توانیم بگوئیم، در مرحله مدل‌سازی، کسب و کار شما فرایندهای جدیدی را انتخاب میکند. سپس، به صورت جداگانه و با توجه به نیازهای خود به توصیف آنها می‌پردازد. بر این اساس فرایندهای هدف را تعریف میکند
3. اجرا کردن
مرحله سوم چرخه حیات مدیریت فرایند کسب و کار، با عنوان مرحله اجرا، زمانی است که مدل جدید برای انجام فرایند جدید و مشاهده آن در عمل مورد آزمایش قرار می‌گیرد. شما هنوز نمی‌دانید گردش کار شما بدون خطاست یا نه. بنابراین، قبل از اجرا باید آن را توسط گروه کوچکی از کاربران در یک محیط آزمایشی اجرا کنید.
به این ترتیب، می‌توانید مطمئن شوید که همه چیز درست و دقیق کار میکند و جای هیچ نگرانی وجود ندارد. این موضوع بسیار مهم است، چرا که به ذینفعان اطمینان می‌دهد که این فرایند قابل اعتماد است.
حتی اگر زمانی که به مداخلات انسانی زیادی نیاز است، این فرایند همچنان به صورت دستی انجام می شود، بسیار توصیه می شود که از این فرصت استفاده کنید تا فرایندهای کسب و کار خود را خودکار کنید و از مزایایی بهره مند شوید که به سازمان شما کمک می کند کارآمدتر کار کند.
قبل از پخش زنده برای مخاطبان بزرگ‌تر، توصیه میشود که چرخه‌های زیادی از فرایند را از طریق یک گروه کوچکتر اجرا کنید تا مطمئن شوید که همه چیز به خوبی کار میکند و هرگونه نگرانی برطرف شده است. این بسیار مهم است زیرا این اطمینان را در همه ذینفعان ایجاد می کند که این فرایند قابل اعتماد است.
به طور کلی، در این مرحله، فرایندهای کسب و کار مدل شده، ثبت و مستندسازی می‌شوند. سپس در یک مدل فرایندی پیاده سازی شده و در سیستم IT داخلی منتشر و اجرا می‌شوند.
اگر کسب و کار شما برای هماهنگ کردن اقدامات با نتایج کلی کسب و کار، سیستم مناسب و موثری در اختیار نداشته باشد، انطباق فرایند به خطر می‌افتد. برای این منظور می‌توانید از یک BPMS کمک بگیرید و فرصت‌های اتوماسیون گردش کار موثری را برای بهینه سازی بیشتر فرایندها فراهم کنید.
نرم افزار BPMS راهبران به شما امکان می‌دهد تا فرایندهای خود را در یک ساختار منسجم و یکپارچه به سریع‌ترین، ساده‌ترین و دقیق‌ترین شکل ممکن پیاده سازی کنید.
4. نظارت
در این مرحله از چرخه حیات مدیریت فرایند کسب و کار، فرایندها به طور مستمر پایش و تحلیل می‌شوند. مقایسه مبتنی بر داده از فرایندهای واقعی با مشخصات هدف مدل‌سازی شده، پتانسیل بهینه سازی را نشان می‌دهد
برای انطباق پایدار فرایند، لازم است همیشه فرایندها را زیر نظر داشته باشید. وقتی فرایندها را در زمان واقعی نظارت و بررسی می‌کنید، می‌توانید ضمن جلوگیری از تنگناهای احتمالی، فرصت‌های بهبود را نیز شناسایی کنید. نظارت بر فرایند کسب و کار، گامی حیاتی در چرخه حیات مدیریت فرایند کسب و کار است. زیرا مزایای زیادی دارد و تنها افرادی که شناخت دقیقی از پتانسیل‌ها و نقاط بحرانی فرایندهای خود داشته باشند، می‌توانند راه حل‌ها و اقدامات دقیق را استخراج کرده و به بهترین شکل ممکن اجرا کنند.
سازمانها برای اجرای روان و موثر، به تعداد زیادی فرایند در سراسر عملکرد متکی هستند.
شما نمی‌توانید روند را در جای خود تنظیم و آن را فراموش کنید. نظارت بر اجرای BPM، تضمین میکند که کل چارچوب فرایند شما از آنچه لحظه به لحظه اتفاق می‌افتد، آگاه است و آن را به طور دقیق به فرایندهای تجاری نهایی تبدیل میکند. راه حل‌های BPM، معمولا اسناد و وظایف شما را اسکن میکنند تا کارایی آنها را در برابر معیارهای KPI اندازه گیری کنند.
یادتان باشد که شما نمی‌توانید چیزی را که نمی‌توانید اندازه گیری کنید، بهبود ببخشید. نظارت بر فرایند کسب و کار به شما کمک میکند تا دیدگاه‌های ملموسی برای اثبات کمی و کیفی فرایندهای کسب و کار خود به دست آورید.
5. بهینه سازی
اکنون زمان اقدام برای بهبود و بهینه سازی فرایندهاست. با مفاهیم کلاسیک بهینه سازی مانند روش کایزن یا شش سیگما، اهداف شما در زمینه نظارت و بهبود مستمر زمان‌های توان عملیاتی، کارایی هزینه و کاهش نرخ خطا محقق میشود.
همچنین، با وجود یک سیستم نظارتی مطلوب و مناسب، می‌توانید عملیات را به سمت بهینه سازی و بهبود فرایند هدایت کنید. بهینه سازی فرایندهای کسب و کار، به استفاده از معیارها و اندازه گیری‌های حیاتی برای بازبینی و بهینه سازی فرایندهای موجود اشاره میکند. وقتی در این مرحله از چرخه حیات مدیریت فرایند کسب و کار، فرایندهای خود را با موفقیت بهینه سازی می‌کنید، تلاش‌های بی نتیجه را به حداقل می‌رسانید، کیفیت خروجی‌ها را افزایش می‌دهید، تطبیق فرایندها را در نظر می‌گیرید، زمان اجرا را کاهش می‌دهید و هر گونه اصطکاک در فرایند را از بین می‌برید.
فرایندهای مستثنی شده (ایزوله) هرگز نمی‌توانند به پیشبرد اهداف سازمانی شما کمک کنند، چرا که در یک چرخه معیوب گرفتار می‌شوند. بهینه سازی چرخه حیات مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM به شما کمک میکند تا با تلاش در زمینه بهبود مستمر، همسویی فرایندهای فردی را با اهداف کلی کسب و کار خود تقویت کنید.
همان طور که می‌دانید، یک فرایند، مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست که برای ایجاد یک نتیجه در کنار هم قرار گرفته‌اند. با بهینه سازی کلی فعالیت‌های کسب و کار خود، کنترل بهتری بر حوادث ناگوار و ناکارآمدی‌ها خواهید داشت. خوب است بدانید که بهینه سازی معمولا با کمک تعدادی اتوماسیون فرایند تجاری و ابزارهای مدیریت فرایند انجام میشود.
کلیک کنید تا به شما بگوئیم روش شش سیگما چگونه منجر به بهبود فرایندهای کسب و کارتان میشود.
چرا BPM برای موفقیت کسب و کار شما مهم است؟
از آنجا که فرایندهای تجاری، هسته اصلی هر سازمان را تشکیل می‌دهد، باید عملکرد آنها بهینه سازی شود تا اهداف تعریف شده را برآورده کرده و در نهایت خود را از رقبا متمایز کنند. راه حل BPM، با یک دیدگاه دیجیتالی از کل کسب و کار، باعث میشود که سازمانها به طور مداوم ساختارها و فرایندهای خود را بررسی کرده و آنها را بهبود ببخشند. همچنین، پتانسیل‌ها و حوزه‌های تجاری جدید را شناسایی و از اطلاعات به دست آمده جهت همسوسازی فرایندها استفاده کنند. به این ترتیب، آنها با ارائه نیازهای مشتریان به شفافیت کامل در عملیات‌ها دست پیدا خواهند کرد. علاوه بر این، سرعت جریان فرایند را افزایش می‌دهند و انعطاف پذیری خود را از طریق اتوماسیون تقویت میکنند.
این بهینه سازی بهتر و اتوماسیون فرایندها، خطاها، مشکلات و اتلاف‌ها را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد و باعث صرفه جویی در زمان میشود.
از آنجا که چرخه مدیریت فرایند کسب و کار، نشان دهنده پایه‌های اولیه کارایی و بهره‌وری بالاتر در سازمان است، در دراز مدت، برای همگام شدن با زمان و موفقیت در بازار، ضروری به نظر می‌رسد.
ارتباط مدیریت فرایند با طول عمر فرایند چیست؟
مدیریت فرایند، از ابتدا تا انتهای عمر یک فرایند، از آن مراقبت میکند. این مدیریت، شامل تمام فعالیت‌هایی است که برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرایندهای کسب و کار انجام میشود تا به شما اطمینان دهد این فرایند، به بهترین شکل کار میکنند و به اهداف خود می‌رسد.
اما طول عمر فرایند، داستان کامل زندگی یک فرایند است، از زمانی که ایده آن مطرح میشود تا زمانی که شاید دیگر کاربردی نداشته باشد. این چرخه معمولاً شامل مراحل زیر است:
- طراحی
- مدل‌سازی
- اجرا (پیاده‌سازی)
- پایش
- تحلیل
- بهینه‌سازی یا انقضا
بنابراین فعالیت‌های مدیریت فرایند، در تمام مراحل طول عمر فرایند به کار گرفته می‌شوند. شما فرایند را در طول تمامی این مراحل، مدیریت می‌کنید. یک مدیریت فرایند دقیق و موثر، تضمین میکند که هر مرحله از این چرخه با دقت و تخصص انجام میشود. در نتیجه، فرایندها قدرتمند و پایدار خواهند بود.
سوالات متداول
مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM چیست؟
BPM یک رویکرد سیستماتیک است که سازمانها از آن برای طراحی، مدل سازی، اجرا، نظارت و بهینه سازی فرایندهای استاندارد کسب و کار استفاده میکنند.
انواع مختلف مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟
مدیریت فرایند کسب و کار به 3 دسته تقسیم میشود:
- سیستم مدیریت فرایند یکپارچه محور
- سیستم مدیریت فرایند انسان محور
- سیستم مدیریت فرایند سند محور
چرخه حیات مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟
چرخه حیات BPM، یک نقشه راه جامع است که به سازمانها کمک میکند تا فرایندهای خود را به طور مداوم مدیریت کرده و بهبود ببخشند.
مراحل چرخه حیات مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟
چرخه حیات BPM، شامل 5 مرحله است:
- طراحی
- مدل سازی
- اجرا
- نظارت
- بهینه سازی
سخن پایانی
چرخه حیات مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) مسیری است که سازمانها برای بهینه‌سازی، کنترل و بهبود مستمر فرایندهای تجاری خود طی میکنند. این چرخه، شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌های پیوسته و تکرارشونده است که از طراحی و مدل سازی آغاز شده، با اجرا و نظارت، ادامه پیدا میکند و در نهایت، به بهینه سازی فرایندها ختم میشود. اجرای متدولوژی BPM و تسلط بر چرخه حیات مدیریت فرایند کسب و کار، به شما اطمینان می‌دهد که فرایندهای سازمانتان را کاملا موثر، قدرتمند و دقیق اجرا می‌کنید.