دفتر مدیریت پروژه یا PMO چیست؟ اجرای استراتژی‌های کسب و کارتان را با PMO تضمین کنید
دفتر مدیریت پروژه یا PMO، یک ساختار سازمانی مهم است که وظیفه آن استانداردسازی فرایندهای مدیریت پروژه، تسهیل فرایند مدیریت و تخصیص منابع، متدها، ابزارها و تکنیک‌ها در سراسر سازمان است. PMO، به عنوان یک مرکز فرماندهی، به شما اطمینان می‌دهد که پروژهها به روشی منسجم، کارآمد و همسو با اهداف استراتژیک کسب و کار پیش می‌روند. این مطلب را تا انتها بخوانید تا به شما بگوییم دفتر مدیریت پروژه یا PMO چیست و چه کاربردی دارد.
دفتر مدیریت پروژه یا PMO چیست؟
دفتر مدیریت پروژه (Project Management Office) یا PMO، یک واحد یا بخش است که استانداردهای مدیریت پروژه را در سراسر یک سازمان تعریف، تضمین و حفظ میکند. یک PMO، با حفظ مستندات پروژه، مسیر و معیارهای کلیدی را برای اجرای پروژههای تحت حاکمیت خود ارائه می‌دهد. این دفتر به سازمان‌ها کمک میکند تا از سرمایه‌گذاری‌های خود بهره‌وری قابل توجهی به دست آورند و از طریق پروژهها، برنامه‌ها و پورتفولیوها برای سهامداران ارزش ایجاد کنند. برای پیاده سازی موفق یک دفتر مدیریت پروژه، قبل از هر چیز باید از سازمان خود شناخت کامل و دقیقی داشته باشید. برای این منظور از خودتان بپرسید:
- چه نیازی باعث شده تا به فکر ایجاد دفتر مدیریت پروژه بیفتید؟
- برپایی PMO، راهکار درستی برای حل مسائل سازمان شماست؟
- آیا در فرهنگ سازمانی شما در مورد ضرورت تاسیس این بخش، درک درستی وجود دارد؟
- آیا از کارکرد دفتر مدیریت پروژه درک دقیق و درستی دارید؟
- سازمان شما نسبت به مبانی مدیریت پروژه، اکنون در چه سطحی از بلوغ قرار دارد؟
در یک سازمان، دفتر مدیریت پروژه (PMO)، وظایف بسیاری را در جهت افزایش بهره‌وری و خلق ارزش بر عهده دارد. انجام این وظایف، باعث ایجاد تغییراتی در ساختار روابط افراد و واحدهای سازمانی خواهد شد. برخی از این وظایف عبارت است از: مدیریت منابع، توسعه متد مدیریت پروژه، مشاوره پروژهها، پشتیبانی پروژهها و…
به خاطر داشته باشید که همه سازمان‌ها نیاز به سطوح عالی دفتر مدیریت پروژه ندارند و شما باید با در نظر گرفتن اندازه سازمان، فرهنگ سازمانی و بلوغ سازمانی خود، یکی از سطوح را انتخاب کنید. خوب است بدانید که اغلب PMO ها، اصول مدیریت پروژه را بر اساس روش‌های استاندارد صنعتی مانند Prince2 یا دستورالعمل‌هایی مانند PMBOK پیاده سازی می‌کنند.
کلیک کنید تا با استاندارد PMBOK و ابعاد آن آشنا شوید.
مزایای راه اندازی PMO چیست؟
دلایل زیادی وجود دارد که به شما می‌گوید برای موفقیت پروژههای سازمانتان از PMO استفاده کنید. در این بخش به شما خواهیم گفت مزایای PMO چیست.
- دفتر مدیریت پروژه، برای ایجاد نمونه کارهای موفق، بر دسترسی منابع و استراتژی‌های سازمان به طور کامل نظارت میکند.
- متدولوژی پروژهها را یکپارچه سازی میکند.
- استفاده از یک نرم افزار واحد را در کل سازمان استاندارد سازی میکند.
- بار مسئولیت مدیران پروژه را جهت صرفه جویی در زمان و انرژی، کاهش می‌دهد. بنابراین، تمرکز آنها برای انجام پروژههای جدید افزایش پیدا میکند.
- این دفتر، ارتباطات درون پروژه و کل سازمان را بهبود می‌بخشند.
- برای کاهش میزان خطا و ایجاد بهترین روش‌های انجام کار، دانش کارآمد و موثری را انتقال می‌دهد.
- علاوه بر افزایش کیفیت و بهره‌وری، خطاها و اشتباهات پروژه را نیز کاهش می‌دهد.
وظایف PMO چیست؟
تا اینجا دانستیم PMO چیست و دفاتر مدیریت پروژه به چند دسته تقسیم می‌شوند. در سازمان‌های دارای PMO، مدیران اجرایی و مدیران پروژهها هر کدام مسئولیت‌ها و وظایف خاص خود را دارند. در این شرایط و در سازمان‌هایی که چندین پروژه متفاوت کوچک و بزرگ بر عهده دارند، مسئولیت پیگیری امور و انجام وظایف بر عهده PMO است. دفتر مدیریت پروژه، با نظارت کلی بر پروژهها، استراتژی‌های سازمان را می‌شناسد. علاوه بر این، تضمین میکند که پروژهها تحت نظارت سازمان پیش می‌روند. شرح وظایف PMO در سازمان‌های مختلف متفاوت است. در واقع هیچ شرح وظایف دقیقی برای این شغل وجود ندارد. اما به طور کلی وظایف این بخش عبارت است از:
- مدیریت سبد پروژهها از طریق انتخاب، اولویت بندی و دسته بندی آنها بر اساس استراتژی‌های سازمان و منابع موجود.
- برنامه ریزی جهت استفاده بهینه از منابع
- حل اختلافات موجود در زمینه استفاده از منابع محدود و کاهش ریسک
- حفظ و اولویت بندی اطلاعات کارکنان بر اساس مهارتهای آنها
- استانداردسازی و بهینه سازی روش‌های مدیریت پروژه، برای مدیران و اعضای تیم پروژه
- انتخاب، پیاده سازی و آموزش نرم افزارها و برنامه‌ها به کارکنان سازمان
- افزایش وضوح و شفافیت پروژهها از طریق به روز رسانی آنها و انتشار اطلاعات معتبر
- بررسی و حل خطاها و مشکلات پروژههای قبلی برای جلوگیری از تکرار این اشتباهات
- بررسی میزان پیشرفت پروژهها
- بررسی و کنترل موارد تاثیرگذار بر منابع و هزینهها
- فراهم کردن پشتیبانی مدیریتی و عملیاتی برای تیم‌های پروژه
انواع PMO چیست؟
اولین کاری که برای پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه باید انجام دهید، انتخاب ساختار متناسب با نیازهای سازمانتان است. همه می‌دانیم که برای موفقیت در پروژهها هیچ فرمول یکسانی وجود ندارد و سازمان‌ها از نظر نیاز، اندازه، ساختار و بلوغ مدیریت با هم متفاوت‌اند. بنابراین انتخاب ساختار متناسب با نیازهای سازمان، کلید موفقیت است. به طور کلی دفاتر مدیریت پروژه به 3 دسته تقسیم می‌شوند که از نظر میزان کنترل و تاثیر بر روی پروژهها با هم متفاوت‌اند. این 3 مدل عبارتند از:
1. دفتر مدیریت پروژه حمایت کننده (Supportive PMO)
این PMO از طریق فراهم کردن الگوها، راهکارهای مفید، آموزش و دسترسی به اطلاعات تدریس شده، نوعی نقش مشاوره‌ای برای پروژهها ایفا میکند. دفتر مدیریت پروژه پشتیبان، به عنوان مخزن پروژه عمل میکند. میزان کنترلی که توسط این نوع PMO فراهم می‌شود، پایین است.
در واقع، این PMO همه پروژههای یک سازمان را جمع آوری کرده و بهترین شیوه‌ها، الگوها و آموزش‌ها را ارائه میکند، اما با درجه کنترل پایین.
2. دفتر مدیریت پروژه کنترلی (Controlling PMO)
دفتر مدیریت پروژه کنترلی، با استفاده از ابزارهای مختلف، پشتیبانی و تطابق مورد نیاز را فراهم میکند. این مطابقت، شامل پذیرش متدولوژی‌های مدیریت پروژه، استفاده از الگوها، فرم‌ها و ابزارهای خاص است. میزان کنترلی که توسط این PMO فراهم می‌شود، متوسط است.
به طور کلی، یک PMO کنترل کننده، بررسی میکند که آیا ابزارها، فرایندها و استانداردهای مدیریت پروژه با درجاتی از کنترل در پروژهها اعمال می‌شوند یا نه.
3. دفتر مدیریت پروژه حاکمیتی (Directive PMO)
این نوع دفتر مدیریت، کنترل پروژهها را از طریق مدیریت مستقیم آنها بر عهده دارد. این مدل، فراتر از کنترل پیش می‌رود و مسئولیتهای پروژه را با ارائه تجربیات مختلف و منابع مدیریت پروژه، بر عهده می‌گیرد. بنابراین، میزان کنترلی که توسط این PMO فراهم می‌شود، زیاد است. در واقع، دفتر مدیریت پروژه دستور دهنده، درجه بالایی از کنترل را در فرایند مدیریت پروژه سازمان اعمال کرده و آن را حفظ میکند.
کاربرد PMO چیست؟
عملکرد PMO در طول زمان تکامل پیدا کرده است:
- در دهه 1800، دفتر پروژه نوعی حکومت ملی در صنعت کشاورزی به حساب می‌آمد.
- در سال 1939 برای اولین بار عبارت «دفتر مدیریت پروژه» منتشر شد.
- در دهه 1950، مفهوم دفتر مدیریت پروژه نمایانگر PMO در دوران معاصر بود.
- و در نهایت، امروز PMO یک مفهوم پویاست که برای حل مسائل خاص مورد استفاده قرار می‌گیرد.
به طور کلی، PMO ها در هر سازمان، به عنوان ستون فقرات در رویکرد مدیریت پروژه، عمل می‌کنند. آنها با ارائه اطلاعات و حمایت‌های لازم، موفقیت برنامه‌ها و پروژهها را تضمین می‌کنند. هر چند مواردی که بیان کردیم، کارکردهای اصلی دفتر مدیریت پروژه به حساب می‌آیند، اما PMO کارکردهای دیگری هم دارد که عبارتند از:
- حکمرانی: دفتر مدیریت پروژه مطمئن می‌شود که تصمیمات درست، بر اساس اطلاعات درست، به وسیله افراد مناسب گرفته شده است.
- شفافیت: PMO، برای حمایت از تصمیم گیری‌های موثر، اطلاعات مرتبط و دقیقی ارائه می‌دهد.
- قابلیت استفاده مجدد: PMO، بهترین و کارآمدترین الگوها و روش‌ها را از پروژههای موفق قبلی ارائه می‌دهد.
- پشتیبانی تحویل: دفاتر مدیریت پروژه، با ساده سازی فرایندهای پروژه، ارائه آموزش، راهنمایی و تضمین کیفیت برای تیم پروژه، به آنها کمک می‌کنند تا وظایف خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهند.
- قابلیت پیگیری: PMO ها اسناد، تاریخچه پروژه و دانش سازمانی را به خوبی مدیریت می‌کنند.
ویژگی‌های یک مدیر موفق PMO چیست؟
اکنون که می‌دانیم PMO چیست و کارکرد آن به چه شکل است، لازم است با ویژگی‌های یک مدیر PMO نیز آشنا شویم. یک مدیر PMO، باید:
- مهارتهای بین فردی قدرتمندی داشته باشد و بتواند پروژههای مختلف را به خوبی مدیریت کند.
- بر اعضای دفتر مدیریت پروژه نظارت مستقیم داشته باشد.
- ضمن همکاری با مدیران پروژه، گزارش‌های مناسبی تهیه و به کارکنان اجرایی سازمان ارائه دهد.
- مسئولیت ارزش و کیفیت هر کدام از پروژههای تحت مراقبت خود را بر عهده گیرد.
- با تسهیل فرایند برنامه ریزی، تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی، اصلاح فرایندها و کسب اطمینان از مستندات مناسب برای پروژه‌هایی که بر آنها نظارت میکند، PMO را به خوبی هدایت کند.
مراحل استقرار دفتر مدیریت پروژه یا PMO چیست؟
در این بخش راجع به مراحلی صحبت می‌‌کنیم که برای استقرار و اجرای PMO باید آنها را در نظر بگیرید:
حامیان مالی و ذینفعان کلیدی را شناسایی کنید
اولین گام در اجرای PMO این است که حامیان مالی و ذینفعان کلیدی سازمان خود را شناسایی کنید. این فرایند به شما امکان می‌دهد تا افراد مسئول پروژه را به راحتی انتخاب کنید.
تیم پروژه را ارزیابی کنید
پس از جمع آوری اعضای تیم، باید آنها را ارزیابی کنید. این ارزیابی، ضمن مشخص کردن وضعیت فعلی فرایند، به شما امکان می‌دهد تا فرایندهای مدیریت پروژه را نیز مشخص کنید.
پروپوزال پروژه را آماد کنید
آماده سازی پروپوزال پروژه اهمیت زیادی دارد. آماده سازی آن را باید با توجه به موارد زیر انجام دهید:
- هدف پروژه را تعریف کنید
- پرونده تجاری ایجاد کنید
- نقشه راه استراتژی مدیریت پروژه را تعیین کنید
- یک متدولوژی مناسب برای مدیریت پروژه انتخاب کنید
- سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه را تعیین کنید
- ابزارها و الگوهای مدیریت پروژه را مشخص کنید
- میزان بودجه را در نظر بگیرید
از حامی پروژه تاییدیه دریافت کنید
اکنون باید برای پیشنهاد خود از حامی پروژه تاییدیه بگیرید. در واقع حامی پروژه باید محدوده، جدول زمانی، بودجه پروژه شما را تایید کند.
فرایندها و رویه‌ها را توسعه دهید
با انجام اقدامات زیر، می‌توانید فرایندها و رویه‌ها را توسعه دهید:
- خط مشی‌ها و رویه‌های PMO را ایجاد کنید تا نحوه عملکرد PMO سازمان شما مشخص شود.
- برای فرایند مدیریت پروژه سازمان خود، استراتژی‌ها و برنامه‌های دقیقی ایجاد کنید.
- یک برنامه ارتباطی قدرتمند و مستحکم ایجاد کنید تا مطمئن شوید روند کار به خوبی پیش می‌رود.
- یک فرایند مدیریت ریسک قوی ایجاد کنید تا استراتژی کلی مدیریت پروژه شما تقویت شود.
- یک فرایند درخواست تغییر کارآمد و موثر طراحی کنید تا اعضای تیم بتوانند فراینده را با توجه به داده‌های جدید تنظیم کنند.
- با در نظر گرفتن فرایند مدیریت صحیح مشکلات، می‌توانید در صورت بروز مشکل، سریع‌تر و راحت‌تر آنها را حل کنید.
- یک برنامه آموزشی مناسب طراحی کنید. در این صورت می‌توانید مطمئن باشید که همه افراد در فرایند مدیریت پروژه نقش خود را درک می‌کنند.
دفتر مدیریت پروژه را ایجاد کنید
با پشت سر گذاشتن مواردی که بیان کردیم، اکون می‌توانید PMO سازمان خود را ایجاد کنید. برای انجام این کار لازم است:
- طرح کلی خدمات دفتر مدیریت پروژه خود را مشخص کنید
- نقش‌ها و مسئولیتهای کارکنان در PMO را مشخص کنید
- محدوده PMO را تعیین کنید
- کتاب راهنمای PMO را طراحی و ایجاد کنید
- ابزارها و الگوهای مدیریت پروژه را مشخص کنید
- سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه ایجاد کنید
آموزش را شروع کنید
لازم است کارگاه‌های آموزشی منظمی برای اعضای تیم پروژه برگزار کنید. به این ترتیب، می‌توانید مطمئن شوید که همه اعضا از وظایف و مسئولیتهای خود درک روشنی دارند.
فرایندهای مدیریت پروژه جدید را اجرا کنید
اکنون شما آماده اجرای فرایند مدیریت پروژه جدید خود هستید. مواردی مانند: اجرای برنامه‌های ارتباطی، اجرای سیاست‌ها و بررسی وضعیت اجرا، شما را از موفق بودن اجرای فرایندهای جدید کاملا مطمئن میکند.
با نرم افزار BPMS راهبران، فرایندهای کسب و کار خود را سریع‌تر و آسان‌تر به فرایندهای الکترونیک تبدیل کنید.
چگونه شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مناسب برای دفتر مدیریت پروژه مشخص کنیم؟
تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مناسب برای دفتر مدیریت پروژه (PMO)، یک اقدام ضروری است. زیرا KPI ها نشان می‌دهند که PMO چقدر در تحقق اهداف استراتژیک سازمان و بهبود عملکرد پروژهها موفق بوده است.
KPI ها را به 3 دسته اصلی تقسیم کرده‌ایم تا دید کاملی از کارکرد PMO به دست آورید:
- KPI های عملکرد پروژه: تمرکز بر موفقیت پروژهها
- KPI های کارایی: تمرکز بر فرایندها و استانداردسازی داخلی PMO
- KPI های ارزش استراتژیک: تمرکز بر تاثیر کلی PMO بر اهداف کلان سازمان
کدام شاخص کلیدی عملکرد را باید اندازه‌گیری کرد؟
مواردی زیر از مهم‌ترین و پرکاربردترین KPI هایی هستند که لازم است یک دفتر مدیریت پروژه برای سنجش اثربخشی و کارایی خود باید به آنها توجه کند:
- نرخ تکمیل پروژه: این معیار، به طور مستقیم نشان می‌دهد که PMO چقدر در نظارت و پیشبرد پروژهها تا مرحله نهایی موفق بوده است.
- رضایت مشتریان: این شاخص، بر دریافت‌کننده نهایی محصول یا خدمت تمرکز دارد. در واقع، میزان رضایت افرادی که خروجی نهایی پروژه را دریافت می‌کنند، اندازه‌گیری میکند.
- رضایت ذینفعان: این شاخص، دامنه وسیعی را شامل می‌شود و به انتظارات مدیران ارشد، حامیان مالی و سایر بخش‌های مرتبط می‌پردازد.
- مشارکت در بازگشت سرمایه: تاثیر مالی و ارزش‌آفرینی کلیه فعالیت‌های PMO را به طور مستقیم اندازه‌گیری میکند. هدف این است که مشخص شود آیا منابعی که صرف این پروژهها شده‌اند، در نهایت منجر به خلق ارزش (افزایش درآمد یا کاهش هزینه) مورد انتظار شده‌اند یا نه.
سوالات متداول
دفتر مدیریت پروژه یا PMO چیست؟
دفتر مدیریت پروژه، واحد یا بخشی است که استانداردهای مدیریت پروژه را در سراسر یک سازمان تعریف، تضمین و حفظ میکند.
PMO مخفف چیست؟
PMO، فرم کوتاه عبارت Project Management Office، به معنی دفتر مدیریت پروژه است.
چه کسی جایگاه بالاتری دارد؟ PMO یا مدیر پروژه؟
دفاتر مدیریت پروژه (PMO) در سطح سازمانی بالاتر و خارج از پروژههای منفرد قرار دارند. آنها به عنوان یک دفتر مدیریت پروژه متمرکز عمل می‌کنند که بر تمام پروژههای سازمان نظارت دارد.
تفاوت PMO و مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه بر اجرای تک تک پروژهها تمرکز دارد، در حالی که یک PMO ساختار، حاکمیت و همسویی استراتژیک را برای همه پروژههای یک سازمان فراهم میکند.
آیا PMO میتواند مدیر پروژه شود؟
گذار از نقش PMO به نقش PM، شامل بهرهگیری از مهارتهای موجود، کسب تجربه عملی و توسعه مداوم قابلیتهای مدیریت پروژه است.
معنی PMO در مدیریت پروژه چیست؟
دفتر مدیریت پروژه (PMO)، تیمی است که ضمن پشتیبانی از مدیران پروژه، تضمین میکند که پروژهها به موقع و در چارچوب بودجه تکمیل شده و به اهداف سازمانی دست یابند.
سخن پایانی
دفتر مدیریت پروژه (PMO) یک نهاد سازمانی است که نقش حیاتی در استانداردسازی، نظارت و بهبود فرایندهای مدیریت پروژه در سراسر سازمان بر عهده دارد. هدف PMO، این است که شما را مطمئن کند پروژهها به روش صحیح و به صورت کارآمد و موثر اجرا می‌شوند و در نهایت، ارزش استراتژیک مورد نظر سازمان را محقق می‌سازند.