آشنایی با سیستم مدیریت پروژه سازمانی؛ epm برای کدام سازمان‌ها مناسب است؟
در سال‌های اخیر، افزایش سرعت گردش اطلاعات، شدت و سرعت تحولات محیط کسب و کار را به میزان قابل توجهی افزایش داده است. به همین دلیل، سازمان‌ها به دنبال یافتن راهکارهایی برای مدیریت و کنترل دقیق فرآیندهای سازمان هستند. یکی از این راهکارها، مدیریت پروژه سازمانی (epm) است.
سازمان‌ها با اجرای epm ، ضمن آگاهی از وضعیت کسب و کار، می‌توانند از اتلاف منابع نیز جلوگیری کنند. با ما همراه باشید تا راجع مدیریت پروژه سازمانی بیشتر صحبت کنیم.
مدیریت پروژه سازمانی یا Epm چیست؟
پروژه‌ها، عناصر اساسی موفقیت یک شرکت به حساب می‌آیند و سازمان‌ها برای اجرای روان و کارآمد آنها به مدیریت پروژه تکیه می‌کنند.
مدیریت پروژه سازمانی (Enterprise Project Management) یا epm، مدیریت پروژه‌های متعدد در سراسر سازمان است که این امر مستلزم توسعه فرآیندهای استاندارد برای ساده سازی مدیریت پروژه در کل مجموعه است. به بیان دیگر، مدیریت پروژه سازمانی opm، بر پروژه‌های مختلفی که همزمان در بخش‌های مختلف انجام می‌شوند، نظارت می‌کند تا مطمئن شود که آنها اهداف و انتظارات سازمان را برآورده خواهند کرد. این راهکار توسط شرکت Microsoft و بر پایه مجموعه‌ای از نرم افزارها ارائه شد.
راهکار epm، ضمن اینکه منجر به ارتباط بهتر و موثرتر اعضای پروژه می‌شود، می‌تواند افزایش بهره وری، افزایش میزان سود و بهبود شیوه‌های مدیریت پروژه را نیز به همراه داشته باشد.
هدف epm، برقراری پیوند میان اهداف سازمان و اهداف پروژه‌های در حال انجام است تا جایی که مطمئن شوید منابع کسب و کار شما در مسیر مناسب هدایت شده‌اند.
بررسی عناصر مدیریت پروژه سازمانی
عناصر epm به 7 بخش تقسیم می‌شوند. در ادامه این بخش‌ها را معرفی و بررسی خواهیم کرد.
-
تحلیل ریسک
تجزیه و تحلیل ریسک، تاثیر کمی خطرات بر روی پروژه‌ها را شناسایی، بررسی و ارزیابی می‌کند تا اقدامات مناسب برای کاهش آنها انجام شود. از آنجا که تحلیل ریسک، به دانش و تجربه کامل در مورد سازمان و پروژه، نیاز دارد، یک فرآیند نسبتا پیچیده به شمار می‌رود. برای مدیریت کارآمد و موثر این بخش می‌توانید تعدادی از استانداردهای EPM را اعمال کنید. مانند:
- ایجاد معیاری برای اندازه گیری خطرات پیش بینی شده، خطرات جاری و ذخایر احتمالی
- استفاده از تکنیک تخمین پروژه که امکان کاهش ریسک را از طریق برنامه‌های احتمالی فراهم می‌کند.
تلفیق تجزیه و تحلیل ریسک با فرآیندهای EPM می‌تواند به تیم پروژه در هنگام تصمیم گیری در مورد میزان پذیرش ریسک، قدرت مدیریت و کنترل بیشتری بدهد.
-
برآورد ساختاری
برآورد پروژه از اجزای کلیدی مدیریت پروژه و شامل برآورد هزینه‌ها، منابع و زمان پروژه است. برای این منظور، EPM استانداردهایی را تعیین می‌کند. به عنوان مثال، دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO)، چرخه زندگی استاندارد برای تحویل پروژه را تعریف کرده و نمونه‌ای از پروژه‌های قبلی را برای مدیران پروژه ارائه می‌دهد.
-
بررسی پروژه
بررسی دوره‌ای پروژه‌ها، پیشرفت پروژه‌های جاری و خطرات احتمالی را بررسی می‌کند. EPMO، می‌تواند 4 نوع بررسی انجام دهد: تعهد پروژه، راه اندازی پروژه، پیشرفت پروژه و بسته شدن پروژه. هدف از این بررسی‌ها، علاوه بر ارزیابی استانداردهای پروژه و مسائل مربوط به آن، پاسخ به این سوال است که آیا برای کاهش خطر، انجام به روز رسانی لازم است، یا نه.
یکی از رویکردهای بررسی پروژه، اختصاص رنگ‌هایی است که میزان اهمیت برای جنبه‌های مختلف پروژه مانند مشتری، تیم، بودجه و… را نشان می‌دهد. این رنگ‌ها معمولا با «قرمز»، «زرد» و «سبز» مشخص می‌شوند. به این ترتیب شما می‌توانید فوریت‌های اساسی را مطرح کرده و در جلسات سازمان، آنها را کنترل و مدیریت کنید.
-
رهبری مدیریت پروژه
مدیریت پروژه، بدون آموزش و منابع کافی، سخت و استرس زا است. EPMOs ضمن ارائه آموزش برای کمک به مدیران پروژه در توسعه و فراگیری مهارت‌های فنی و مدیریتی مورد نیاز، در PMOs نیز سرمایه گذاری می‌کند. علاوه بر این، EPMO مدیران پروژه را راهنمایی می‌کند تا هنگام برنامه ریزی، اجرای پروژه، تصمیم گیری و حل مشکلات از آنها پشتیبانی کنند.
به خاطر داشته باشید که آموزش، می‌تواند توسط کارشناسان مدیریت پروژه داخلی یا منابع خارجی ارائه شود.
-
مدیریت مسائل تشدید شده
تشدید مدیریت پروژه، مسئل را به سطح بالاتری از اولویت‌ها انتقال می‌دهد. ممکن است برای کنترل این مسائل به مداخله تیم اجرایی نیاز پیدا کنید. EPMO، مسئول ایجاد قوانین و فرآیندهای مشترک برای بهبود سیستم مدیریت مسئله است که در بخش‌های مختلف اعمال می‌شود.
سامانه مدیریت پروژه سازمانی، لیستی از موضوعاتی که به طور مکرر باز شده‌اند را در جلسات مدیریت بررسی می‌کند تا دلایل مشترک این مسائل را مشخص کرده و تغییرات لازم در بخش مختلف سازمانی را پیشنهاد دهد.
-
حسابداری زمان
در چرخه عمر پروژه، «زمان» نقش مهمی دارد. داشتن یک سیستم ردیابی زمان، امکان اندازه گیری دقیق زمان صرف شده برای یک پروژه را فراهم می‌کند. دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO)، می‌تواند از داده‌های جدول زمانی هر تیم برای توسعه دستورالعمل‌های برنامه ریزی و پیش بینی پروژه‌های آینده استفاده کند.
-
سیستم اطلاعاتی
سیستم اطلاعاتی به منزله ستون فقرات EPM به شمار می‌آید. استفاده از نرم افزار قدرتمند مدیریت پروژه‌های سازمانی می‌تواند در انجام برنامه ریزی، ارائه گزارش و ردیابی پروژه، زمان زیادی را ذخیره کند.
راهکار Microsoft EPM
راهکار EPM مایکروسافت، نوعی توسعه نرم افزار مدیرت پروژه Microsoft Project است که به سازمان را در جهت مدیریت یکپارچه کلیه پروژه‌ها کمک کرده و قابلیت یکپارچه شدن با کلیه نرم افزارهای مایکروسافت را نیز دارد. مواردی مانند: محیط کاربر پسند، امکان مدیریت منابع، مدیریت ریسک، مدیریت ارتباطات، هماهنگی پروژه، امکان استفاده از پورتال SharePoint Server از خصوصیات Microsoft EPM هستند.
اجزای اصلی Microsoft EPM شامل 3 نرم افزار اصلی است:
Microsoft Office Project Professional
ابزار مدیریت پروژه مایکروسافت، علاوه بر کاربرپسند بودن، قابلیت استفاده و انعطاف پذیری بالایی دارد.
قابلیت‌ها و امکانات:
- برنامه ریزی و کنترل فعالیت‌ها
- مدیریت بودجه
- مدیریت منابع
- قابلیت تولید انواع گزارشات مدیریتی
- قابلیت یکپارچه سازی با برنامه‌های Microsoft Office
Microsoft Office Project Server
نوعی پلتفرم انعطاف پذیر برای پشتیبانی از مدیریت منابع، برنامه ریزی و گزارش گیری به صورت هماهنگ و یکپارچه در راهکار EPM مایکروسافت است.
قابلیت‌ها و امکانات:
- امکان ذخیره اطلاعات پروژه، فعالیت‌ها و منابع به صورت کامل و متمرکز
- قابلیت یکپارچه سازی با Microsoft SharePoint Server و سایر سرورهای مایکروسافت
- امکان به اشتراک گذاری اطلاعات و پروژه‌ها
- امکان دسترسی کاربران مختلف با سطوح دسترسی گوناگون به صورت همزمان
- امکان کمک به مدیران جهت هدایت تیم و منابع پروژه برای بهره وری بیشتر
Microsoft Office Project Portfolio Server
راهکاری برای مدیریت سبد پروژه‌ها است که به سازمان‌ها برای شناسایی، اولویت بندی، انتخاب و مدیریت پروژه کمک می‌کند.
قابلیت‌ها و امکانات:
- ایجاد سبدهای مختلف پروژه و مدیریت آنها
- اولویت بندی پروژه‌ها بر اساس شاخص‌های پذیرفته شده
- امکان شناسایی پروژه‌ها بر اساس شاخص‌های مد نظر مدیریت
- امکان یکپارچه سازی با Project Server
- سازگاری و مطابقت پروژه با استراتژی‌های سازمانی و طرح کلی کسب و کار
- امکان شناسایی پروژه‌های بحرانی، پروژه‌های سودآور و…
امکانات زیر ساخت نرم افزاری مدیریت پروژه سازمانی چیست؟
در این بخش برخی از امکانات EPM را به شما معرفی می‌کنیم:
- استفاده از قوی‌ترین پروتکل‌های امنیتی
- پشتیبانی از Versioning
- محیط کاربر پسند با قابلیت تغییر Theme
- پشتیبانی کامل از سه استاندارد مدل سازی ERD، CMMN و DMN
- امکان تعریف KPI برای انواع گزارش‌ها
- تغییر پذیری و قابلیت توسعه سریع فرآیندها، روش‌ها و فرم‌ها
- امکان نصب بر روی انواع دیتابیس
- تحت وب و با امکان استفاده از نرم افزار به وسیله کامپیوتر، لپ تاپ، تبلت و موبایل
- استقرار در بستر زیرساخت توسعه سریع نرم افزار
ضرورت پیاده سازی مدیریت پروژه سازمانی چیست؟
برنامه مدیریت پروژه سازمانی، نوعی پلتفرم انعطاف پذیر به شمار می‌رود که برای اتوماتیک کردن فرآیندهای مدیریت پروژه و مدیریت پورتفولیو (PPM)، توسط سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
انعطاف پذیری بالای مجموعه نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی و یکپارچگی کامل آن با بسته Office، مدیریت موثر منابع سازمان، مدیریت کامل، صحیح و یکپارچه طرح‌ها، یکپارچه سازی و هماهنگی در فضاهای کاری، اندازه گیری عملکرد کلی سازمان، کنترل دقیق و کارآمد پروژه‌ها و طرح‌های سازمان را به دنبال دارد. همچنین به شما توانایی لازم برای شناسایی مشکلات بالقوه و گرفتن تصمیمات بهتر را خواهد داد. بنابراین می‌توانید سود سازمان را به حداکثر رسانده و کارایی عملیاتی آن را افزایش دهید.
مزایای سیستم مدیریت پروژه سازمانی چیست؟
مزایای EPM عبارت است از:
- نظارت دقیق بر استانداردها و پروژه‌ها
- ثبت کلیه اطلاعات در یک انبار مرکزی
- مدیریت بهینه و اصولی منابع سازمانی
- اندازه گیری و ردیابی عملکرد و کارایی پروژه‌ها
- ایجاد نوعی نگرش کلی نسبت به برنامه‌های در حال اجرا
- ارائه گزارشات خودکار، کارآمد و موثر
- ارتقا و بهبود فضای همکاری
- کنترل دقیق‌تر هزینه‌ها
- کنترل و کاهش خطرات
عوامل موفقیت مدیریت پروژه سازمانی چیست؟
همان طور که در بخش قبل اشاره کردیم، EPM مزایای زیادی دارد. مهم‌تر از همه این است که EPM می‌تواند به شما اطمینان دهد که هر پروژه در خدمت اهداف کلی سازمان است. این موضوع، به پروژه‌ها کمک می‌کند تا از بهترین روش پیروی کرده و به اهداف یکسانی برسند. همچنین، از دانش یکسانی برای غلبه بر مسائل و خطرات استفاده کنند. علاوه بر این، EPM می‌تواند از طریق ارائه یک چارچوب یکنواخت برای گزارش دادن و متمرکز کردن پشتیبانی مدیریت پروژه، به شما کمک کند.
مدیریت پروژه سازمانی برای کدام سازمان‌ها مناسب است؟
راهکار epm، برای سازمان‌ها، توان مدیریت دقیق پروژه‌ها، زمان، منابع و هزینه اجرای آنها را فراهم می‌کند. بنابراین سازمان‌ها می‌توانند به طور هدفمند و موثر، منابع خود را کنترل و اولویت بندی کنند. این راه حل برای مجموعه‌هایی طراحی شده که به مدیریت هماهنگ پروژه‌ها، امکانات بهینه سازی، نظارت یکپارچه بر تیم‌های اجرایی، استاندارد سازی پروژه‌ها، مدیریت متمرکز منابع سازمانی، گزارش گیری و تحلیل‌های پیشرفته نیاز دارند.
و در انتها…
گفتیم EPM راهکاری است که برای سازمان‌ها امکان مدیریت پیشرفته پروژه‌ها، منابع، زمان و هزینه‌ها را فراهم می‌کند. این راهکار توسط شرکت مایکروسافت و بر پایه مجموعه‌ای از نرم افزارها به منظور کنترل و مدیریت بهتر و موثرتر پروژه در سازمان ارائه شده است.
مدیریت پروژه جامع سازمانی (EPM)، یک محیط یکپارچه و مشارکتی برای سبد پروژه‌ها ایجاد می‌کند که این امر باعث آسان‌تر شدن فرآیند تصمیم گیری، بهبود سازگاری با استراتژی‌های کسب و کار، استفاده بهینه از منابع و در نهایت افزایش کارایی سازمان می‌شود.